Telewerk - welk systeem toepassen?

Sinds 20 november 2021 is telewerk opnieuw verplicht bij alle ondernemingen, verenigingen en diensten voor alle personen die er werken (ongeacht de aard van hun arbeidsrelatie) tenzij dit onmogelijk is door de aard van de functie of de continuïteit van de bedrijfsvoering, de activiteiten of de dienstverlening.

Terugkeermomenten inplannen om het psychosociaal welzijn van werknemers te bevorderen of om de teamgeest aan te wakkeren kan, maar er gelden strenge voorwaarden .Wanneer telewerk niet mogelijk is, moeten de regels inzake sociale afstand / het dragen van een mondmasker maximaal gerespecteerd worden, door toepassing van de generieke gidsen die door de FOD WASO ter beschikking gesteld worden.

Telewerk zal dus ook de komende maanden in heel wat bedrijven op grote schaal worden toegepast.

Momenteel regelen drie rechtsinstrumenten het telewerk. We onderscheiden namelijk:

• de cao nr. 85 die het regelmatig (of structureel) telewerk regelt;
• de bepalingen van de wet van 5 maart 2017 betreffende het werkbaar en wendbaar werk (BS 15 maart 2017) die betrekking hebben op het telewerk dat occasioneel en niet-regelmatig wordt uitgevoerd vanaf 1 februari 2017;
• en de cao nr. 149 van 26 januari 2021 betreffende aanbevolen of verplicht telewerk omwille van de coronacrisis; deze cao is gesloten voor een bepaalde duur tot 31 december 2021 en is van toepassing op ondernemingen die op 1 januari 2021 geen regeling van telewerk hebben uitgewerkt zoals voorzien door de cao nr. 85 of de wet van 5 maart 2017.

Maar welk systeem moet je nu precies wanneer toepassen? Wij geven u een overzicht.

Regelmatig telewerk

Telewerk wordt door de cao nr. 85 gedefinieerd als een gewone arbeidsovereenkomst (arbeider of bediende) die voorziet in de mogelijkheid om regelmatig thuis te werken. Het moet gaan om een prestatie die standvastig, met regelmaat of bij voortduring wordt uitgevoerd (vb. partijen komen overeenkom dat de werknemer 2 dagen per week thuis werkt).

Dit telewerk moet vrijwillig zijn en vereist dat voor elke individuele telewerker uiterlijk op het moment dat hij of zij begint te telewerken een schriftelijke overeenkomst wordt opgesteld.

Dit geschrift moet overigens minstens de volgende vermeldingen bevatten:

• de frequentie van het telewerk en eventueel de dagen waarop telewerk wordt verricht en eventueel de dagen en/of uren van aanwezigheid in de onderneming; hier merken we op dat telewerk over het algemeen slechts voor 1 of 2 arbeidsdagen per week wordt overeengekomen en zelden voor meer dan 3 dagen…;
• de arbeidsvoorwaarden die van toepassing zijn op het telewerk of, op zijn minst, een verwijzing naar een cao die op sector- of ondernemingsniveau werd gesloten en naar het arbeidsreglement van de onderneming;
• de ogenblikken waarop of de periodes tijdens welke de telewerker bereikbaar moet zijn en via welke middelen;
• de ogenblikken waarop de telewerker een beroep kan doen op technische ondersteuning;
• de nadere regels volgens welke de werkgever de aan het telewerk verbonden kosten vergoedt;
• de voorwaarden en nadere regels voor een terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever, en, in het geval van een terugkeer naar de bedrijfslocatie van de werkgever, de verwittigingstermijn en/of de duur van het telewerk en de wijze van verlenging;
• de plaats(en) die de telewerker heeft gekozen om zijn werk te verrichten.

De werkgever moet de telewerker de benodigde apparatuur voor het telewerk ter beschikking stellen. Er kan ook sprake zijn van een terugbetaling van kosten, ofwel op basis van bewijsstukken, ofwel op basis van forfaitaire bedragen.

Wanneer diezelfde kosten worden terugbetaald door middel van door de werkgever betaalde forfaitaire vergoedingen, moeten de voorwaarden worden nageleefd die de fiscale en sociale administraties hebben vastgesteld en waaronder die forfaitaire vergoedingen kunnen worden aangemerkt als niet-belastbare en niet aan sociale bijdragen onderworpen terugbetalingen van kosten eigen aan de werkgever.

