Phương pháp kiểm toán linh hoạt giúp các nhóm kiểm toán nội bộ tăng cường hiệu quả, cải thiện tập trung vào trọng tâm, thúc đẩy cộng tác hiệu quả hơn, thúc đẩy truyền đạt có ý nghĩa và đáp ứng nhanh nhạy hơn nhu cầu của ban lãnh đạo và hội đồng quản trị. Thay đổi trong phương pháp kiểm toán này giúp các bộ phận kiểm toán nội bộ thúc đẩy tốt hơn sứ mệnh của họ là tạo và bảo vệ giá trị trong tổ chức.
Theo sau sự dẫn đầu của ngành công nghiệp phần mềm, các nhóm kiểm toán nội bộ đang nhanh chóng nhận ra giá trị của phương pháp tiếp cận linh hoạt. Do phương pháp kiểm toán truyền thống đã ăn sâu vào nghề kiểm toán nên việc thực hiện thay đổi phương pháp đòi hỏi sự hỗ trợ mạnh mẽ, cũng như sự thay đổi về tư duy và quy trình. Từ hơn 1.000 câu trả lời trên toàn cầu cho khảo sát TeamMate Audit Benchmark dành cho Kiểm toán nội bộ của chúng tôi, hơn 70 phần trăm người được hỏi cho biết họ đang có kế hoạch thực hiện hoặc hiện đang thực hiện phương pháp linh hoạt. Đại dịch toàn cầu đã thúc đẩy các nhóm có thể chưa sử dụng phương pháp linh hoạt tiến nhanh hơn nhằm ứng phó với bối cảnh rủi ro luôn thay đổi.
TeamMate + có các công cụ và khả năng giúp các nhóm kiểm toán trong hành trình trở nên linh hoạt hơn.
Liên tục cập nhật rủi ro
Rủi ro trở nên năng động hơn bao giờ hết trong thế giới đang không ngừng thay đổi. Bước đầu tiên khi áp dụng cách tiếp cận và tư duy linh hoạt là liên tục cập nhật môi trường rủi ro của bạn. TeamMate + có thể thu thập dữ liệu rủi ro từ nhiều nguồn để thông báo cho nhóm kiểm toán về những thay đổi trong hồ sơ và/hoặc xếp hạng rủi ro trước đây. Điều này giúp đội ngũ kiểm toán hiểu và ưu tiên các nhiệm vụ cần giải quyết.
Duy trì danh mục công tác kiểm toán ưu tiên trong quá trình đánh giá rủi ro
Trong một môi trường linh hoạt, danh mục sản phẩm và danh mục sprint là những yếu tố quan trọng. Trong bối cảnh thế giới kiểm toán, đánh giá rủi ro trong TeamMate+ thể hiện danh mục sản phẩm dưới dạng “danh mục công tác kiểm toán ưu tiên”. Các nhà quản lý kiểm toán (chủ sở hữu sản phẩm) xác định các dự án kiểm toán tiềm năng và tận dụng các đánh giá rủi ro liên tục để ưu tiên các dự án kiểm toán này dựa trên thông tin xếp hạng rủi ro mới nhất. Thông tin rủi ro này có thể đến từ các dự án đã hoàn thành hoặc các biện pháp tùy chỉnh khác bằng cách sử dụng API trao đổi dữ liệu TeamMate.
Việc liệt kê các dự án kiểm toán tiềm năng được xếp hạng và ưu tiên trong một khoảng thời gian được gọi là danh mục công tác kiểm toán ưu tiên và có thể được chuyển tiếp để tạo ra danh mục công tác kiểm toán ưu tiên liên tục.
Từ đây, các dự án kiểm toán được tạo ra dựa trên mức độ ưu tiên và xếp hạng rủi ro.
Quản lý sprint
Các bộ phận kiểm toán linh hoạt hiểu giá trị của việc phân chia toàn bộ cuộc đánh giá thành nhiều phần để hoàn thành trong một khoảng thời gian định sẵn được gọi là “sprint”. Sprint giúp các nhóm nhanh chóng đo lường thành công, sửa chữa những thiếu sót, tiếp nhận thông tin mới và liên quan, đồng thời xác định những khó khăn hoặc rào cản. Chu trình này dẫn đến những hiểu biết về kiểm toán kịp thời để có biện pháp quản lý nhanh chóng.
TeamMate+ giúp các nhóm kiểm toán nội bộ tổ chức công việc của họ thành các sprint .. Coi mỗi sprint như một thư mục chứa tất cả các mục cần hoàn thành trong quá trình đánh giá, chẳng hạn như mục tiêu, rủi ro, kiểm soát và thủ tục. Trong các buổi lập kế hoạch sprint cá nhân, nhóm scrum (trưởng nhóm kiểm toán) thu thập các mục từ danh mục sprint và quyết định khung thời gian hoàn thành bằng cách chỉ định các hạng mục cho một sprint cụ thể.
Hiểu ngữ cảnh bằng cách sử dụng phối cảnh phân cấp
Khi bạn đang xem xét các quy trình kiểm tra hoặc các vấn đề trong một cuộc kiểm toán linh hoạt, công cụ Phối cảnh trong TeamMate+ cho phép nhóm kiểm toán sắp xếp thông tin để có thể dễ dàng nhìn thấy thông tin phù hợp nhất với nhiệm vụ hiện tại.
