Le logiciel pour dématérialiser les assemblées générales, conseils
et toutes les instances de gouvernance des Mutuelles.
Focus sur 3 fonctionnalités de dématérialisation pour les Mutuelles
Quels sont les avantages de la dématérialisation pour les Mutuelles ?
Gain de temps
Vous simplifiez l’organisation de vos Assemblées Générales et de vos conseils.
Simplification
Avec le Board Portal vous simplifiez les interactions avec les administrateurs et sociétaires.
Sécurité
Vous optez pour une solution ultra sécurisée de vote en ligne et partage d’informations et de documents pour toutes les instances de votre mutuelle.
Demandez une démonstration de notre solution de dématérialisation d’instance
Liste des fonctionnalités à destination des Mutuelles
Organisation simplifiée des AG et conseils : Envoi de mails, sms et relances, suivi du Quorum et des participations, statistiques de participation, suivi du présentéisme, workflow de validation, invitation Agenda, déclaration des bénéficiaires effectifs
Envoi sécurisé des convocations en ligne en quelques clics : Génération automatisée des convocations et résolutions, contrôle de la délivrabilité, envoi des convocations par email ou par courrier (lettre simple ou recommandée), suivi du courrier LRAR, certificat d'envoi, envoi de mails de relance
Suivi automatisé et sécurisé du Quorum : Suivi du Quorum et des participations, relance des participants, envoi de mails, sms et relances, statistiques de participation, suivi du présentéisme
Vote et procuration électroniques sécurisés : Conformes aux recommandations CNIL 2019, Procuration électronique, suivi du Quorum et des participations, génération du procès-verbal et de la feuille de présence
Création d’un espace sécurisé pour les actionnaires, adhérents, administrateurs : Double authentification, consultation de l'ordre du jour, dépôt de candidatures, vote et procuration électroniques, vote à bulletin secret, consultation et annotation des documents, sécurisation des documents sensibles, accès depuis le navigateur d’un ordinateur, un mobile ou une tablette
Dématéralisez, sécurisez et simplifiez vos conseils, comités : Suivi du Courrier LRAR, procuration électronique, envoi de mails, de sms et de relances, Live Vote, Visio conférence, Webcast, vote à bulletin secret CNIL 2019, double authentification, sécurisation des documents sensibles
Organisation d’instances en visioconférence avec vote en temps réel : Contrôle de la délivrabilité, procuration électronique, Live Vote, visioconférence, webcast, double authentification, multi accès société
Gestion sous-traitée des votes ou procurations envoyées par courrier : Lettre T, réception des votes par courrier, réception des procurations par courrier, scan des documents, intégration automatique
Signature de la feuille de présence électronique : Signature via tablette, QR code compatible, Lecteur de QR Code (douchette, Smartphone / Tablette)
Dématérialisation du vote en présentiel : Vote en temps réel, depuis un smartphone ou une tablette, vote sécurisé, gestion des procurations
Organisation d’instances hybrides, avec une partie des participants en distanciel, l'autre en présentiel : Génération d'un pass avec QR code, suivi du présentéisme, visioconférence, vote en présentiel, vote en distanciel
Garantie de sécurité : Certificat d'envoi, piste d'audit, hébergement dédié, pentest annuel
Conformité à l'ensemble de la règlementation du RGPD : Piste d'audit, hébergement dédié, pentest annuel, confidentialité des données
Téléchargez ces statistiques au format Excel. Exportez les graphiques pour vos rapports.
Questions fréquentes sur la dématérialisation des instances des mutuelles
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Est-il possible de dématérialiser les AG de ma mutuelle?
La réponse se trouve dans vos statuts. Le recours à la visioconférence ou la consultation via vote électronique est généralement précisé dans ce document.
Si les statuts ne le permettent pas, il vous faudra organiser une assemblée générale exceptionnelle pour les autoriser. -
Quelles instances est-il possible d’organiser sur easyQuorum ?
Vous pouvez organiser toutes vos Assemblées Générales (ordinaire, exceptionnelle, Mixte) et toutes vos réunions de gouvernance (conseils d’administration, comités, etc...)
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Quelle solution de visioconférence puis-je utiliser pour les instances ?
Avec easyQuorum, vous pouvez intégrer les principales solutions de visioconférence : Teams, Zoom, Webex, etc. En fonction du nombre de participants, vous pouvez utiliser la fonction Visioconférence traditionnelle ou le Webinar.
Nouveau : vous pouvez intégrer toutes les nouvelles fonctionnalités Board au sein de Teams de Microsoft.
En savoir plus sur les offres AG et Board