La automatización como clave para una gestión eficiente en el recobro de deudas

Desde hace ya algún tiempo venimos observando como cíclicamente se producen aumentos significativos en la morosidad. Si bien esto supone un desafío para empresas y entidades bancarias, para los bufetes de abogados puede ser una situación en la que pueden brindar sus servicios tanto a aquellos que buscan recuperar la deuda como a los morosos que necesitan asesoramiento en la unificación de deudas o en la posibilidad de acogerse a la ley de la segunda oportunidad, por ejemplo.

En cualquiera de los dos casos, especializarse en estas materias implicará cuanto menos aumentar significantemente el volumen de expedientes a gestionar, por lo que lo más probable es que las herramientas y los procedimientos utilizados hasta el momento, resulten insuficientes para manejar el alto volumen de asuntos necesario para rentabilizar un negocio en el que la eficiencia resulta vital para ser competitivo, más todavía cuando las cuantías a reclamar son pequeñas. Es por ello por lo que muchas firmas deben reinventarse y rediseñar su funcionamiento en lo que a la gestión de estos asuntos se refiere.

Un proceso de recobro se inicia cuando el deudor ha incumplido con los plazos y términos establecidos en un contrato previo, lo que hace que el acreedor decida tomar medidas para recuperar el dinero adeudado.

La estrategia para iniciar el proceso puede estar compuesta de distintas acciones combinadas, como puede ser contactar directamente con el cliente mediante llamadas, carta certificada o correo electrónico para conseguir negociar un plan de pago o en caso contrario, iniciar un procedimiento judicial.

Estos procesos, a pesar de tener poca complejidad, sí pueden requerir de mucho esfuerzo en cuanto a dedicación de tiempo si no se dispone de las herramientas adecuadas, y es aquí donde cobra suma importancia la ayuda de la tecnología.

¿Alguien imagina tener que llamar uno a uno a cada deudor para hacer la reclamación?

¿O enviar un correo electrónico de manera individual a cada uno de ellos?

¿Cuánto trabajo nos llevaría preparar cientos de cartas indicado los importes adeudados?

Todas estas tareas son totalmente inviables a partir de cierto volumen, máxime si la cuantía de los importes a reclamar no es muy elevada. Solo existe una solución posible: el uso de herramientas informáticas.

Hoy en día la tecnología desempeña un papel crucial en el recobro de deuda y ofrece soluciones para automatizar procesos y tareas rutinarias y repetitivas para ser más eficientes y evitar el error humano, pudiendo enviar distintos tipos de comunicación, de manera masiva, en función de la fase del proceso en la que se encuentre el deudor, adaptando el enfoque según la situación.

De igual modo, los sistemas permiten actualizar el valor de la deuda, descontar pagos a cuenta, actualizar el importe de los intereses para que en cada comunicación con el deudor dispongamos del saldo actualizado.

Una automatización correcta y eficaz pasaría por:

• Uso de software especializado que permita gestionar de manera eficiente y automatizado el proceso de recobro.
• Carga automatizada de los datos de los morosos facilitados por el cliente.
• Definir reglas y flujos de trabajo para cada etapa del proceso. Esto ayudará a estandarizar tareas repetitivas y garantizar que se sigan los mismos pasos en cada caso.
• Crear plantillas de correo electrónico y/o cartas, para enviar comunicaciones automatizadas y recordatorios de pago a los deudores.
• Integrar el importe de la deuda en el sistema, preferiblemente de forma detallada y documentada. Esto permitirá automatizar el proceso de seguimiento de facturas impagadas y agilizar la identificación de los deudores teniendo el saldo actualizado antes de cada reclamación.
• Finalmente, si fuera necesario, iniciar el proceso legal correspondiente de forma masiva con el uso de plantillas definidas previamente en el sistema y todo un abanico de opciones de seguimiento procesal, entre las que se encuentran las siguientes:
  • Seguimiento de expedientes
  • Comunicación con el procurador
  • Gestión de notificaciones
  • Control de agenda
  • Control de señalamientos
  • Control de términos
  • Control de recuperación
  • Listados y estadísticas

En resumen, adaptarse a las nuevas dinámicas y aprovechar las opciones tecnológicas, garantiza una gestión más eficiente, mejorando la comunicación, previniendo errores y permitiendo una gestión eficiente en el recobro de deudas. Descubre cómo nuestro software puede ayudarte a automatizar todas las tareas implicadas en un proceso de recobro y mucho más: www.wolterskluwer.com/es-es/know/kmaleon-automatizacion


Cristina Rallo Titos
Major & Strategic Account Executive
Wolters Kluwer Legal Software España