Vi måste föra företag framåt

”Om vi vill ha en framtid måste vi digitalisera advokatbyråns processer. Vi har vuxit så mycket eftersom vi är bra på det vi gör, och en sak som vi har gjort rätt är digitalisering”

Teamet hos Wolters Kluwer intervjuade de ledande partnerna på LOZOYA & JOHER, Economistes i Advocats.

LOZOYA & JOHER, Economistes i Advocats, är en byrå med advokater och ekonomer, totalt 28 personer, som har använt Kleos sedan 2018. Den här namnkunniga byrån i Barcelona sticker ut eftersom den uppfyller kraven som ställs på rådgivnings- och outsorcingföretag genom att tillhandahålla bokföringstjänster och rådgivning gällande skatter, arbetsrätt och juridik, med klienter både i Spanien och utomlands. Sedan 2015 har byrån ökat sin omsättning med över 160 %.

https://www.lozoya-joher.com/

En del av Wolters Kluwers mission är att vara transparenta med yrkesverksamma inom juridikbranschen och i första hand demonstrera erfarenheterna och fördelarna som Kleos erbjuder användarna. Vid det här tillfället hade vi möjlighet att intervjua Jordi Lozoya, ledande partner hos den här namnkunniga byrån.

Först och främst ville vi veta hur livet såg ut före Kleos och anledningen till att byrån valde vägen mot en digital transformation. Enligt Jordi Lozoya är skillnaden mellan livet före och efter Kleos tydlig när man ser till hur information hanteras med fysiskt sparat material jämfört med digital lagring och hantering. Dessutom leder den samarbetsvänliga miljön för byråns medlemmar som Kleos erbjuder till ett mycket mer produktivt arbetsflöde. Arbetsprocesser som etableras på en samarbetsplattfrom effektiviserar också hanteringen.

Men det var inte den enda anledningen till att byrån som består av utmärkta advokater och ekonomer tog steget mot digital transformation, det var också företagets vision enligt deras ledande partner. Som tur var är chefen för den här byrån inte en traditionell yrkesperson som skyr förändringar utan en entreprenör som vill vara ledande i förändringen och som inte betraktade byrån som en grupp personer som hanterar ärenden på samma sätt som de har gjort under årtionden. Han är en person med en mycket mer innovativ vision av hur en byrå med advokater och ekonomer borde fungera. ”Alla som äger ett företag måste arbeta som entreprenör och inte som advokat. Vi måste föra företaget framåt”, säger Jordi Lozoya när han ger råd till sina kollegor.

I det här sammanhanget är det också värt att nämna att Jordi har en licentiatexamen i företagsadministration och företagsledning och akademisk examen i företagsekonomi. Han kommer från textilbranschen och när han var bara 25 år gammal arbetade han som ekonomichef i ett företag inom textilbranschen. Det var han som skötte den digitala transformationen för företaget han arbetade på. ”På den tiden i textilbranschen var två plus två aldrig fyra. Det var det jag behövde kämpa mot när jag försökte digitalisera processerna. Och det ville jag också implementera för byrån. Jag ville få samma processhantering, men överförd till juridikbranschen. Om min planering är baserad på mängden arbete som de anställda har vet jag vilken arbetsbörda alla har varje vecka och hur mycket arbete vi kan ta oss an m.m.”

Från ett praktiskt perspektiv, berättar Jordi Lozoya att hans avsikt var att uppnå ”bättre kontroll över den interna administrationen. Om vi är 28 verksamma personer på byrån och var och en fakturerar 2 000 € mindre förlorar byrån i slutändan 56 000 € varje månad. Därför måste vi ha en företagsvision och, för det syftet, behöver vi verktyg som gör det möjligt för oss att kontrollera vad som produceras”. Det är tack vare företagsvisionen som den här välkända byrån sedan 2015 har kunnat öka sin omsättning med 160 %. I det här sammanhanget kommenterar Jordi: ”Jag är mycket nöjd med Kleos. Vi hade inte haft möjligheten att växa så mycket utan ett verktyg som Kleos”.

Den ledande partnern hos LOZOYA & JOHER, Economistes i Advocats säger att Kleos i synnerhet sticker ut och är mycket användbart i frågor som gäller affärsjuridik, eftersom de innebär många återkommande procedurer och uppgifter. Dessutom arbetar alla avdelningar på byrån i en samarbetsvänlig miljö. På skatteavdelningen och bokföringsavdelningen använder de också Kleos. ”En av sakerna vi uppskattar mest är att vi har all information om allting på en gång. Om en person frågar mig om någonting kan jag gå in i appen och titta på det direkt. Om jag till exempel vill skapa en uppgift relaterad till bokföringsavdelningen, som en månadsfaktura för en klient, kan jag göra det med Kleos eftersom programmet sköter en stor del av kontrollen som säkerställer att allt går bra och visar automatiskt när uppgiften är slutförd”, säger han.

Därför är kontrollen över all dokumentation som rör en klients ärende och alla oavklarade uppgifter total. Det här är också till fördel för klienterna eftersom de kan känna sig trygga med att deras ärende är under kontroll.

När det gäller rådet som Jordi Lozoya skulle ge sina kollegor i fråga om att ta beslutet att digitalisera sina byråer, är den ledande partnern mycket tydlig. ”Om vi vill ha en framtid måste vi digitalisera företagets processer. Vi har vuxit så mycket eftersom vi är bra på det vi gör, och en sak som vi har gjort rätt är digitalisering”. Han påpekar också att “byråer måste ta sig den tid de behöver för att implementera programvaran, som ofta kan vara en lång process, och de måste också skräddarsy den efter sina egna behov eftersom det är en nyckelaspekt när det gäller att få avkastning på investeringen”.