Ser ágil es ser adaptable, receptivo y ágil. Con frecuencia se dice que ser ágil es la diferencia entre ser un gran superpetrolero y una pequeña lancha cuando se trata de cambiar de dirección o corregir el rumbo.
Los auditores y líderes de auditoría con mentalidad ágil admiten que no pueden predecir el futuro. Por lo tanto, como auditores, debemos trabajar de forma que podamos cambiar cómodamente de dirección para hacer frente a las incógnitas, la imprevisibilidad y la incertidumbre.
El principio fundamental es "probar y aprender". En lugar de dedicar mucho tiempo y esfuerzo a intentar predecir el futuro y equivocarse, los auditores con mentalidad ágil trabajan en partes más pequeñas. Esto permite al equipo de auditoría probar, aprender y corregir el rumbo según sea necesario para permitirles manejar cómodamente los eventos en un mundo impredecible.
La agilidad en la auditoría interna se ha afianzado en los últimos tres años, con muchos departamentos de auditoría interna experimentando con un enfoque más ágil para:
- La planificación de la auditoría (continua, no es un proceso anual)
- El diseño de equipos (equipos estables y centrados, no un Tetris de recursos (¡el juego!)
- La puesta en práctica de la auditoría (entrega periódica de la auditoría incremental, no en las etapas o el final de la auditoría)
¿Le parece interesante? Si es así, ¿cuál es la mejor manera de comenzar?
Según mi experiencia de ayudar a numerosos departamentos de auditoría interna a trabajar de forma más ágil, aquí detallo mis consejos sobre la mejor forma de empezar.
Consejo N.1: Piense en grande, empiece de a poco y aprenda rápido
Pensar en grande, empezar de a poco y aprender rápido: este es un mantra ágil que quizá ya conozca. Pensar en grande es el primer paso, y significa que hay que empezar por el "por qué". ¿Cuál es su motivo imperioso para querer ser más ágil? Debe ser ambicioso con su visión. Si los demás miembros de la organización comprenden lo que se pretende conseguir al trabajar de forma más ágil, es más probable que lo acepten y apoyen. Al comunicar una visión convincente y las métricas de alto nivel asociadas para el éxito, todos comprenderán plenamente las razones del cambio o el "por qué". Ser ágil es un medio para alcanzar un fin, así que sea claro en lo que prevé optimizar como resultado de trabajar de una manera más ágil. (Un buen punto de partida es: mejor, más rápido, más feliz).
Aunque no hay nada malo en pensar a lo grande, lo mejor es empezar poco a poco a la hora de implantar formas de trabajo más ágiles. Para consequir más probabilidades de éxito, tendrá que empezar con una auditoría piloto. Un equipo estable y centrado y una auditoría, y luego una restricción para mantenerlos así durante la duración del piloto. Un equipo de auditoría con mentalidad ágil divide el trabajo de auditoría en ciclos semanales o quincenales (Sprints). Al final de cada ciclo, el equipo revisa y comparte con las partes interesadas lo que se ha hecho, lo que se ha aprendido y lo que debe abordarse a continuación. Incluso podrían redactar y compartir el informe de auditoría de forma gradual a medida que avanzan. Son estos sistemas de retroalimentación rápida los que nos permiten aprender y compartir sobre la marcha, y no al final de la auditoría. Esto reduce de manera radical las sorpresas al final y, por tanto, el tiempo total empleado, en especial en la elaboración de informes.
Desde allí, aprenderá rápidamente lo que funcionará y lo que no. El contexto es clave en esta situación. No existe un tamaño único para todos. Haga más de lo que le funciona y menos de lo que no. Para muchos auditores internos, el aumento de la agilidad es un viaje de varios años más que un cambio rápido.