Có thể định cấu hình phối cảnh “sprint view” bằng cách sử dụng phối cảnh phân cấp hiện có cho phép người quản lý kiểm toán (chủ sở hữu sản phẩm) xem nhanh các thư mục cho từng sprint riêng lẻ và có thể xem chi tiết:
- Trạng thái của quy trình kiểm tra
- Ngày đến hạn và ngày đến hạn đánh giá
- Kết quả kiểm tra
- Các vấn đề đặt ra liên quan đến các kiểm tra này
- Tài liệu hỗ trợ
Trình duyệt hoặc phối cảnh phân cấp ở trên cung cấp ngữ cảnh cho các quy trình kiểm tra đó. Phối cảnh phẳng cung cấp một cách nhanh hơn để chỉ tập trung vào các kiểm tra, rủi ro hoặc vấn đề.
Làm sắc nét tiêu điểm với phối cảnh phẳng và bộ lọc
Trong khi tích cực đánh giá hoặc ghi lại kết quả của các quy trình kiểm tra, người đánh giá hoặc người chuẩn bị muốn sử dụng cách nhanh nhất để điều hướng đến nhiệm vụ của họ. Đối với các quy trình kiểm tra, người đánh giá hoặc người chuẩn bị có thể sử dụng phối cảnh phẳng “quản lý kiểm tra” phẳng để bỏ qua các thư mục, rủi ro chính hoặc kiểm soát, kết hợp với sự lựa chọn các bộ lọc có sẵn cho mọi đối tượng hoặc cuộc kiểm toán.
Bằng cách tận dụng phối cảnh kết hợp với các bộ lọc, nhóm có thể nhanh chóng xem các thủ tục kiểm tra được chỉ định cho một sprint cụ thể và/hoặc một người dùng cụ thể, để nhanh chóng tập trung vào những phối cảnh này để tiếp tục làm việc hoặc để thảo luận trong quá trình đánh giá sprint.
Tạo điều kiện cho nhóm giao tiếp với các công cụ
Lập kế hoạch hàng ngày linh hoạt cần nhanh chóng và ngắn gọn để nhanh chóng truyền đạt tiến độ, kế hoạch và trở ngại. TeamMate+ sắp xếp bộ sưu tập công cụ đã chọn của bạn để giúp bạn theo dõi công việc và tiến độ của mình. Nó cũng cho phép các nhóm tận dụng sức mạnh của biểu đồ trong quá trình lập kế hoạch hàng ngày, tạo điều kiện giao tiếp và cộng tác.
Các nhóm có thể hiểu trực quan tiến trình thử nghiệm hoặc xác định các trở ngại, chẳng hạn như các yêu cầu tài liệu đã được gửi nhưng vẫn đang chờ phản hồi. Bằng cách lọc đơn giản cho cuộc đánh giá và sprint liên quan, các nhóm kiểm toán có thể tìm thấy tất cả các thông tin cần thiết cho buổi tổng kết hàng ngày của họ. Nhóm có thể tạo và sử dụng một số công cụ. Khi các công cụ được định cấu hình để phản ánh sự phân loại của bộ phận của bạn, cho dù bạn đang xem biểu đồ trang tổng quan hay xem xét tệp kiểm tra, mọi người đều nói cùng một ngôn ngữ. TeamMate+ cũng cho phép quản trị viên của bạn tạo các tiện ích URL tùy chỉnh, cũng như sử dụng các công cụ trực quan hóa dữ liệu khác để giao tiếp với nhóm của bạn.
Cộng tác hiệu quả cùng Theo dõi phản hồi
Việc hoàn thiện các khuyến nghị kiểm toán một cách kịp thời là rất quan trọng để duy trì giá trị mà các khuyến nghị này mang lại cho tổ chức. Trước đây, quy trình này đòi hỏi một số lượng đáng kể email và các cuộc họp để đạt được sự đồng thuận, dẫn đến quy trình không hiệu quả. Các nhóm linh hoạt cố gắng cải thiện nhịp độ kiểm toán bằng cách chuẩn bị danh mục công tác kiểm toán ưu tiên để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho công việc và phân chia công việc thành những sprint nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Cũng cần hoàn thiện phản hồi của ban quản lý đối với các đề xuất trước khi bắt đầu theo dõi vấn đề để duy trì nhịp độ này.
Với chế độ theo dõi phản hồi TeamMate+, nhóm kiểm toán và người dùng doanh nghiệp có thể cộng tác hiệu quả và hiệu quả hơn để hoàn thiện các vấn đề và đề xuất trong tất cả các giải pháp.
Đại dịch toàn cầu chỉ làm nổi bật nhu cầu nhanh chóng chuyển sang phương pháp linh hoạt của các tổ chức. Triển khai một phương pháp đánh giá nhanh là một quyết định chiến lược của Giám đốc kiểm toán nhằm đảm bảo rằng bộ phận kiểm toán nội bộ trở nên hiệu quả và năng động hơn, cũng như có vị thế tốt hơn để mang lại giá trị đồng thời hỗ trợ các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
Các nhóm kiểm toán linh hoạt có thể tận dụng các tính năng TeamMate+ này ngay hôm nay để trở nên linh hoạt hơn và tự tin hơn về chức năng phong phú hơn sắp ra mắt, cho phép bạn triển khai phương pháp linh hoạt và gia tăng giá trị cho tổ chức của mình.
Wolters Kluwer TeamMate tiếp tục dẫn đầu cuộc cách mạng kiểm toán dựa trên mối quan hệ lâu dài của chúng tôi với các chuyên gia kiểm toán nội bộ trong các ngành và trên toàn thế giới. Hãy truy cập khảo sát TeamMate Audit Benchmark về công tác Kiểm toán nội bộ để tìm hiểu thêm về cách các đồng nghiệp của bạn nhìn nhận bối cảnh hiện tại và tương lai của kiểm toán nội bộ.
