Det är ingen yrkeshemlighet att advokater ofta är mycket detalierad, men ett område som de ofta missar är kontraktshanteringen.
Om du har en känsla av att du saknar kontroll över kontraktshanteringsprocesserna på ditt företag så är du inte ensam. Vare sig det beror på bristande planering eller ett överskott av information så kämpar många juridiska avdelningar för att få insyn i kontraktsarbetet. Till följd av detta leder ineffektiviteter till ett fördröjt beslutsfattande, missförstånd av personernas ansvar och missade möjligheter till att förbättra prestationerna.
Ett av de viktigaste målen med kontraktshantering är att få den service som vi har enats om och att få valuta för pengarna. För att kunna klara detta måste den juridiska avdelningen kunna definiera och strömlinjeforma processerna, förbättra kvaliteten på kontrakten och minska riskerna.
Framgångsrika processer för kontraktshantering garanterar att den juridiska avdelningen kontrollerar era juridiska risker genom att göra det följande.
Skapa kontrakt
- Definiera de olika typerna av kontrakt som krävs inom företaget, från kunder, försäkringskontrakt och tjänsteleverantörer.
- Förstärk verksamheten genom att låta alla jobba med verktyg som sammanställer dokument för att skapa kontrakt som är ”färdiga att skriva under”. Detta ökar den juridiska avdelningens effektivitet och skapar efterlevnad, och du får mer tid till att fokusera på de icke-standardkontrakt som kräver din granskning.
- Ta fram och följ policyer för när du ska granska kontraktsmallarna och termordlistorna. Om du gör det minskar risken för att ni missar lagstadgade ändringar som kräver förändringar av kontrakten.
Samarbete & förhandling
- Definiera ett arbetsflöde för varje typ av kontrakt, så att deltagarna förstår sina roller och kontraktens aktuella status. Arbetsflöden kan hjälpa er att identifiera onödiga förfaranden, och leda till att organisationen noggrant undersöker målet med uppgiften, vem som ansvarar och hur lång tid den tar. Genom att automatisera standarduppgifter kan ledningen fokusera på de strategiska affärsprioriteringarna.
- Använd e-underskrifter. De flesta organisationer mäter hur lång tid det tar att få ett kontrakt undertecknat i dagar eller veckor, men organisationer som använder e-underskrifter kan få det undertecknat på bara ett par minuter. Alla seriösa leverantörer av e-underskrifter ser till att underskrifterna är rättsligt bindande och tillhandahåller en komplett granskningslogg över alla handlingar som utförts under underteckningsprocessen.
- Spåra den part som ansvarar för varje kontrakt. Då minskar risken för att någon som inte är auktoriserad godkänner något. Dessutom är alla medvetna om exakt vilka kontrakt de ansvarar för.
Verkställande av kontrakt
- Spara alla kontrakt på en och samma digitala plattform. Detta minskar inte bara alla pappersbaserade processer (som kostar både tid och pengar), om alla dina kontraktsuppgifter kan sökas kan du också snabbt hitta det du letar efter.
- Lägg in varningar när deadlines närmar sig. Ingen organisation vill drabbas av skada genom att man missar en deadline eller inte betalar i tid.
- Skapa rapporter som övervakar prestationerna och minskar risken. När det går att söka efter er viktigaste kontraktsinformation kan du ta fram avgörande information för att säkerställa att alla åtaganden har utförts.
Lärdomar
Genom att kartlägga hur företaget hanterar kontrakten i alla skeden av kontraktens livscykel kan du identifiera var tekniken kan hjälpa till med att driva struktureringsprocesser, öka effektiviteten och minska riskerna i god tid. Du kan inte bara säkerställa att kontrakten fungerar som det var avsett, du kan även proaktivt skydda verksamheten och höja de servicenivåer som den juridiska avdelningen kan ge åt företaget. Resultatet: Juridiska avdelningen har 100 % kontroll!
Vill du förbättra styrningen av kontraktshanteringsprocessen, men vet du inte var du ska börja? I vår senaste vitbok beskriver vi några vanliga utmaningar med kontraktshantering ad-hoc och vi förklarar hur tekniken kan hjälpa den juridiska avdelningen att få kontroll. Ladda ned ditt exemplar redan idag!
