Beheer van ongevallen voor contractoren en derden

Elke werkgever heeft de plicht om zijn personeel te beschermen tegen ongevallen en elk ongeval aan te geven. Maar wat als u samenwerkt met een contractorfirma? Hoe onderzoekt en registreert u als opdrachtgever incidenten met contractoren? En hoe verloopt dan de samenwerking met de contractorfirma? Ontdek waar u als opdrachtgever kunt ondersteunen en waarom goed Contractor Safety Management onmisbaar is. 

Verplichte interne centrale incidentregistratie

Incidenten dienen best gecentraliseerd bij de opdrachtgever te worden geregistreerd, hetzij via een centrale databank hetzij via een invullijst waar elke medewerker van de site toegang tot heeft en een aantal verplichte velden dient in te vullen. Indien het slachtoffer een contractormedewerker is, kan dit incident in vermeld overzicht worden gerapporteerd: 

• door de behandelende geneesheer (indien er één centrale hulppost is op het terrein of site) of aangestelde EHBO’er. Verplicht de contractorfirma om gebruik te maken van deze faciliteiten zodat je ook als opdrachtgever op de hoogte blijft van elke medische verzorging op je terrein;

• door de rechtstreekse opdrachtgever waarvoor de contractorfirma op het terrein werkt;
• door de locatieverantwoordelijke waar het ongeval zich voordeed (installatieverantwoordelijke, hoofdmagazijnier…);
• door de contractorfirma zelf die toegang kan hebben tot de databank/netwerksysteem. De opdrachtgever kan contractueel laten vastleggen dat elk incident binnen een bepaalde periode bij de rechtstreekse opdrachtgever is geregistreerd.

Periodieke opvolging van incidenten

Contractorincidenten verdienen een korte en periodieke opvolging door de opdrachtgever. Informeer als opdrachtgever regelmatig naar de status van het slachtoffer en het onderzoek, spreek duidelijke termijnen af inzake het doorsturen van incidentrapporten en de afmelding van actiepunten. Indien actiepunten open blijven staan, spreek de betrokken contractorfirma hier dan ook consequent over aan.

Is de betrokken contractorfirma deskundig genoeg om het onderzoek uit te voeren? Beschikken ze over een interne preventieadviseur die het onderzoek kwalitatief en deskundig kan leiden? Of zit deze expertise bij een externe dienst waarop de contractorfirma zich moet beroepen?

Schenk ook aandacht aan de kwaliteit van het afgeleverde incidentonderzoek: is dit gedetailleerd uitgevoerd overeenkomstig een bepaalde methodiek, is er voldoende diep gezocht naar de juiste primaire, secundaire en tertiaire oorzaken en zijn er voldoende, doeltreffende en relevante maatregelen gedefinieerd? Als opdrachtgever kan het geen kwaad om hieromtrent positief kritisch tegenover de contractorfirma te zijn inzake hun incidentonderzoek.

Samenwerking bij interactierisico’s

Indien er interactierisico’s zijn geweest met een technisch installatiedeel van een opdrachtgever, kan de contractorfirma niet eigenhandig het incidentonderzoek afronden. Hij mist hiervoor de technische kennis van een bedrijfsinstallatie of van bepaalde processen. Hiervoor heeft hij ondersteuning nodig van de opdrachtgever om in samenwerkingsverband na te gaan wat de oorzaken waren en welke beheersmaatregelen er door mogelijk beide partijen kunnen worden getroffen.

Nalezen van het omstandig ongevallenverslag

Ernstige arbeidsongevallen dienen aan FOD WASO te worden gemeld via een omstandig ongevallenverslag. Aangewezen is om als opdrachtgever kennis te nemen van de inhoud vooraleer een dergelijk verslag richting de bevoegde diensten worden verstuurd. Op die manier ben je voorafgaandelijk op de hoogte op welke manier de contractorfirma alles heeft opgesteld en kan je in dialoog gaan aangaande de inhoud vooraleer het op een extern bureau ligt. Tevens voorkom je dat er bepaalde verwachtingen in de vorm van actiepunten aan het adres van de opdrachtgever worden geformuleerd die niet realistisch kunnen worden omgezet.

Ook oog hebben voor bijna-ongevallen

Beperk de focus niet op effectieve incidenten, maar heb zeker oog op bijna-ongevallen. Voorkom dat deze nonchalant worden behandeld of worden verwaarloosd. Moedig als opdrachtgever aan dat bijna-ongevallen systematisch worden gerapporteerd en worden onderzocht.
Buiten wetgevende aspecten vragen veiligheidsbeheerssystemen (ISO 45001) of veiligheidschecklijsten (VCA) bijkomende inspanningen op het vlak van incidentenmanagement. Indien contractorfirma’s met een dergelijk certificaat zich aanbieden, biedt dit al een minimum garantie dat dit aspect in hun veiligheidswerking zit vervat.

Wat houdt een goed Contractor Safety Management in? Maak kennis met senTRAL, online tool voor alle HSE informatie en vindt alle info die u nodig hebt voor een goed CSM.