Ved å ta i bruk en tjeneste for digital signering forenkler og effektiviserer du signeringsprosessen for dokumentene dine. Men hvordan skriver man under digitalt?
I dag blir det stadig mer vanlig å skrive under dokumenter digitalt. Det gjør først og fremst administrasjonen enklere, ettersom alle som skal skrive under kan gjøre det uansett hvor de befinner seg.
Enklere når maler og informasjon er lagt inn på forhånd
For å gjøre arbeidet så enkelt og effektivt som mulig, er mye klargjort på forhånd når et nytt dokument skal signeres.
En digital signeringsprosess starter vanligvis med at man først oppretter et formål for dokumentet ut fra en mal, for eksempel årsregnskap, revisjonsberetning eller oppdragsbrev. Deretter synkroniseres automatisk informasjon om det aktuelle selskapet som er lagt inn på forhånd, som adm.dir. og styret – enkelt og greit de som skal signere.
Deretter justeres informasjonen. For eksempel kan det være at noen undertegnere må legges til eller fjernes. Dokumentet som skal signeres lastes opp. Deretter sendes det ut til de aktuelle partene.
Også beskjeden som skal gå ut til partene kan være lagt inn på forhånd, for å sikre at man ikke glemmer noe.
Verifisering for økt sikkerhet
Signeringen skjer via BankID, eller tilsvarende e-signingeringsløsninger, for høyest mulig sikkerhet. Det er også vanlig å ha tilleggsverifisering for å øke sikkerheten ytterligere. En ekstra verifisering kan for eksempel fungere slik at den som skal signere, får tilsendt en kode på SMS. På den måten tilføyer man et ekstra sikkerhetslag.
Arbeidsflyter gjør det enkelt å følge signeringsprosessen
Når dokumentet er sendt ut opprettes det en arbeidsflyt der man kan følge prosessen, samt se historikk og hvem som gjør hva. Når alt er underskrevet avsluttes arbeidsflyten. Det gir en god oversikt fra start til slutt.
Lurt å tenke fremover
I dag finnes det mange ulike løsninger som tilbyr digital signering. Det mange kunder etterspør er digital signering integrert med arbeidsprosessen og oppgaven som skal gjøres, som for eksempel ved gjennomføring av et årsoppgjør. Ved å ha det integrert sparer brukeren tid og kan jobbe mer effektivt, og en behøver ikke å bytte mellom ulike vinduer og taste inn lik informasjon flere ganger.
