페레로 & 팀메이트+ 감사솔루션

정시에, 일정대로 진행

감사 팀은 2년 전에 TeamMate AM에서 TeamMate+로 전환해야 할 필요성을 확인했으며 추가 작업과 위기로 인한 복잡한 문제에도 불구하고 이를 계속하기로 결정했습니다. 감사 팀은 프로젝트에 5주를 할당하고 감사자가 새로운 시스템을 파악할 수 있도록 했습니다.

팀은 TeamMate AM 사용에 영향을 미치는 몇 가지 문제를 해결할 때까지 최신 시스템의 전체 기능을 활용할 수 없다는 사실을 깨달았기 때문에 2020년까지 업그레이드를 연기했었습니다. 감사 팀은 시스템을 최대 용량으로 사용한 적이 없다는 것을 알고 리스크 라이브러리를 개선하고 개발하기를 원했습니다. 라브리치오사는 새롭게 다시 시작하고 싶었습니다.

또한 감사 팀은 2020년 1월에 외부 품질 평가를 거치고 그로부터 인사이트를 얻기 전에는 소프트웨어를 변경하기를 꺼렸습니다. 감사 팀은 2020년 3월에 IT 소프트웨어 및 프로세스를 새로 교체하기로 합의했습니다. 새로운 팬데믹과 원격 작업 및 더 빠른 보고에 대한 새로운 요구로 인해 이 전환의 긴급성이 높아졌습니다.

“마지막 시스템 관련 문제는 일부 지역에서 서버와 연결이 느리고 우리가 지원과 관련하여 IT 팀에 의존했다는 것입니다. 우리는 클라우드에서 호스팅되는 솔루션이 이런 문제에 도움이 되기를 바랐습니다. 전 세계 어디에서나 일관되면서 지원을 받을 수 있는 솔루션이 필요했습니다.”라고 라브리치오사는 말합니다. “우리는 리스크 라이브러리를 검토하고 일반적으로 제로에서 다시 설정해야 했습니다. 그래서 새 소프트웨어로 깔끔하게 시작할 수 있었습니다.”

시간이 부족했습니다. 팀은 5주를 할당하고 팀 전체가 참여하여 모든 사람이 자신감을 갖고 시스템 작동 방식과 사용 방법을 이해할 수 있기를 원했습니다. 팀이 다음 회계 연도를 위한 작업을 시작하고 완전히 새로운 시스템에 대한 계획을 감사할 수 있도록 준비가 되어 있어야 했습니다.

팀의 주요 요구 사항은 더 원활하고 간단한 사용자 경험과 “체계의 사각 지대” 문제를 방지하는 더 크고 결합된 효율성이었습니다. “우리가 과거에 감사자가 현장에서 Word 문서를 사용하기로 선택한 다음, 사무실로 돌아와서야 시스템에 업로드하는 것을 발견했기 때문에 한 가지 핵심 목표는 시스템의 유용성이었습니다.”라고 그룹 내부 감사 팀의 선임 IT 감사자인 아이작 돈코(Isaac Donkoh)는 말합니다.

“또 다른 변화의 주요 동인은 TeamMate+가 제공한 새로운 보고 기능이었습니다. 구성의 유연성도 도움이 되었습니다. 차원을 설정하고 우리가 원하는 방식으로 작동하도록 시스템을 구성하는 것이 얼마나 쉬운지 즉시 확인할 수 있었습니다.”라고 그는 덧붙입니다.

라브리치오사도 동의합니다. “우리의 과제는 다른 모든 조직에서 동일하지 않던 기존의 감사 수행 방식에 맞게 시스템을 조정해야 한다는 것이었는데, 잘 조정되었습니다.”

구현 전후의 설문조사는 사용자 참여와 사람들이 새로운 시스템을 사용하는 방식에서 수치가 크게 증가했음을 보여 줍니다. 또한 응답자들은 탐색하기 쉽다고 평가합니다.

“작업 문서의 기능은 정말 유용하며 문서화 절차가 간단하기 때문에 쉽게 사용할 수 있습니다.”라고 돈코는 말합니다. “이제 우리가 문제의 진행 상황을 보고하고 문서화하는 데 포괄적으로 동일한 시스템을 사용할 수 있기 때문에 보고 기능은 가장 큰 이점 중 하나입니다.”

전체 구현이 팬데믹 초기 단계에서 이루어진 것이 팀의 관리자가 원래 예상했던 것이 아닐 수도 있지만 덕분에 사람들은 집에서 시스템을 사용하는 방식을 즉시 테스트할 수 있었습니다. “TeamMate+로의 마이그레이션은 우리가 코로나19 위기로 인해 발생한 요구 사항에 대응하는 방식에 실질적인 영향을 주었습니다.”라고 라브리치오사는 말합니다. “가장 필요할 때 일관성을 유지하면서 우리에게 필요한 더 많은 유연성을 실현하는 데 도움이 되었습니다.”