De circulaire 2021/C/20 van 26 februari 2021 behandelt onder meer de mogelijkheid voor een werkgever om onder bepaalde voorwaarden een forfaitaire kantoorvergoeding toe te kennen aan werknemers die gedurende een substantieel deel van hun arbeidstijd structureel en op regelmatige basis aan thuiswerk doen, waarbij deze vergoeding bestemd is om de uitgaven te dekken die deze werknemers maken en die ten laste van de werkgever zijn.

Die vergoeding van maximaal € 126,94 per maand (bedrag van kracht sinds 01.04.2020 en tijdelijk opgetrokken naar € 144,31 voor de maanden april, mei en juni 2021) is bij de verkrijgers een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

Occasioneel telewerk

De wet van 5 maart 2017 betreffende het werkbaar en wendbaar werk preciseert niet wat verstaan moet worden onder ‘occasioneel’. Er worden wel 2 hypothesen bepaald waarin occasioneel telewerk toegepast kan worden: in geval van overmacht (staking, weersomstandigheden,…), en omwille van persoonlijke redenen (doktersafspraak, werken,…).

Het is dus het occasionele karakter van het telewerk dat toelaat om het te onderscheid van regelmatig telewerk.

Telewerk vormt slechts een bijzondere modaliteit van de arbeidsorganisatie. Het wijzigt de rechten en plichten van de occasionele telewerker niet. Hij blijft dus dezelfde rechten inzake arbeidsvoorwaarden genieten

De werknemer die occasioneel telewerk wenst te verrichten moet voorafgaandelijk een aanvraag indienen bij zijn werkgever en de reden opgeven. In geval van overmacht kan de termijn om deze aanvraag in te dienen zeer kort zijn en mag de aanvraag via telefoon of e-mail worden gedaan. De werkgever kan de aanvraag aanvaarden, maar hij kan ze ook weigeren. Hij moet de werknemer zo snel mogelijk op de hoogte brengen. In geval van aanvaarding, maken de partijen afspraken over de voorwaarden van het telewerk, zowel wat betreft apparatuur en kosten als wat betreft bereikbaarheid.

De wet geeft de werkgever de mogelijkheid om een kader op te maken waarbinnen het occasioneel telewerk kan worden ingevoerd. Dit kader kan worden vastgelegd in een cao in de onderneming of in het arbeidsreglement en het regelt minstens de volgende elementen:

• de functies en/of activiteiten binnen de onderneming die verenigbaar zijn met occasioneel telewerk;
• bij wijze van voorbeeld, de gevallen waarin de werknemers een beroep kunnen doen op occasioneel telewerk;
• de procedure om het occasioneel telewerk aan te vragen en toe te staan;
• de eventuele terbeschikkingstelling door de werkgever van de voor occasioneel telewerk benodigde apparatuur en technische ondersteuning;
• de eventuele bereikbaarheid van de werknemer tijdens het occasioneel telewerk;
• de eventuele vergoeding door de werkgever van de kosten verbonden aan het occasioneel telewerk.

Corona-telewerk (cao nr. 149

In het kader van het verplichte telewerk dat is opgelegd om het hoofd te bieden aan de gezondheidscrisis, wordt een aanvullende cao nr. 149 opgelegd aan de werkgever die niet heeft voorzien in andere telewerksystemen (regelmatig of occasioneel telewerk). Deze cao is dus niet van toepassing op bedrijven die reeds een telewerkbeleid hebben ontwikkeld.

Bedrijven die nog geen systeem van telewerk hebben, moeten akkoorden inzake "Covid-19"-telewerk sluiten voor elke telewerker. Als echter vóór 1 januari 2021 binnen ondernemingen akkoorden inzake telewerk werden gesloten met inachtneming van de regels van het sociaal overleg, dan blijven die akkoorden van toepassing.

Wanneer akkoorden inzake ‘Covid-19’-telewerk moeten worden gesloten, moeten deze betrekking hebben op:

• de terbeschikkingstelling door de werkgever van de voor het telewerk benodigde apparatuur (draagbare pc, enz.) en technische ondersteuning;
• als de telewerker zijn eigen apparatuur gebruikt, de vergoeding of betaling door de werkgever van kosten inzake installatie, gebruiks-, werkings-, onderhouds- en afschrijvingskosten van de vereiste informaticaprogramma's;
• de vergoeding van bijkomende verbindingskosten.

De cao nr. 149 is gesloten voor bepaalde tijd, van 26 januari 2021 tot 31 december 2021.