Ante la disyuntiva de un software diseñado a medida para nuestra organización u otro existente en el mercado adaptado a los requerimientos del sector, la decisión dependerá directamente de si el desarrollador del software de gestión a medida forma parte integrante del equipo de nuestra organización.
Software a medida
Cuando nos disponemos a adquirir un programa de gestión de contenido inteligente, generalmente asumimos el coste de la licencia, el de la instalación, desplazamientos, dietas y, a lo sumo, el de formación a los usuarios. Ya tenemos nuestro sistema funcionando.
En la inmensa mayoría de las ocasiones nosotros mismos no vamos a tener ni el tiempo (nos dedicamos a otra cosa), ni los conocimientos (no somos expertos, ya que si no nos lo desarrollaríamos nosotros mismos) que necesariamente tiene quien ha desarrollado el producto para dar un soporte técnico posterior cuando surgen los errores de funcionamiento, de configuración, o cuando precisamos una adaptación a nuestros requerimientos. Y es entonces cuando nos damos cuenta que al coste total inicial conviene sumarle el de un mantenimiento evolutivo.
Por esta razón si tenemos en la empresa al programador que nos haya creado nuestro propio sistema de gestión, tendremos también el mejor soporte posible para solventar el resto de problemas que puedan surgir y su mantenimiento. En caso contrario, la adquisición de licencia para el uso de sistemas propiedad de terceros, adaptados a nuestras necesidades, y la contratación de su mantenimiento evolutivo, será la mayor garantía para no invertir un tiempo, del que generalmente no disponemos.
Software existente en el mercado
Gestionando, localizando y guardando con eficacia y rapidez nuestra información; consolidando un índice prácticamente nulo de pérdida o extravío de la informaciónimportante, y teniéndola relacionada y ordenada de forma rigurosa y automatizada, definitivamente ahorramos un valioso tiempo que podemos invertir en una más eficaz y productiva atención al cliente.
De hecho, incluso algunos sistemas de gestión de contenido están permitiendo el acceso a clientes consolidados a su propia información mediante zonas de intranet, dando así un paso más en la incorporación de la innovación en la prestación de servicios jurídicos, aportando una ágil, segura y transparente información y respuesta online a los clientes.
La sensación de tener la información ordenada, disponible y bajo control se traslada al cliente como percepción de un trabajo de calidad, puntual y transparente.
Ventajas de tu software licenciado: Cumplimiento normativo y deontológico
Los operadores jurídicos tenemos reforzadas obligaciones deontológicas y normativas muy relacionadas con el tratamiento de la información que realizamos de terceros, tanto por secreto profesional y confidencialidad, como en materia de prevención de blanqueo de capitales, como por protección de datos.
Los sistemas de gestión de contenido inteligente nos ayudan a cumplir de forma correcta y ordenada algunas de las medidas de seguridad de la información en materia de protección de datos (controles de acceso y tratamiento de la información, mantenimiento de los ficheros, destrucción de soportes, copias de seguridad, etc).
Guardar secreto sobre los hechos y documentos de los que tenemos conocimiento como consecuencia de una actuación profesional; custodiar con diligencia la documentación recibida del cliente y la originada durante las actuaciones y mantenerla disponible para su devolución a requerimiento del cliente al finalizar la relación, son algunas de las obligaciones deontológicas de secreto y confidencialidad que, con una ordenada gestión de la información que tratamos, podemos cumplir con mayor rigor y eficacia.
