Rapporten Legal Departments in a Digital Era som skapades av Wolters Kluwer och European Company Lawyers Association (ECLA) berättar om några överraskande resultat om hur juridiska avdelningar utvecklar och implementerar en digital strategi.
Nära hälften av alla juridiska avdelningarna i Europa (47 %) har börjat implementera en digital strategi. Av dem som har en digital strategi började 41 % för mer än tre år sedan medan 37 % började för 1-3 år sedan. Det här är goda nyheter eftersom det betyder att juridiska avdelningar i Europa insett vikten av digitala initiativ.
Studien upptäckte dock även att den digitala strategin hos 65 % inte drivs av en tydlig plan med specifika datum och milstolpar.
En digital strategi är viktig eftersom den beskriver hur organisationer kan dra nytta av teknik till att förbättra resultaten samt skapa konkurrensfördelar, skapa ett system för avtalshantering och en konkret plan för företaget. När en digital strategi implementeras framgångsrikt så leder den till skapandet av en plan. Utan en tidslinje eller milstolpar kommer du troligtvis att välja fel teknik eller skapa en digital strategi som inte passar avdelningens behov under de kommande tre åren.
Som juridisk rådgivare är dina prioriteringar troligen mer inriktade på att skapa värde och hantera risker. En digital strategi kan dock hjälpa dig att hitta sätt att utföra dessa uppgifter mer effektivt. Nedan följer tecken på att din avdelning behöver en digital strategi:
- Om din juridiska avdelning växer så finns det en stor risk för att den strategi som implementerades för flera år sedan inte längre uppfyller avdelningens och dess intressenters behov. Om så är fallet är det dags att utvärdera om befintliga verktyg stämmer överens med företagets planer. Du behöver teknik som är skalbar och som kan växa tillsammans med avdelningen. Du behöver teknik som är skalbar och som kan växa med företaget. Överväg för detta ändamål att använda en programvara för juridiska avdelningar.
- Varje person i teamet har ett eget sätt att organisera information och slutföra uppgifter. Det är svårt att veta vem som är ansvarig för vad och att fastställa status för juridisk information såsom kontrakt, företagsregister och fordringar. Standardprocesser såsom godkännande av kontrakt kan ta dagar (eller till och med veckor) att slutföra eftersom de utförs manuellt.
- Din avdelning har ingen teknikbudget eller kontakt med de som ansvarar för IT-infrastrukturen. Att inte ha en teknikbudget resulterar i en av följande scenarier - tidigare teknikinvesteringar var impulsiva vilket resulterade i inköp av flera verktyg. I den andra änden av spektrumet finns juridiska avdelningar som fortfarande använder kalkylark och generisk programvara för hantering av juridisk information som måste uppdateras manuellt.
Det är lätt att bli distraherad av teknik och utveckla sin strategi runt implementering av så många lösningar som möjligt. Alla tekniska investeringar är dock en del av något större. Innan du börjar skapa din digitala strategi måste du undersöka den aktuella situationen och de problem som du vill åtgärda.
Ladda ner vår senaste guide (på engelska), “Digital Strategy for Corporate Legal Departments” som förklarar hur du skapar en digital strategi som ökar produktiviteten och eliminera flaskhalsar.
