Of u nu op een vergadering, in de rechtbank of thuis bent, uw mobiele toestel is nooit ver weg. Misschien leest u deze post wel op uw smartphone. Zelfs als u aan uw bureau zit, hebt u uw mobiele telefoon wellicht binnen handbereik.
Volgens het “2014 Mobile Behavior Report” van Salesforce verklaarde 85% van de ondervraagde personen dat mobiele toestellen een centrale rol spelen in het dagelijkse leven, terwijl 89% connectiviteit – de mogelijkheid om verbonden en geüpdatet te blijven – als het belangrijkste voordeel vermeldde.
Mobiele toestellen zijn niet meer weg te denken uit ons privéleven. Hoe vertaalt zich dat in het gebruik van deze technologie op het werk?
Veranderende attitutes tegenover mobiele technologie in de juridische sector
In het algemeen staat de juridische sector en meer bepaald erg document gedreven advocatenkantoren erom bekend dat zij technologische innovaties slechts langzaam oppikken en traditionele werkwijzen verkiezen boven de digitale transformatie. Hierin komt echter verandering.
In het verleden stelden advocatenkantoren zich terughoudend op ten aanzien van cloud en mobiele oplossingen. Zij vreesden dat gevoelige en vertrouwelijke informatie over hun cliënten onvoldoende beschermd zou zijn tegen onverwachte bedreigingen zoals data inbreuken, ransomware en andere kwaadwillige aanvallen. Meer en meer komt ondertussen het besef dat de overstap naar de cloud advocatenkantoren juist helpt proactief hun gegevens te beschermen, de beveiliging te verbeteren, efficiënter te werken en het kantoor succesvoller te maken via noodplanning (disaster recovery) en kostenbesparingen (o.a. op IT infrastructuur).
Advocatenkantoren die kiezen voor de cloud, halen niet alleen voordeel uit papierloze kantoren, maar krijgen er dadelijk de vrijheid die de mobiele technologie biedt bij.
Uit een recente ILTA enquête blijkt dat mobiele technologie op grote schaal wordt gebruikt in de juridische sector: 68% van de advocatenkantoren geeft de medewerkers een smartphone, en 52% stelt ze een tablet ter beschikking.
Dankzij laptops en mobiele toestellen beïnvloedt de mobiele technologie het dagelijkse leven van de advocaat op verschillende manieren.
5 manieren waarop mobiele technologie het dagelijkse leven van een advocaat verbetert
1. Overal alles kunnen opvragen
Advocatenkantoren die cloudsoftware gebruiken voor het beheer van hun dossiers en hun kantoor, halen voordeel uit de permanente opvraagbaarheid van al hun gegevens. Zowel in de rechtbank als bij een cliënt kunnen zij onmiddellijk gegevens raadplegen die mogelijk beslissend zijn. Zij hoeven geen telefoontjes of e mails meer te verzenden naar de collega's op kantoor voor bepaalde informatie.
Dankzij eenvoudig dossierbeheer en de registratie van tijd en activiteiten, hebt u een zicht op uw prestaties en facturatie. En controle op het beheer van uw kantoor.
2. Werken alsof u op kantoor was
Als u uw dossiers bewaart op kantoor of op een server die alleen toegankelijk is vanaf uw desktop, kunt u onmogelijk doorwerken in de vrije tijd tussen 2 vergaderingen met cliënten of terwijl u in de rechtbank moet wachten. En soms ook vervelend als uw cliënt een onverwachte vraag stelt terwijl u niet in de stad was.
Via internet krijgt u toegang tot dossiers die u anders enkel op kantoor zou kunnen raadplegen. Dit voorkomt tijdverlies en stelt u in staat altijd productief te zijn, waar u ook bent. Wanneer u plaatsonafhankelijk kunt werken, verhoogt u de dienstverlening voor uw cliënten, verhoogt u het aantal factureerbare uren en genereert u meer omzet voor het kantoor.
3. Alles synchroon houden, veilig bestanden delen
Het is elke dag weer een uitdaging om snel het juiste contract of verzoekschrift te pakken te krijgen, vooral wanneer u niet op kantoor bent. En als u het document hebt gevonden, bent u er dan altijd zeker van dat dit de laatste versie was van het document of contract ?
Hoe vaak gebeurt het dat u een bepaalde versie van een document doorstuurt en daarna bedenkt dat er nog een andere versie van bestaat ? Door uw documenten in de cloud op te slaan, beschikt u altijd over het meest recentste document. Het document is toegankelijk met ieder toestel en waar u zich ook bevindt. En past u via uw mobiele toestel iets aan terwijl u op een cliënt wacht bijvoorbeeld, dan wordt dit in real time gesynchroniseerd. Het document is dus altijd beschikbaar op kantoor en omgekeerd.
Wanneer u een beveiligd klantenportaal gebruikt, deelt u documenten met cliënten en derden zonder de gegevensbescherming en vertrouwelijkheid in gevaar te brengen.
4. Uw cliëntenservice verhogen
Cliënten die achter uw veren zitten, is geen goed teken. Hoeveel telefoontjes krijgt u elke dag van cliënten die vragen naar het uur van de hoorzitting, de recentste versie van een document of wanneer u hem een contract ter ondertekening zult toesturen.
Wanneer u al uw dossiers en gegevens van uw cliënten binnen handbereik hebt, kunt u al uw cliënten een meer proactieve service aanbieden. Door al uw termijnen en prioriteiten in een dashboard te organiseren, verbetert u uw tijdbeheer, houdt u deadlines onder controle stelt u alerts in voor uw taken – vóór uw cliënt u opbelt. En met een beveiligde klantenportaal deelt u documenten niet alleen snel en veilig, maar geven cliënten rechtstreeks feedback. Niet meer nodig om hierover te bellen en te mailen.
Dit alles vertaalt zich in tevreden cliënten en een professioneler imago voor uw kantoor.
5. Hou uw tijd en prestaties bij
Ten slotte helpt technologie advocaten hun tijdsinvulling beter bij te houden. Intelligente software voor dossierbeheer bevatten een module tijdregistratie waarmee advocaten hun prestaties eenvoudig noteren en steeds kunnen opvragen. Niet meer nodig om uw prestaties te noteren eens u op kantoor bent. Met uw smartphone kunt u prestaties noteren om zo het correct aantal uren te facturen of te analyseren hoeveel tijd u aan een zaak besteedt en uw honoraria indien nodig aan te passen.
