Jogtár® SDB Saját Adatbázis

Úgy érzi, hogy a szervezet belső szabályzatainak kezeléséből többet ki lehetne hozni? Hatékonyabbá tenné a jelenlegi szabályzattár nyilvántartását? Újragondolná a szabályzatokhoz kapcsolódó folyamatokat? Olyan funkciókkal látná el, amiket a Jogtár felülete kínál? Ismerje meg a Jogtár® SDB Saját Adatbázis szolgáltatást, amely a különböző szervezetek, cégek, önkormányzatok igényeit fedi le. Építsen fel szervezete, önkományzata számára egyedi, belső Jogtárat!

Miért fontosak a belső szabályzatok?

Akár önkormányzatról van szó, akár állami, vagy magán tulajdonú cégről, a működéshez kapcsolódó belső szabályzatok megléte alapkövetelménynek számít, hiszen közvetlen hatással vannak a működésükre, az egyes feladatokra és intézkedésekre.

A leggyakoribb kihívások a belső szabályozások nyilvántartásában, kezelésében

• Több tárhelyen találhatók meg a szabályzatok. Megnehezíti egységes kezelésüket, egy adott folyamat vagy intézkedés szabályozása a társosztályok számára nehezen fellelhető.
• Nem egységes szerkezetben érhetők el. Előfordulhat, hogy a dokumentumok szkennelt formátumban találhatók, a módosítások pedig különálló dokumentumokként jelennek meg. Mindez megnehezíti a keresést, a korábbi időállapotú szövegek visszakeresését, a különböző időállapotú szövegek összehasonlítását. 
• Problémát jelent a belső szabályzatok naprakészen tartása. Ha több tárhelyen találhatók meg a szabályzatok, a jogi felülvizsgálatuk, ellenőrzésük, jogszabályi megfelelőségük biztosítása nehézkessé válhat. A nem hatályos dokumentum pedig egy ellenőrzés során bírságot, szankciókat is maga után vonhat.
• Nem tölti be funkcióját. A nehezen elérhető szabályzatok megnehezítik a megismerésüket és alkalmazásukat a munkavállalók számára, csökkentik a szabályzatok szervezeten belüli szabályozó erejét, a szabálykövetési hajlandóságot, veszélyeztetve az egész szervezet szabályozottságát, megfelelőségét.
• Nincs kapcsolat a különböző jogi dokumentumok között. A különálló szabályzattárak nem támogatják a munkafolyamatok során alkalmazandó nemzeti vagy EU-s jogszabályokkal való munkát, illetve a jogi adatbázissokkal való összekötésük sem megoldható. 

Jogtár® SDB Saját Adatbázis: egyénre szabható belső szabályzattár digitális megoldással 

A Jogtár® SDB Saját Adatbázis szolgáltatással olyan komplex eszközt kap kézhez a szervezet, önkormányzat, amellyel csökkentheti az adminisztrációs terheket, megspórolhatja a különböző belső szabályzatok frissítésének idejét, biztosíthatja a szabályzatok jogszabályi megfelelését - belső Jogtárat építhet fel, szakértői segítséggel.

Hogyan támogatja a Jogtár® SDB Saját Adatbázis a belső adatbázis megvalósítását?
​

