”Tack vare Kleos kan vi spara mycket tid när vi hanterar vår dagliga korrespondens.”
Astrid Beckers, Poels Beckers Advocaten, Belgien
Poels Beckers Advocaten är en advokatbyrå med två advokater, baserad i Zemst. Företaget specialiserar sig på familje-, ungdoms- och trafikrätt. Meester Astrid Beckers förklarar hur Kleos minskar den tid de lägger på att hantera inboxen, tack vare flexibiliteten och automatiseringen. https://poelsbeckersadvocaten.be/
Varför valde du Kleos?
Vi är ett litet kontor och har ingen administrativ personal. Därför är det viktigt för oss att arbeta effektivt och spara tid. Kleos tar över en stor del av vår administration, vilket i sin tur ger oss mer tid för juridiskt arbete. Kleos-tilläggsprogrammet för Outlook och Kleos-modellerna är därför oumbärliga för oss när vi hanterar vår e-post.
Kleos-tilläggsprogrammet för Outlook minskar klickandet mellan program
Vi bearbetar vår korrespondens med Kleos-tilläggsprogrammet för Outlook. Liksom många advokatbyråer får vi mycket e-post varje dag. Tilläggsprogrammet låter oss spara den till rätt fil i Kleos med ett klick. Vi behöver inte ens öppna Kleos för att göra det. Filer eller bifogade dokument sparas också i rätt fil med ett enda klick. För utgående e-post börjar vi direkt från Outlook utan att behöva öppna filen i Kleos: välj ”ny e-post”, välj rätt fil i tillägget, välj mottagaren av filen i tillägget och lägg till bilagor som också är tillgängliga i tilläggsprogrammet. Kleos-tilläggsprogrammet för Outlook sparar otroligt mycket tid och minskar antalet klick mellan program.
Du kan även använda det för att konvertera ett dokument till PDF.
Smarta e-postmodeller gör att vi kan öka automatiseringen ytterligare
En e-postmodell är ett standardkommunikationsverktyg som innehåller flexibla fält. Till exempel kommer modellen ”Datum för förhandling” att innehålla ett flexibelt fält: filreferens, adress, mottagare, datum och plats för förhandling, namn och kontaktuppgifter för filhanteraren osv. När du väljer den här modellen i filen x skickar du e-postmeddelandet med alla fält i filen x ifyllda. Kleos tillhandahåller ett antal användbara modeller, såsom en modell för att överföra en stämning till kronofogden eller en modell för att överföra dokument och buntar av dokument till domstolen och så vidare. Kleos kollegor kan skapa personliga modeller eller så kan du själv ändra de befintliga modellerna. Jag använder ofta modellen för att kommunicera dokument, bekräfta det första mötet, som faktureringsprogram, skicka ett uppdrag/en faktura eller modellen till en kallelse.
Kort sagt, tack vare Kleos sparar vi mycket tid på att hantera vår korrespondens varje dag.
