Een Swapfiets, je hebt er vast weleens één gezien. De fiets met die kenmerkende blauwe voorband. Een fiets op abonnementsbasis, nooit meer naar de fietsenmaker, maar volledig ontzorgd worden.
Wat ooit in 2014 begon als een goed idee onder vrienden, een oplossing op een probleem waarmee ze zelf worstelde, is uitgegroeid tot een onderneming van flink formaat. Eens gestart met 40 fietsen, nu heeft Swapfiets ondertussen meer dan 200.000 leden. Verspreid over 50 steden in Nederland, België, Duitsland en Denemarken. Vandaag de dag werken er meer dan 1300 mensen bij Swapfiets. In 2016 merkte Swapfiets een substantiële groei op, waardoor professionalisering noodzakelijk werd, zo ook op de financiële administratie. De keuze viel al gauw op Basecone als middel om de toenemende factuurstroom te digitaliseren. Met zoveel locaties door het land, toen nog vooral gericht op Nederland, was een gemakkelijk aanleverproces de sleutel tot efficiëntie. Digitale factuurverwerking en met name de diversiteit in aanlevering binnen Basecone wordt als zeer prettig ervaren. Zo worden digitale facturen die per mail worden ontvangen, direct en automatisch doorgestuurd naar Basecone. De medewerkers gebruiken de Basecone app om hun bonnetjes en papieren facturen aan te leveren, vooral handig voor onderweg.
“De herkenning binnen Basecone is voor ons een groot voordeel. Basecone vindt zelf al heel veel en zet het vast voor ons klaar, waardoor wij sneller kunnen werken. De koppeling met Exact Online is realtime, dus nu geboekt is direct zichtbaar in de boekhouding. Dit maakt het werken met deze combinatie top!”
Moniek Noya van Delzen, Financal Administrator bij Swapfiets
De ambitie is om één van de grootste Europese spelers in micro-mobiliteit te worden, daarom breidt Swapfiets dit jaar nog uit naar Londen, Milaan en Parijs. Ook nieuwe markten worden aangeboord, zo richten ze zich op de zakelijke markt met Swapfiets for Business en kijken ze naar nieuwe elektrische vervoermiddelen om de keuze te verbreden.
Dirk de Bruijn, Martijn Obers and Richard Burger, co-founders of Swapfiets
(Photo: Ernst de Groot)
“De populariteit van Swapfiets heeft nu ook buiten Nederland een enorme vlucht genomen. Het bereiken van deze mijlpaal van 200.000 klanten sterkt ons in onze ambities om verder te groeien. We zien daarbij veel kansen nu steeds meer mensen hun auto laten staan en in grote Europese steden de rode loper wordt uitgerold voor de fiets.” Richard Burger, Mede-oprichter van Swapfiets
Dat de digitale factuurverwerking van Basecone meebeweegt met de groei en ontwikkeling van deze scale-up spreekt voor zich. Zo is Swapfiets in 2019 begonnen met het inzetten van autorisatiebeheer. Handtekeningen op papier zetten was echt niet langer een optie, als je zoveel locaties in zoveel landen hebt. Digitale facturen weer uitprinten voor een handtekening staat haaks ten opzichte van de maatschappelijke betrokkenheid die Swapfiets ambieert. Daarnaast raken enveloppen met facturen kwijt of vermist in de post. Betalingen moeten snel en efficiënt gedaan kunnen worden en geen vertraging oplopen door missende handtekeningen. Net zoals het geen dagtaak moet zijn voor de administratie om te achterhalen waar, in het proces of locatie, de facturen zich bevinden.
Ook hier biedt Basecone de uitkomst. Facturen worden digitaal aangeboden ter ondertekening. Medewerkers kunnen waar of wanneer ook hun akkoord geven en per app is dit helemaal ideaal. De financiële administratie beschikt over een helder overzicht in te autoriseren facturen. Door middel van het verplicht stellen van autorisatie, gaat er geen enkele factuur betaling meer uit, zonder controle. Dit zorgt voor een correcte en complete administratie, die voldoet aan de audit-trail.
De efficiencyslag stopt hier echter niet, want ook dit jaar wordt weer samen gekeken naar verdere optimalisatie van de werkprocessen. Zo wordt op dit moment het validatieoverzicht om in bulk te boeken nog niet voldoende toegepast. Net als het automatisch laten toewijzen van facturen ter autorisatie. Basecone ondersteunt hierin dankzij live en/of online sessies en verdere ontwikkeling binnen de software.
Moniek Noya van Delzen, Financal Administrator bij Swapfiets
Geschreven door:
Danielle Buunk
Partner Accountmanager
[email protected]
