“Papier is geduldig . Kleos is snel.”

KMW, opgericht door advocate Katharina Lieben-Obholzer, specialiseert zich al vanaf het begin in juridische ondersteuning en belastingadvies voor de gezondheidszorg. Het biedt professionals in de gezondheidszorg adviesdiensten op gebied van medisch recht, ondernemingsrecht en belastingadvies. Vanuit het kantoor aan de Kurfürstendamm in Berlijn zijn ze cliënten in de medische sector van dienst. In 2020 opende de firma een tweede locatie in het medisch centrum in het Berlijnse stadsdeel Hermsdorf. Het kantoor vertrouwt voor beheer van de bedrijfsvoering in de digitale transformatie op de cloud.

https://www.medizinrecht-aerzte.com/

Het Berlijnse advocatenkantoor KMW gebruikt al sinds 2017 Kleos, de cloudsoftware voor advocatenkantoren van Wolters Kluwer. Oprichter Katharina Lieben-Obholzer hecht veel waarde aan de transparantie van het nagenoeg papierloze kantoor.

Ze had in het verleden al te maken gehad met onduidelijke boekhouding, gelukkig niet die van haarzelf. Toen ze jarenlang werkzaam was als adviseur bij reorganisaties, identificeerde ze een belangrijke factor waardoor bedrijven de draad kunnen kwijtraken. Ze verliezen het overzicht over de eigen organisatie en, belangrijker nog, over hun cijfers. Toen ze haar eigen kantoor oprichtte, wist ze een ding zeker: dit mocht haar niet overkomen . Voor haar eigen kantoor zouden structuur, orde en bovenal transparantie voorop staan. Zo gezegd, zo gedaan. Toen ze in het pand aan de Kurfürstendamm in Berlin trok, begon Katharina Lieben-Obholzer meteen aan een zoektocht naar de juiste technische hulpmiddelen voor haarzelf en haar team.

“Veel advocaten proberen dit allereerst op eigen houtje op te lossen, met Word-documenten in een mapstructuur op hun eigen computer”, vertelt ze. “Maar zo wou ik helemaal niet beginnen. Ik zocht een tool die mij zoveel mogelijk alle organisatorische werk uit handen kan nemen, zodat ik meer tijd overhoud voor de cliënten.” Ze onderzocht diverse softwarepakketten waarmee ze vanaf dag één de organisatie van het kantoor op een ordelijke manier kon managen.

Tijdens het onderzoek keek ze ook naar Kleos, de cloudsoftware voor advocatenkantoren van Wolters Kluwer. “Ik nam de verschillende pakketten voor advocatenkantoren zeer gedetailleerd onder de loep en keek met name naar diverse cloudproviders”, aldus Katharina Lieben-Obholzer over de beginperiode van haar eigen kantoor. Ze zocht een oplossing die niet alleen praktisch was bij het dagelijkse werk, maar die bovenal veilig moest zijn. Ze nam daarom de tijd voor het selectieproces. Ze woog de kenmerken van de opties zorgvuldig af, met name op het gebied van databescherming en -beveiliging. Haar oordeel was zeer duidelijk: “De belangrijkste argumenten wezen duidelijk in de richting van de cloud. Ik wilde geen grote server hier op het kantoor hebben. Maar ik zocht wel de sterkst mogelijke beveiliging voor mijn data en die van mijn cliënten, tegen zaken als diefstal, brand of waterschade. En ik wil dat alle data snel en gemakkelijk toegankelijk is, waar ik me ook bevind.” Tijdens de testfase merkte Katharina Lieben-Obholzer dat dit alles met Kleos heel eenvoudig was. De technisch onderlegde advocate (“Ik vind computers leuk”) ging aan de slag met een gratis proefversie van Kleos en zette de software meteen aan het werk. Ze testte alle beschikbare functionaliteitent  uit, voerde een praktijktest uit voor gebruik op pc en smartphones en had na bijna vier weken haar oordeel klaar: dit zou werken. Nadat de keuze voor Kleos was gemaakt, kostte het niet veel moeite om het bij KMW in te voeren. “De implementatie verliep geheel vlot ”, zegt de advocate, wiens cliëntenbestand geheel uit artsen bestaat.