Consejo N.2: Vertical, No Horizontal
Cuando piense en su auditoría piloto (recuerde... empiece con algo pequeño), vaya verticalmente a través de la organización en lugar de horizontalmente. Tome una franja vertical a través de la organización y comience con su Auditor Interno a cargo. Según el tamaño de su organización, incluya también a los directores de auditoría, a los gerentes de auditoría senior y a los auditores líderes, hasta llegar al nivel de equipo. El apoyo y la orientación desde la administración directiva son fundamentales para el éxito. Esto garantiza que no termine con la agilidad solo a nivel de equipo o de entrega de auditorías. En su lugar, asegúrese de que el piloto de auditoría ágil incluya el liderazgo sénior y se extienda verticalmente por su organización.
Consejo N.3: Equipos centrados en la estabilidad y más duraderos
Los equipos pequeños son los pilares de una forma de trabajo ágil. El principio de los equipos estables y de mayor duración es absolutamente clave para trabajar de forma más ágil. En el pasado, los departamentos de auditoría interna solían dividir a los auditores entre varias auditorías, lo que daba lugar a frecuentes cambios de contexto. El cambio de contexto es una práctica de auditoría inútil e ineficaz que puede perjudicar el enfoque del auditor interno. En el caso de la mayoría de los auditores internos, si se les da el lujo de concentrarse, harán las cosas más rápido y de manera mucho más eficiente. Al fin y al cabo, los auditores son trabajadores del conocimiento que realizan un complejo trabajo cerebral. El enfoque los ayuda a ofrecer mayor valor y relevancia.
Es también importante mantener intacto al equipo. No cambie a las personas que entran y salen de la auditoría. En su lugar, reúna a los miembros adecuados del equipo, determine cuáles de ellos trabajan mejor juntos y equilibre los conjuntos de habilidades para construir un equipo estable y duradero. Este enfoque no solo proporciona una mejora espectacular de la eficiencia, sino que los auditores internos también se sienten más implicados y comprometidos.
Consejo N.4: Invite - No imponga
Invite — no imponga — es un principio básico desde la perspectiva del cambio de comportamiento. Desea voluntarios genuinos, verdaderos, no aquellos que son “voluntarios obligados”. Esa es una diferencia importante. Los auténticos voluntarios que deseen trabajar de forma más ágil lo adoptarán con entusiasmo por el trabajo y estarán intrínsecamente motivados para intentarlo, en lugar de los que se ven obligados a participar y ofrecen resistencia al respecto. Si está en una posición de liderazgo, apoye y anime a los voluntarios para el piloto de auditoría ágil. Al hacerlo, les dará seguridad para experimentar.
Además, lleve con usted a un voluntario de sus prácticas profesionales o de la función de control de calidad. Su ayuda y apoyo animará a los auditores a intentar probar cosas nuevas. También aprenderán potencialmente cómo mejorar la metodología de auditoría para activar una mayor agilidad.
Consejo N.5: Capacitación ágil (en el contexto de AI, no TI)
Como formador y coach especializado en agilidad en Auditoría Interna, no es de extrañar que lo anime a formar a uno o varios auditores del departamento para que capaciten y ayuden a su equipo, o a otros, a adoptar formas de trabajo más ágiles. El hecho de que las personas adquieran un conocimiento profundo de la mentalidad y las herramientas ágiles mejorará significativamente su capacidad para adaptarse con éxito a trabajar de una manera más ágil en todo el ciclo de vida de la auditoría y le permitirá evitar algunos de los escollos más comunes. De nuevo, solicite voluntarios para realizar la capacitación o formación y amplíe sus conocimientos ágiles a todo el departamento (por supuesto, con más voluntarios).
Conclusión
Incluso antes de la pandemia, existía la tormenta perfecta para la Auditoría Interna. Los auditores se han visto sometidos a una presión cada vez mayor para hacer más con lo que tienen y, al mismo tiempo, realizar un trabajo de mayor valor y relevancia. La mentalidad y las herramientas ágiles que adoptan muchos departamentos de auditoría interna son cada vez más importantes para su supervivencia. Y en este entorno actual vertiginoso, en el que los auditores internos deben moverse a la velocidad del riesgo, trabajar de forma más ágil será una gran ayuda para lograrlo.
Es sencillo comenzar. Use un enfoque ágil para adoptar el trabajo en de una forma más ágil. Evolución, no revolución. Piense en grande, empiece de a poco y aprenda rápido.
