No es ninguna sorpresa que los despachos de abogados que aprovechan la tecnología (sobre todo la nube) para mejorar su oferta de servicios cuenten con una ventaja competitiva sobre el resto. Al usar la nube, los abogados pueden colaborar y comunicarse mejor con clientes, abogados adjuntos y personal y, sobre todo, pueden optimizar el tiempo y los recursos limitados con los que cuentan.
Pero, a pesar de los conocidos beneficios, todavía existe mucho inmovilismo entre los despachos de abogados en relación a la tecnología jurídica basada en la nube. ¿Te acechan dudas sobre dónde se almacenan tus datos, quién puede acceder a ellos y cuáles son los riesgos que conlleva?
Lo cierto es que, cuando tu actividad principal consiste en ofrecer servicios legales, y no de TI, confiar la seguridad de tus datos a un proveedor externo con experiencia en este ámbito ya es un paso en la buena dirección. Law Technology Today también considera que los proveedores especializados en la nube cuentan con protocolos más sofisticados que la mayoría de despachos de abogados en términos de copias de seguridad, cifrado de datos, detección de intrusiones, protección contra virus, seguridad física de los servidores y protección contra los desastres.
Dicho esto, no todos los proveedores son iguales, de modo que es interesante hacer algunas preguntas clave antes de elegir una solución de gestión de expedientes en la nube para tu despacho.
Lista de comprobación de seguridad tecnológica en el ámbito jurídico
Hemos hecho un poco de trabajo preparatorio y hemos identificado los aspectos a considerar en cuanto a seguridad física, seguridad de datos y copias de seguridad.
Seguridad física
- Preguta cuál es la ubicación física de los servidores y si cuentan con sistemas de seguridad las veinticuatro horas del día
- ¿El centro de datos cumple con las regulaciones de privacidad de datos y con los estándares de seguridad más exigentes? (ISAE 3470, ISO/IEC 27001, SAS 70 Tipo II)
Seguridad de datos
- Asegúrate de que tus datos están aislados y protegidos contra los virus con transferencias de datos cifradas y supervisadas por un proveedor independiente
- ¿Los datos están protegidos contra el acceso no autorizado? ¿Puedes controlar los permisos de usuario y los niveles de acceso de forma interna?
Copia de seguridad de los datos
- Comprueba con qué regularidad se realizan las copias de seguridad (p. ej. a diario) y la disponibilidad de los datos
- ¿Los datos se "duplican" en otro servidor? ¿Existe un "modo seguro" para acceder a la versión más reciente de tus datos?
Ahora que has resuelto tus dudas sobre la seguridad, ¿qué otros beneficios puedes aprovechar con el software de gestión de expedientes en la nube? En una entrada anterior hablamos de 6 formas en las que el software de gestión de expedientes en la nube puede transformar tu despacho en términos de gestión de documentos, colaboración y gestión del tiempo. Y al ser capaz de generar informes detallados sobre tu empresa con facilidad, los beneficios tienen un alcance mucho mayor del que pudiera parecer a simple vista.
Los servidores ubicados en tus instalaciones, por otra parte, a menudo no cuentan con estas características y dependen de un mantenimiento de seguridad manual que requiere recursos adicionales para ser completamente seguro. También te hacen vulnerable si los datos no se duplican en otra ubicación en tiempo real, y trabajar de forma efectiva mientras te desplazas es un auténtico reto. Y ten cuidado con las nubes de calidad comercial, como Dropbox y OneDrive, ya que no están diseñadas para los despachos de abogados por muchos motivos, relacionados sobre todo con la capacidad y la seguridad.
