Unde dai și unde crapă: fiscalizarea bacșișului și protecția datelor cu caracter personal

S-a scris mult despre implicațiile practice generate de fiscalizarea bacșișului. Și, foarte probabil, se va mai scrie, cu atât mai mult cu cât, la fiecare pas în implementare, apar noi și noi provocări pentru companiile vizate.

Cine s-ar fi gândit, spre exemplu, auzind de fiscalizarea bacșișului, la efectele acestei măsuri asupra obligațiilor în materia protecției datelor cu caracter personal? Ei bine, există situații practice în care operatorii economici relevanți (care desfășoară activități în baza codurilor codurile CAEN 5610 și 5630) au de desfășurat noi activități de prelucrare de date în legătură cu declararea și plata impozitului aferent sumelor încasate cu titlu de bacșiș, întocmirea evidențelor specifice și redistribuirea către angajați a sumelor care li se cuvin. Ca regulă, fluxul de conformare este similar altor activități de prelucrare de date cu caracter personal în materie fiscală desfășurate de către angajatori în relația cu angajații proprii.

Dar practica implementării fiscalizării bacșișului a evidențiat, deja, și scenarii în care adresarea cerințelor fiscale și de protecție a datelor presupune implementarea unor mecanisme mult mai complexe, precum cele descrise în cele ce urmează.

Când angajatul care primește bacșiș este, de fapt, angajatul altei companii
E o prezumție curentă că persoana care primește bacșiș este angajatul companiei în locația căreia este prestat serviciul pentru care clientul lasă acel bacșiș. Intriga se complică, atât la nivel fiscal, cât și în privința protecției datelor cu caracter personal, tocmai atunci când lucrurile nu stau așa.

Printre exemple se numără cazul companiilor care desfășoară activitățile vizate prin angajați temporari, puși la dispoziția acestora prin intermediul unui agent de muncă temporară (i.e., o societate de leasing de personal). Situația este des întâlnită în cazul unităților de tip restaurant ce utilizează angajați temporari în mod curent sau în cazuri excepționale precum perioade mai aglomerate sau nevoia de înlocuire a unor angajați în concediu medical prelungit sau de maternitate, spre exemplu.

Totodată, o situație practică atipică este cea în care o companie care desfășoară activități autorizate sub codurile CAEN 5610 și 5630 externalizează aceste activități către o companie parteneră. În acest caz, activitățile sunt desfășurate de compania parteneră, prin angajații săi proprii, în numele și pe seama operatorului economic care le-a externalizat. Exemple includ situația contractelor de management al proprietății încheiate de hoteluri cu parteneri contractuali către care externalizează activitățile specifice de servire în barul/ restaurantul din hotelul respectiv, sau contractele de operare a stațiilor de distribuție a carburanților încheiate de către compania care le deține cu parteneri contractuali care operează spațiile respective.

Implicații în materia datelor cu caracter personal
Din perspectiva protecției datelor, în toate situațiile enunțate mai sus operatorul economic care desfășoară activități autorizate sub codurile CAEN 5610 și 5630 trebuie să obțină de la partenerii săi contractuali (în exemplele noastre, societatea de leasing de personal sau compania către care externalizează activități) informațiile necesare privind angajații acestora, care să îi permită îndeplinirea noilor obligații fiscale.

Cu privire la acest schimb de date, va fi necesară adresarea unor cerințe particulare, printre care: