Många advokatbyråer har insett fördelarna med att använda en molnbaserad ärendehantering advokat och dokumenthanteringssystem för att effektivisera arbetet och öka produktiviteten.
Här är 6 sätt på vilka molnbaserad dokumenthantering hjälper dig att optimera din ärendehantering och att bygga en framtidssäker verksamhet.
Omfattande ärendehantering kan bidra till att möta din verksamhets hanteringsbehov. Den kombinerar de olika dokumenten – från e-post till kontrakt, avtal o.s.v. – som används inom organisationen för ärende- och klientinformation. Dessutom, när alla dina uppgifter är centraliserade och kopplade till aktiviteter och fakturering, kan du ta fram insikter – vilket gör att fördelarna med moln dokumentlagring blir fler än bara papperslöshet.
Här är 6 sätt på vilka molnbaserad dokumenthantering hjälper dig att optimera din ärendehantering och att bygga en framtidssäker verksamhet.
1. Ärendecentrerad dokumenthantering
Dokumenthantering handlar om så mycket mer än lagring. Dokumenthanteringssystem för advokatbyråer lagrar alla dokument, e-postmeddelanden och filer relaterade till klient och ärende på en central plats. Jämfört med komplicerade mappsystem i lösningar som Dropbox gör denna lösning det mycket enklare att hämta och hänvisa till dokument. Lösningar som Kleos möjliggör också en textbaserad sökning, vilket innebär att du kan söka dokument (inklusive innehåll) för att hitta det du letar efter inom några sekunder.
Med ärendecentrerad dokumenthantering, kan du även enkelt ange behörighetsinställningar för att säkerställa att åtkomst ges till rätt medarbetare.
2. Microsoft Office integrering och mallar
Dokumenthanteringssystem ska integreras med dina nuvarande verktyg – det är inte meningen att de komplicerar ditt liv. Programvara som integreras med Microsoft Office låter dig spara ett dokument eller ett e-postmeddelande från Word, Excel eller Outlook direkt till en specifik ärendemapp. Genom integreringen med Outlook kan du söka efter e-postmeddelanden, bilagor och samla in kontaktuppgifter, samt registrera tidsstämplar för revisionsändamål.
Genom att använda dokument och e-postmallar kan du snabbt automatisera uppgifter som är repetitiva, till exempel att skriva brev, skrivelser, fakturor, e-postpåminnelser, mötesbekräftelser etc. som sparar dig mycket tid på administrativa uppgifter.
3. Säker, prisvärd åtkomst dygnet runt till ärende och dokument
Fördelarna med molnet är tydliga: Åtkomst dygnet runt till de senaste versionerna av dokument, var som helst. Jämfört med hindren för att få tillgång till dokument som lagras på företagets servrar eller hårddiskar, ger molnbaserade lösningar advokater friheten att arbeta med ärenden och dokument var de än befinner sig.
Med molnet kan du ändra eller ladda upp dokument och e-postmeddelanden och synkronisera data i realtid, oavsett om du arbetar på en dator eller mobil. Kombinerat med obegränsat lagringsutrymme, automatisk säkerhetskopiering, katastrofåterställning och dataskydd, ger molnet byråer flexibilitet och skalbarhet utan behov av dyr, serverbaserad IT-infrastruktur.
4. Öka samarbetet och säker fildelning
Förutom att kunna komma åt filer och dokument i farten, ska ett molnbaserat ärendehanteringssystem kunna spåra ändringar i dokument, vilket indikerar vem som gjorde en förändring och när. Med Kleos får du en avisering när en fil har lagts till i ett ärende du arbetar med, när någon har tilldelat en uppgift, eller när någon annan har slutfört en uppgift du begärt. Allt detta bidrar till att förbättra samarbetet inom din verksamhet.
Men molnlösningar ska också kunna hjälpa dig att dela dokument med klienter på ett säkert, professionellt sätt. Med Kleos kan du ge parter tillgång till en säker portal där de kan se, redigera och ladda ner dokument som du kan organisera efter ärende. Att ge dina klienter ett enkelt sätt att dela dokument och få tillgång till filer ger dem den typ av on-demand-tjänst som de förväntar sig av i den digitala världen.
5. Tidsspårning och fakturering
Att föra en logg över din tid är nyckeln till att övervaka dina aktiviteter. I Kleos kan du logga din tid när du arbetar med dokument eller skriver e-post, vilket gör faktureringsprocessen ännu snabbare!
När du kopplat dina aktiviteter och fakturering till en gemensam lösning, kan du bedöma produktivitet och effektivitet hos enskilda medarbetare och verksamheten som helhet – vilket leder oss till den sista punkten…
Kolla också in vårt fullständiga advokatsystem för att förbättra din verksamhets lönsamhet.
6. Fatta beslut baserat på tillförlitliga insikter
Vem sa att beslutsfattandet alltid medför ett element av osäkerhet?
När du investerar i ett verktyg som hanterar dina ärendefiler, övervakar aktiviteter och loggar din tid, bör du också kunna utföra ett brett spektrum av analyser baserade på alla tillhörande klient-, ärende-, aktivitets- och faktureringsdata. Med Kleos har du möjligheten att generera insikter som gör det möjligt att få en snabb översikt eller en detaljerad bild av din verksamhet. Skapa tabeller och diagram som är enkla att visa, uppdatera, anpassa, exportera och dela. Med smarta insikter kan du ta kontroll och ta de strategiska beslut som får din verksamhet att växa!
