“Papper är tålmodigt – Kleos är snabbt.”

KMW, advokatbyrån för medicin och företag som ägs av advokaten Katharina Lieben-Obholzer, har från allra första början specialiserat sig på hälso- och sjukvårdssektorn. Byrån erbjuder rådgivningstjänster inom medicinsk lagstiftning och företagsrätt samt skatterådgivning för hälso- och sjukvårdspersonal. Från det centralt placerade kontoret på Kurfürstendamm i Berlin arbetar byråns experter för klienter från medicinska sektorn. 2020 öppnades en filial i det medicinska centret i Berlin-Hermsdorf. I och med att den digitala transformationen intensifieras sätter byrån sin tillit till molnet.

https://www.medizinrecht-aerzte.com/

Den Berlin-baserade advokatbyrån KMW har använt Kleos, den molnbaserade programvaran för advokatbyråer från Wolters Kluwer, sedan 2017. För advokatbyråns ägare Katharina Lieben-Obholzer är det mycket tydligt att hon inte skulle vilja vara utan transparensen hos det nästintill papperslösa kontoret.

Katharina Lieben-Obholzer har erfarenhet av otydlig bokföring – som tur var inte hennes egen. Under de många år som hon arbetade med rådgivning inom omorganisation identifierade den Berlin-baserade advokaten en viktig faktor som får företag ur balans. De tappar kontrollen över organisationen – och, viktigast av allt, de tappar kontrollen över sina siffror. Så när hon startade sin egen advokatbyrå, specialiserad på medicin och företag, var en sak klar: Det här skulle under inga omständigheter hända henne – för sin egen advokatbyrå strävade hon efter struktur och ordning, och framför allt transparens. Sagt och gjort. Direkt i samband med flytten till kontoret på Kurfürstendamm i Berlin började Katharina Lieben-Obholzer leta efter tekniska hjälpmedel för henne själv och teamet.

“Många advokater försöker klara av det här själva, med Word-dokument i en mappstruktur på egna datorn”, minns advokaten. ”Men jag ville inte alls börja så. I stället ville jag ha ett verktyg som skulle befria mig från så mycket organisatoriskt arbete som möjligt och frigöra mer tid för stöd till klienter.” Hon testade ett antal olika programvarulösningar för att ge hennes advokatbyrå en stabil grund från första början.

I samband med hennes undersökning av marknaden snubblade hon över Kleos, den molnbaserade programvaran för advokatbyråer från Wolters Kluwer. ”Jag undersökte noga olika programvarulösningar för advokatbyråer och övervägde speciellt olika molnleverantörer”, säger Katharina Lieben-Obholzer och tänker tillbaka på hennes första tid som egen företagare. Det hon förväntade sig: en lösning som inte bara skulle vara praktisk i daglig användning utan också, framför allt, säker. Så hon avsatte mycket tid för urvalsprocessen. Hon vägde argumenten noga, i synnerhet med tanke på dataskydd och datasäkerhet. Och än idag är den juridiska experten och skatteexperten för medicinska sektorn övertygad: ”Alla huvudargumenten talade för en molnlösning”. Jag ville inte behöva ha en stor server här på byrån. Samtidigt ville jag ha högsta möjliga säkerhetsnivå för mina data och mina klienters data – vid inbrott, brand eller vattenskador till exempel. Och jag ville kunna få tillgång till all data snabbt och bekvämt, när som helst och överallt ifrån.” Under testfasen upptäckte Katharina Lieben-Obholzer att allt detta var lätt att uppnå med Kleos. Den teknikintresserade advokaten låste upp en kostnadsfri testversion av Kleos och satte programmet i arbete direkt. Hon testade hela funktionsutbudet, testade programmet i praktisk användning på PC och smartphone – och efter nästan fyra veckor var hon övertygad: det här funkar. Det var bara ett litet steg från att bestämma sig för Kleos till att implementera det på KMW. ”Implementeringen var helt smärtfri”, säger advokaten vars klientel helt och hållet består av läkare.

“Kleos är praktiskt taget självförklarande och mina anställda har snabbt funnit sig till rätta.” Ett programvaruprojekt utan några barnsjukdomar alls? Även när hon får en direkt fråga kan Katharina Lieben-Obholzer inte minnas några. ”Allt förlöpte perfekt för oss.” Hjärtat i Kleos är det centrala arkiveringssystemet. Om inte klienten begär att rättigheterna ska begränsas har alla anställda i advokatbyrån tillgång till alla ärenden, när som helst och var som helst. ”De anställda ska trots allt lära sig något och vidareutvecklas. Det går bäst om de får en bra översikt över den stora bilden och vet hur saker och ting hänger ihop”, är Katharina Lieben-Obholzer övertygad om.
Det säger sig självt att diskretion är av högsta vikt och att klienter helt och hållet kan lita på att allt sköts konfidentiellt. Alla arbetssteg hos KMW registreras elektroniskt, utan undantag. Föredragningar och korrespondens sammankopplas med varandra, allt är sökbart och kan, framför allt, lokaliseras när som helst. ”Att säga till en klient som ringer: Kan jag ringa tillbaka, jag har tyvärr inte ärendet till hands just nu – det är något som de inte längre vill höra från oss”, betonar chefen för advokatbyrån.

