En quoi consiste un rapport sur les écarts ?
Un rapport sur les écarts est un document qui compare les résultats financiers planifiés et les résultats financiers réels. En d’autres termes, un rapport sur les écarts compare ce qui était supposé se produire et ce qui s’est produit. Généralement, les rapports sur les écarts servent à analyser les écarts entre budgets et performances réelles.Le rapport sur les écarts est également appelé « écart budgétaire » ou simplement « écart », selon les résultats financiers que vous comparez. Un « écart » correspond à la différence entre l’objectif budgétisé/de base et la réalité. Un écart peut être exprimé par un pourcentage ou par un chiffre en dollars.
Comment rédiger un rapport sur les écarts :
Pour rédiger un rapport sur les écarts, vous devez suivre les étapes suivantes :
- Collecter et organiser les données que vous souhaitez analyser dans une feuille de calcul. Il peut s’agir de comparer, pour une même période donnée, les données budgétaires, dans une colonne, et les données réelles, dans une autre colonne.
- Déterminer l’écart dans des colonnes distinctes. Vous pouvez choisir d’exprimer l’écart par un chiffre puis par un pourcentage.
- Expliquer l’écart. Vous devez expliquer l’origine de l’écart, que celui-ci soit positif ou négatif. Les bonnes pratiques vous recommandent d’adopter un langage non émotionnel et d’être bref et concis. Indiquez l’écart dont il est question. Puis décrivez la cause de l’écart. Enfin, exposez l'impact potentiel ou réel de l’écart sur votre organisation.
Comment reconnaître un rapport sur les écarts positif ?
Deux signes indiquent qu’il s’agit d’un écart budgétaire favorable :
- Les recettes sont supérieures au budget, ou
- Les dépenses sont inférieures au budget.
Tout résultat entraînant la restitution de fonds dans le portefeuille de l’entreprise constitue un écart positif. En revanche, un écart budgétaire défavorable est marqué par une perte financière. Un écart budgétaire défavorable indique que vous vous êtes appuyé sur une mauvaise base pour mesurer vos résultats futurs.
Quand utiliser un rapport sur les écarts ?
Les rapports sur les écarts sont utilisés dans l’analyse budgétaire, l’analyse des objectifs commerciaux, les rapports de tendances et l’analyse des dépenses.
Comment améliorer les écarts budgétaires ?
L’amélioration des écarts budgétaires commence par l’établissement de vos objectifs budgétaires. Pour établir des objectifs réalistes, vous devez être en mesure :
- D’accéder à vos budgets passés
- De visualiser les données de performance actuelles, y compris : les dépenses/coûts, les recettes, les données clients, les données de marché et les tendances historiques
- De créer des prévisions précises et de construire des modèles basés sur les données historiques et en temps réel
- Élaborer des scénarios prédictifs
- Comprendre comment la fonction Finance affecte vos opérations et vice-versa