• Belső joganyagok kezelése egységes felületen: a szervezet, önkormányzat belső dokumentumai, joganyagai egyetlen felületre kerülnek.
• Dokumentumok egységes szerkezetben: a dokumentumok egységes szerkezetben jelennek meg, tehát egy joganyag az eredeti szöveget követő minden módosítást tartalmaz. Adott időállapotot megnyitva a változó és változott bekezdések megjelölésre kerülnek. 
• Jogszabályok és belső joganyagok közötti átjárhatóság: a saját joganyagok a magyar és EU-s joganyagokkal közös felületen érhetők el. A belső joganyagokban lévő egymásra, illetve más joganyagokra mutató hivatkozások kattintással megnyithatók, így a kapcsolódó dokumentumokban lévő információk könnyen elérhetők.  
• Adatbázis gondozása, frissítése: a szolgáltatásnak az adatbázis-építés mellett annak folyamatos naprakészen tartása, hatályosítása is a része. 
• Egyéni igényekre szabható adatbázis: kiválaszthatja a feldolgozandó dokumentumok körét, azok kezdő időállapotát, a mellékletek beszúrásának módját, a közzétételi felületeket, a felületekhez történő hozzáférési jogosultságokat, a kezdőlap felépítését, a rendszerezés, csoportosítás módját, az adatbázis frissítésének gyakoriságát, átfutási idejét. 
• Egyszerű riportkészítés: a szabályzatok, rendeletek kapcsán végzett felülvizsgálatok munkaigénye jelentősen csökkenthető a folyamatosan frissített adatbázisnak, a keresési, a jegyzetelési és a csoportmunka lehetőségeknek köszönhetően. A működést rendszeresen ellenőrző felügyeleti szervek és hatóságok munkáját meggyorsíthatja a szervezet, önkormányzat, könnyebben előkészülhet egy ellenőrzésre, illetve önellenőrzéseket végezhet.

A Jogtár® SDB Saját Adatbázis előnyei

• Adminisztratív terhek csökkenése: Ügyfeleink belső joganyagot kezelő munkatársainak kizárólag a módosítás megalkotásával, vagyis a valódi szakértői munkával kell foglalkozniuk. A módosító szöveg átadása után az egységes szerkezetbe foglalást, a felületeken történő átvezetést, a szervezet, önkormányzat számára történő elérhetővé tételét mi végezzük.  
• Online elérhetőség: a belső joganyagok bárhol, bármikor naprakészen elérhetők online. 
• Gyors keresés: gyorsan és egyszerűen lehet keresni, több szempont szerint is a teljes adatbázisban és az egyes dokumentumokban. A keresési találatok tovább szűkíthető találati listában jelennek meg (évszám, kibocsátó stb.), a dokumentumon belül tartalomjegyzék segíti a navigálást, illetve a dokumentumok keresést támogató metaadatokkal egészülnek ki. 
• Felhasználóbarát felület: a belső joganyagok könnyen áttekinthető, egységes formátumban tartalomjegyzékkel jelennek meg.
• Egyéni és csoportmunkát támogató funkciók: A szabályzatokhoz, rendeletekhez fűzhető jegyzeteket meg lehet osztani szervezeten vagy csoporton belül a munkatársakkal, mely akár egy dokumentum módosításának előkészítése során, a munkatársak figyelmének felhívására vagy az értelmezést segítő kiegészítések hozzáadására is használható.  

Miért válassza a Jogtár® SDB Saját Adatbázis szolgáltatást?

Bővíthető megoldás

A szolgáltatást úgy alakítottuk ki, hogy további digitális megoldásokkal tudja bővíteni a szervezete jogszabályi megfelelését támogató ökoszisztémát.
Legal Monitoring szolgáltatás

• Változáskövető szolgáltatás
• Navigátor szolgáltatás
• Iratmintatár
• Complist szoftver és Dokumentumfigyelő modul

Belső szabályzattár gyorsan, egyszerűen

A szabályzattár használatához oktatást biztosítunk. Az adatbázis megvalósításának az ideje a belső szabályzatok mennyiségétől függ, átlagosan 2-3 hónapot vesz igénybe.

Folyamatos frissítés

A Jogtár® SDB Saját Adatbázis nem csupán az aktuális piaci kihívásokra ad választ, hanem folyamatos a fejlesztése is. A fejlesztések eredményeként megjelenő új funkciók összhangban vannak az ügyfelek igényeivel, biztosítják a hatékonyabb, eredményesebb munkát. 

Nézze meg a Jogtár® SDB Saját Adatbázis bemutatóról szóló videónkat, amelyben részletesen megismerheti a szolgáltatás előnyeit!