“Om du som advokat behöver leta efter ett ärende är något fel”

Tack vare Kleos erbjuder hon nu läkarna som får hennes rådgivning högsta möjliga nivå av transparens. KMW-klienter kan själva få tillgång till relevanta dokument, via en personlig lösenordskyddad inloggning, så att de inte längre behöver spara kopior i en egen mappstruktur – om de inte uttryckligen vill det. ”Naturligtvis frågar jag alla nya klienter om de vill att deras dokument ska sparas i molnet där vi kan titta på dem tillsammans”, säger Katharina Lieben-Obholzer. Om klienten, av någon anledning, inte önskar det alternativet, respekteras det och dokumenten sparas lokalt. ”Men nu är det absoluta undantag”, bekräftar advokaten. På samma sätt som läkare vill fokusera på sina patienter uppskattar de också när en advokatbyrå fokuserar på dem som klienter i stället för att lägga för mycket tid på administration – i slutändan är det en win-win-situation.

Advokatbyrån KWM som arbetar enligt filosofin om att “vad som kan göras snabbare bör också göras snabbare” använder många Kleos-funktioner som på ett betydande sätt underlättar tidskrävande uppgifter vid sidan av den faktiska ärendebearbetningen. En av funktionerna som KMW-teamet är extra entusiastiska över är integreringen av e-posttrafik, som hos många advokatbyråer, och så även här, utgår från Outlook. Advokaten Lieben-Obholzer påpekar entusiastiskt: “Det är fantastiskt att jag kan lagra all e-post I Kleos och även skriva e-postmeddelanden där, så att meddelanden kan kopplas till ärendet.” Den integrerade funktionen för ärendehantering i Kleos erbjuder också snabb och enkel registrering av fakturerbara timmar, tydlig fakturering, en länk till beA (en speciella elektronisk postlåda för advokater) och, sist men inte minst, en rad olika utvärderingsmöjligheter i realtid. Ekonomiska rapporter och prestationsrapporter kan skapas när som helst genom att trycka på en knapp.

“Det är inte lätt att begränsa tiden för administration.”

Katharina Lieben-Obholzer lovordar Kleos: “Det som jag tycker är extra bra är att du kan skapa dina egna strukturer i ett standardiserat program – det var det jag gillade hos Kleos från första början.” Hon har skräddarsytt sina utvärderingar för att anpassa dem optimalt efter hennes syften. Nu tar det bara några få minuter varje dag att få en översikt över ekonomin, de anställdas investerade tid och status för olika ärenden.

“Att ge anställda en mapp att ta hem under pandemin – de hade inte varit möjligt”

Speciellt i samband med coronapandemin visade Kleos sitt värde. Medan många konkurrenter först behövde uppfylla de tekniska kraven för att anställda skulle kunna arbeta hemifrån, befann sig KMW redan i ett sådant läge att de kunde falla tillbaka på egna erfarenheter. Tack vare Kleos har arbete hemifrån varit normalt under flera år. Eftersom molnlösningen möjliggör decentraliserat arbete, utan behov av att lagra data lokalt på anställdas bärbara datorer, innebär arbete hemifrån mycket färre säkerhetsproblem. Anställda vid advokatbyrån kommer åt mappstrukturen via molnet och kan ladda ner relevanta dokument och sedan ladda upp dem igen när de har arbetat färdigt med dem, i stället för att behöva spara dem på USB-minnen eller skicka dem via e-post. Den som ville göra det kunde uppsöka sin arbetsplats på KMW även under nedstängningarna, men det var inte nödvändigt. När det gäller administrationen av advokatbyrån har den alltid skötts med hänsyn till den stora bilden. Kleos dokumenterar vem som bearbetar vad och när, samtidigt som det erbjuder hantering av deadlines. ”Jag kan se vilka uppgifter som redan har slutförts och vilka e-postmeddelanden som har skickats och jag kan när som helst enkelt se status för ett ärende – vi missar ingenting”, konstaterar Katharina Lieben-Obholzer. Samma sak gäller om hon befinner sig i rätten eller är på besök hos en klient – ytterligare en tillgång för advokaten. Det är mycket sällan som hon ses med en mapp under armen i rätten, ”vanligtvis har jag bara med mig min bärbara dator där jag kan hitta viktiga dokument mycket fortare – och jag behöver aldrig sakna en mapp”. Hon bibehåll den personliga kontakten med klienterna även under pandemin. Om klienterna önskade det erbjöd Katharina Lieben-Obholzer, i stället för den nu så utbredda videokonferensen, ett möte på byrån eller hos klienten – i enlighet med alla skyddsbestämmelser som gällde då. Katharina Lieben-Obholzer har intrycket av att många kollegor fortfarande föredrar att ha en egen server för advokatbyrån i stället för att använda molnet, oftast av gammal vana, och många saknar en bra förståelse för vad det verkligen innebär att arbeta i molnet. Säkerhetsproblem är praktiskt uteslutna. Data kan stjälas från en advokatbyrå precis som det kan från molnet, den enda skillnaden är att dessa data måste säkerhetskopieras på advokatbyrån för en oproportionerligt hög kostnad. ”För min del kan jag säga att jag tycker att det var en mycket smartare lösning att hitta en erfaren leverantör med en certifierad molnlösning. Det finns faktiskt inget bättre”, lägger advokaten till.

Vad är den största skillnaden jämfört med tidigare?

“Alla pappersmappar”, säger Katharina Lieben-Obholzer spontant.
“Idag har vi nästan inga papper alls på kontoret. Jag har en bra scanner på mitt skrivbord. Klienten kommer in med papper och går ut igen med sitt papper.”
Men det finns inga tomma bokhyllor på hennes kontor: Böckerna får finnas kvar – för den typen av papper finns det fortfarande tillräckligt med utrymme och behov.