Automatisering kan worden gedefinieerd als: het vervangen van menselijke handelingen door machines en computersystemen. In het huidige klimaat van technologische evolutie schakelen bedrijven steeds vaker robots in binnen hun productieproces. Winkelbedienden worden vervangen door zelfscankassa’s en zelfs Siri helpt ons dagelijks met allerhande praktische problemen. Het is bijgevolg logisch dat het ruime aanbod aan nieuwe technologieën ook zijn weg vindt in het fiscale landschap en meer bepaald in de compliance-processen.
Btw-compliance technologie
In België begon de technologische evolutie in de btw-compliance met de invoering van de verplichte elektronische btw-aangifte in 2007. In de daaropvolgende jaren sprongen tal van productontwikkelaars op de kar om softwaretoepassingen te ontwikkelen die zorgen voor een automatische gegevensoverdracht tussen de boekhouding of het ERP-systeem en de btw-aangifte, waardoor de btw-aangifte kan worden gegenereerd met één simpele muisklik. Het automatisch invullen van een btw-aangifte is één ding. De correctheid van de btw-aangifte kan echter slechts worden gegarandeerd indien de onderliggende transactiedata een juiste btw-behandeling kregen toegewezen in het systeem. Het is net die bepaling van de correcte btw-behandeling die vaak nog een menselijk ingrijpen vergt. Scanningssystemen en OCR-toepassingen die gebruikt worden om facturen automatisch in te lezen en te verwerken, zijn pas effectief als zij correct worden getraind. De aanschaf van dergelijke software en de manuren die nodig zijn om de software correct te trainen gaan dus gepaard met een aanzienlijk kostenplaatje. Tot op vandaag is dat voor veel bedrijven nog een remmende factor.
Ook de btw-administraties zien hun voordeel in het gebruik van nieuwe technologie om de inning van de belasting efficiënter en de fraudebestrijding effectiever te maken. Steeds meer data en betalingen moeten worden verwerkt en gerapporteerd op een door de overheid voorgeschreven elektronische wijze. Zo zien we wereldwijde initiatieven zoals het split-payment mechanisme in Polen, de real-time rapportering in o.a. Spanje en Hongarije, en de toename van het verplicht gebruik van elektronische facturen aan overheidsinstanties. Deze verplichtingen leggen een extra compliance-druk op belastingplichtigen en zorgen ervoor dat belastingplichtigen hun systemen moeten aanpassen. Dit draagt ‘spontaan’ bij tot een toename in de automatisering van compliance processen. Voor éénmanszaken en voor kleine en middelgrote bedrijven zijn investeringen in geautomatiseerde systemen echter een voelbare kostenpost. Bij de invoering van verplichte compliance-technologie dienen de overheid en de btw-administratie dan ook rekening te houden met de implementatiekosten voor ondernemers en de proportionaliteit van de maatregelen in verhouding tot de te bereiken doelen (zoals fraude bestrijden). Dit betekent ook dat, vooraleer we het punt bereiken waarbij de btw-compliance volautomatisch kan worden vervuld, er nog een aantal hindernissen te nemen zijn.
Struikelblokken bij compliance-systemen
Het gefragmenteerd verschijnen van verschillende nieuwe compliance verplichtingen in diverse landen, zorgt er vaak voor dat compliance-systemen op een ad hoc-basis worden aangepast om te beantwoorden aan de nieuwe verplichtingen en resulteren op die manier in een onsamenhangend geheel. Zo heeft één onderneming vaak diverse systemen per land en/of per vestiging, die bovendien moeilijk met elkaar compatibel zijn. Het implementeren van één globaal geïntegreerd compliance-systeem vergt aanzienlijke investeringen en houdt bovendien een recurrente kost in om de nodige updates en aanpassingen uit te voeren. Om de kosten te drukken en om de globale ontwikkelingen op de voet te volgen en de systemen dienovereenkomstig te updaten, biedt het outsourcen van btw-compliance aan gespecialiseerde dienstverleners voor veel belastingplichtigen soelaas. Op deze manier kunnen ontwikkelingskosten worden gespreid over een grotere groep gebruikers en hebben de belastingplichtigen één centraal aanspreekpunt om zich te vergewissen van globale ontwikkelingen op vlak van btw en andere indirecte belastingen.
Bovenstaande roept een aantal vragen op, waarover u wellicht ook een mening heeft. Als u ondernemer bent, is de kans groot dat u ervaring heeft met btw-compliance-technologie. Vindt u op basis van uw ervaring dat een volledige automatisering van het btw-rapporteringsproces (dus vanaf het moment dat een transactie plaatsvindt), het voldoen aan uw rapporterings- en betalingsverplichtingen zou vergemakkelijken? Zou een volledig geautomatiseerde oplossing bij iedere ondernemer verplicht moeten zijn, of zouden kleinere ondernemers vrijgesteld moeten kunnen worden, gezien de kosten voor aanschaf en onderhoud van de technologie? Vindt u het belangrijk dat een EU-brede, geharmoniseerde btw-compliance-technologie wordt ontwikkeld? Als u geen ondernemer bent, vindt u het terecht dat ondernemers dit soort kosten moeten dragen om controle door de btw-administratie efficiënter te kunnen maken en fraude beter te kunnen bestrijden?
Btw-compliance technologie tegen 2025
Concluderend kunnen we stellen dat de btw compliance-technologie reeds stevige fundamenten heeft. Eens we erin slagen om de hierboven vermelde struikelblokken te overwinnen (onder andere door een beroep te doen op outsourcing) is het pad geëffend voor een volautomatisch btw-compliance proces. Volledig geautomatiseerde btw-compliance-processen zullen echter nog niet van toepassing zijn in België tegen 2025.
Auteur: Sofie Vandermarliere, Tax Manager Indirect Tax Team van KPMG
