Hvordan avholde styremøter og generalforsamlinger fra hjemmekontoret
Lovens § 6-19 sier at hovedregelen for styrets saksbehandling er at dette skjer ved fysisk møte. Men styrets leder kan bestemme at saker forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte, f.eks. pr. video eller telefon. Styreleder skal sørge for at medlemmene i størst mulig grad er samlet ved behandlingen.
Loven stiller intet krav om at en bestemt type saker skal behandles i møte, men jo mer komplisert og betydningsfull en sak er, dess viktigere er det at den behandles i møte. Tidsaspektet er også viktig i vurderingen av om saksbehandlingen er betryggende; haster det med å få en sak behandlet og det er vanskelig å få samlet styremedlemmene til vanlig møte, kan styrebehandling utenfor møte lettere anses som betryggende i lovens forstand.
Styrebehandlingen skal varsles på hensiktsmessig måte og med nødvendig frist. Det er ingen minstekrav i loven, men normalt skal innkallingen nå frem til styremedlemmene slik at de har rimelig tid til å sette seg inn i saksdokumentene på forhånd. Bestemmelsen er likevel ikke til hinder for at styret i ekstraordinære tilfeller holder møte med kort varsel.
Generalforsamling
I 2017 ble det bl.a. mulig å avholde både ordinær- og ekstraordinær generalforsamling uten å måtte sende innkalling på forhånd og avholde et formelt møte. Aksjeloven § 5-7 har en unntaksregel som gir adgang til forenklet behandling. Forutsetningene for dette er at samtlige aksjeeiere samtykker i saksbehandlingsmåten og at daglig leder og eventuell revisor er gitt anledning til å uttale seg om behandlingsmåten og samtykker i denne for alle saker som fremgår av generalforsamlingsprotokollen.
Denne behandlingsmåten er særlig praktisk i små selskaper med få aksjeeiere.
Loven sier ingen ting om hvordan saksbehandlingen skal foregå; den kan skje via e-post, sirkulering av dokumenter eller telefon, men den stiller forholdvis strenge krav til generalforsamlingsprotokollen, jf lovens § 5-7a.
Det må fremgå av protokollen at generalforsamlingen avholdes etter § 5-7, og at både aksjeeiere og daglig leder og eventuell revisor samtykker i at den enkelte sak får forenklet behandling. Videre skal det det totale antall stemmer og antallet stemmer for og imot det aktuelle vedtaket fremgå. Vanligvis har én aksje én stemme.
Protokollen skal dateres, underskrives av styrets leder og sendes samtlige aksjeeiere.
Digital signering
I 2017 ble aksjeloven også endret slik at protokollene fra generalforsamlinger og styremøter kan signeres digitalt. Foretaksregisteret godtar også innsending av digitalt signerte dokumenter. Les om vår digitale signeringsløsning, Capego SmartSign, ved å klikke her.
I vårt Dokumentprogram finner du dokumentmaler for styrebehandling og ordinær og ekstraordinær generalforsamling som oppfyller aksjelovens formelle krav enten det avholdes i møte eller som beskrevet ovenfor.