“Kleos werkt zeer intuïtief en mijn medewerkers vonden er snel hun weg in.” Waren er dan helemaal geen kinderziekten? Ook als ze hier direct naar wordt gevraagd, kan Katharina Lieben-Obholzer zich niets van dien aard herinneren. “Alles ging vlekkeloos voor ons.” Het hart van Kleos is het centrale dossiersysteem. Tenzij toegangsrechten op verzoek van de cliënt zijn beperkt, hebben alle medewerkers van haar kantoor toegang tot alle dossiers en kunnen daar overal en altijd mee werken. “De medewerkers moeten ten slotte iets leren en zich verder kunnen ontwikkelen. Dat gaat het beste als je overzicht hebt over het geheel en weet hoe zaken in elkaar zitten”, aldus Katharina Lieben-Obholzer.

Natuurlijk staat vertrouwelijkheid voorop en kunnen de cliënten er volledig op vertrouwen dat iedereen die ook beschermt. Alle werkgerelateerde handelingen worden bij KMW elektronisch geregistreerd, zonder uitzonderingen. De pleitstukken en correspondentie zijn aan elkaar gekoppeld, alles kan worden doorzocht en, belangrijker nog, op elk moment worden gevonden. “Dat een cliënt belt en te horen krijgt: ‘Ik bel u zo terug, ik heb het dossier nu niet paraat’, dat zal bij ons niet meer gebeuren”, benadrukt Katharina.

“Als je als advocaat op zoek moet gaan naar een dossier, is er iets niet in orde.”

Dankzij Kleos kan ze nu de artsen die ze adviseert de grootst mogelijke transparantie bieden. De cliënten van KMW hebben met eigen inloggegevens zelf toegang tot de documenten die voor hen relevant zijn. Dus hoeven ze niet langer kopieën te bewaren in hun eigen mapstructuren, tenzij ze dat echt willen. “Natuurlijk vraag ik iedere nieuwe cliënt of zij willen dat wij hun documenten opslaan in de cloud, waar we er samen naar kunnen kijken”, aldus Katharina Lieben-Obholzer. Als een cliënt om wat voor reden dan ook dit niet wenst, wordt dat gerespecteerd en worden documenten alleen lokaal bewaard. “Maar dat is nu echt een uitzondering”, benadrukt de advocate. Artsen willen zich kunnen richten op hun patiënten; en ze waarderen het ook wanneer het advocatenkantoor zich op hen kan richten als cliënten in plaats van veel tijd in administratie te moeten steken. Dit is dus een echte win-win-situatie.

Onder het motto “Wat je sneller kunt doen, moet je ook zeker sneller doen”, gebruiken de medewerkers van KMW veel functies in Kleos die allerlei tijdrovende taken aanzienlijk verlichten die naast de mandaten moeten worden afgehandeld. Een van de functies waar het KMW-team met enthousiasme veel gebruik van maakt, is de integratie van het e-mailverkeer. Dat heeft hier, net als in veel andere advocatenkantoren, zijn wortels in Outlook. Advocate Lieben-Obholzer vertelt er enthousiast over: “Het is fantastisch dat ik alle e-mails kan opslaan in Kleos en daarin ook e-mails kan schrijven, zodat die meteen worden opgenomen in het dossier.” De functie voor mandaatmanagement die is geïntegreerd in Kleos maakt het mogelijk om factureerbare uren snel en eenvoudig te registreren en duidelijke facturen op te stellen. Ook bevat het een link naar beA (de speciale elektronische inbox voor advocaten in Duitsland) en diverse opties voor evaluatie in real time. Gebruikers kunnen op elk gewenst moment rapporten over de financiële stand van zaken en andere prestatiefactoren openen.

“Het is nog niet zo eenvoudig om je tijd voor administratieve zaken beperkt  te houden.”

Katharina Lieben-Obholzer beveelt Kleos aan: “Wat me vooral aanstaat is dat je je eigen structuren kunt samenstellen in een standaardprogramma. Dat vond ik vanaf het begin goed aan Kleos.” Ze heeft haar rapporten helemaal afgestemd op haar behoeften. Elke dag krijgt ze in enkele minuten overzichten van de financiën, de tijdsbesteding van de medewerkers en de status van de mandaatafhandeling.

“Tijdens de pandemie een medewerker een dossiermap mee naar huis geven, dat zou onmogelijk zijn geweest.”

Kleos bewees zichzelf vooral in het begin van de Covid 19-pandemie. Veel concurrenten moesten eerst de technische infrastructuur opbouwen om hun medewerkers te kunnen laten thuiswerken. KMW daarentegen kon gewoon putten uit de eigen ervaring. Dankzij Kleos was thuiswerken hier al enkele jaren heel gewoon. Omdat medewerkers met de cloudsoftware decentraal kunnen werken zonder dat data op hun computers wordt opgeslagen, leverde thuiswerken veel minder kopzorgen op gebied van beveiliging op. De medewerkers van het kantoor kunnen informatie opzoeken in de mappenstructuur in de cloud en de gewenste documenten downloaden. Nadat ze die hebben bewerkt, uploaden ze die weer in plaats van ze op te slaan op USB-apparaten of ze per e-mail te verzenden. Gedurende de lockdown kon iedereen die dat wilde ook werken met zijn of haar workstation bij KMW, maar dat bleek niet nodig. Het management hield te allen tijde overzicht over wat er gebeurde. Dit komt doordat Kleos registreert wie wat doet en wanneer en ook de deadlines in de gaten houdt. “Ik kan dus zien welke taken zijn voltooid en welke e-mails zijn verzonden, en ik kan op elk moment de status van de mandaatafhandeling zien. We zien niets over het hoofd”, vertelt Katharina Lieben-Obholzer. Dat werkt ook zo als ze zich in de rechtbank bevindt, of bij een cliënt, iets wat ze als een verder pluspunt opvoert. Je zult haar niet vaak in de rechtszaal zien met een stapel dossiers onder haar arm: “Meestal heb ik alleen mijn laptop bij me. Daar kan ik de belangrijke documenten veel sneller vinden en er ontbreekt nooit een map.” Ze hield ook tijdens de pandemie persoonlijk contact met haar cliënten. Als een cliënt dat liever niet via een videoverbinding deed, bood ze aan de bespreking op haar kantoor of in de praktijk van de cliënt te houden, alles conform de toen geldende voorschriften. Katharina Lieben-Obholzer heeft het idee dat veel van haar collega's nog steeds eerder uit gewoonte kiezen voor een server in hun eigen kantoor in plaats van voor de cloud en dat velen van hen niet goed weten welke voordelen werken met de cloud hen kan opleveren. Er zijn praktisch geen zorgen over beveiliging. Data kan net zo goed uit een advocatenkantoor worden gestolen als uit de cloud. Het verschil is dat al die data in het advocatenkantoor moet worden geback-upt, wat duur kan uitpakken. “Wat mij betreft vind ik het een veel slimmere oplossing om een ervaren leverancier met een gecertificeerde cloudoplossing te vinden. Een betere oplossing is er niet”, voegt de Berlijnse toe.

Wat is het grootste verschil met het verleden?

“De dossiermappen”, zegt Katharina Lieben-Obholzer spontaan.
“Tegenwoordig vind je bijna geen papier meer in mijn kantoor. Op mijn bureau staat een goede scanner. De cliënt komt binnen met papier en vertrekt ook weer met hetzelfde papier.”