Accountancy Challenges - E-invoicing en AI: een (r)evolutie in jouw accountancykantoor

Prompt 1: “Ik heb binnenkort een afspraak met een potentiële klant. Kan je hun website analyseren (plaats hier de URL) en mij 10 gerichte vragen geven voor ons eerste gesprek?”

Een nieuwe klant binnenhalen? Dat vereist een goed begrip van hun uitdagingen, noden en doelstellingen. Door hun website grondig te analyseren kan een accountant concrete vragen voorbereiden die niet alleen het gesprek kunnen sturen, maar ook proactief inspelen op hun behoeften. Wedden dat je een onvergetelijke eerste indruk maakt?

Prompt 2: “Ik wil graag hulp bij mijn employer branding. We zijn een boekhoudkantoor en zijn op zoek naar nieuwe medewerkers. Kan je me eerst tien vragen stellen om mij en ons bedrijf beter te leren kennen, zodat je me efficiënter kan ondersteunen bij het aantrekken van geschikt personeel?”

Omwille van het nijpende personeelstekort in onze sector, winnen employer branding en profilering steeds meer aan belang. Zeg nu zelf: je wil het juiste talent kunnen aantrekken, toch? Door duidelijk te communiceren over jouw DNA en verhaal, kan je je branding verbeteren én trek je kandidaten aan die zich herkennen in je visie en waarden. Win-win!

Wist je dat …

… Het cruciaal is om verantwoordelijk met de gevoelige data van je klanten om te springen? Hoewel AI-ontwikkelaars heel wat beveiligingsmaatregelen treffen, blijft er een risico op het gebied van cybersecurity, data security en privacy bestaan. Wees dus erg waakzaam over de persoonlijke, financiële of andere gevoelige informatie die je deelt.

Prompt 3: “In de bijlage vind je vijf facturen/documenten. Kun je alle informatie uit de documenten halen en in een tabel plaatsen? Als de tabel compleet is, maak er dan een
spreadsheet van die ik kan downloaden. Gebruik de volgende kolommen:

a. Kolom 1: Factuurnummer
b. Kolom 2: Bedrag excl. Btw
c. Kolom 3: Btw-bedrag
d. Kolom 4: Bedrag incl. btw”

Stel je voor: je moet je tijd als accountant niet meer besteden aan manuele invoering. Mooi, toch? Facturen handmatig verwerken kan immers erg tijdrovend en foutgevoelig zijn. Dankzij AI versnel je deze manuele en inefficiënte processen aanzienlijk, met als resultaat? Meer tijd voor je klanten! Zorg er wél steeds voor dat je je informatie dubbelcheckt. AI is immers ook niet altijd foutloos.

Prompt 4: “In de bijlage vind je de visa-uitgaven van september 2024. Kan je alle Facebook-gerelateerde facturen eruit filteren (bijvoorbeeld aangeduid als Facebook, Meta, FB, Paypal FB, etc.) en de bedragen vergelijken met de overige Facebook-facturen van september 2024? Zo kunnen we zien welke facturen we nog missen.”

Alle uitgaven bijhouden kan een enorme uitdaging zijn, en dan vooral wanneer ze verschillende benamingen hebben. Artificiële intelligentie kan deze gegevens in jouw plaats sorteren en filteren, zodat je met een paar muisklikken de ontbrekende facturen opspoort en wegwerkt.

Prompt 5: “Je bent een social media copywriter (voor LinkedIn-posts) voor ons boekhoudkantoor. We willen professioneel, maar informeel overkomen naar ondernemers. De posts hebben twee doelen: (1) klanten en potentiële klanten informeren over de laatste fiscale wijzigingen en (2) potentiële kandidaten enthousiasmeren om bij ons te solliciteren. Gebruik maximaal 2 emoji’s per post en schrijf op B1-leesniveau.”

Je kan er niet langer omheen: social media speelt een steeds grotere rol in business. De manier waarop accountants communiceren met klanten en (toekomstige) medewerkers is namelijk cruciaal om je boodschap juist en doelgericht over te brengen. Van de juiste tone-of-voice tot de geschikte stijl: met AI haal je gratis een copywriter in huis.

Wist je dat …

… Je een AI-tool best als een stagiair of trainee kan beschouwen? Dit betekent dus dat je je AI-systeem kritisch zult moeten opleiden. Is je vraag niet scherp of eenduidig? Dan zal het antwoord dat evenmin zijn. Experimenteer in een veilige omgeving, investeer voldoende tijd in het proces, zodat je beter leert begrijpen wat AI kan - en hoe je dat potentieel benut.

Prompt 6: “In de bijlage vind je een CSV-export uit het Billit-account van klant X met alle verkoopfacturen. De klant verkoopt IT-consultancy, zowel rechtstreeks aan ondernemers als via onderaanneming. Kan je een analyse maken en een taartdiagram opstellen dat per klant laat zien hoeveel procent van de totale omzet zij vertegenwoordigen? Zo kunnen we controleren of hij niet te afhankelijk is van één specifieke klant.”

Dankzij artificiële intelligentie kan je in een mum van tijd verschillende data verzamelen en visualiseren, zodat jij ze meteen kunt analyseren, interpreteren en vertalen naar je klanten. Op die manier vormt AI een nuttige assistent, terwijl jij nog steeds de teugels strak in de hand houdt.

Prompt 7: “Ik heb een e-mail ontvangen van een klant met de volgende inhoud: (plaats hier de e-mail). Hoe kan ik hierop een professioneel en vriendelijk antwoord formuleren? Voor de context: de klant weigert de factuur van kwartaal drie te betalen, ondanks de geleverde diensten.”

Moeilijke gesprekken met klanten - en dan vooral wanneer het om betalingen gaat - kunnen spanningen en misvattingen veroorzaken. Zeker wanneer de communicatie via schriftelijke kanalen gebeurt. AI kan in dergelijke gevallen fungeren als jouw sparring partner en je helpen bij het opstellen van een verhelderend, professioneel en diplomatiek antwoord.

Prompt 8: “Kan je de tone of voice analyseren van de website (plaats hier de URL)? Ik wil deze tone of voice gebruiken in mijn ChatGPT-account, zodat alle teksten consistent in dezelfde stijl worden geschreven.”

Communiceren is één ding. Maar consistent communiceren? Dat is pas écht belangrijk! Een consistente manier van communiceren, met een heldere stijl en een persoonlijke tone-of-voice, is immers cruciaal om een duidelijk verhaal te brengen en een professionele uitstraling te garanderen. AI kan je hier enorm bij helpen.

Prompt 9: “In de bijlage vind je een screenshot van een ingescand document dat ik van een klant heb ontvangen. Kan je alle informatie uit dit document omzetten naar tekst en vervolgens exporteren naar een Word-bestand?”

Documenten handmatig overtypen? Dat is écht niet meer van deze tijd. Niet alleen is dit tijdrovende karwei enorm inefficiënt en saai, het is ook nog eens zeer foutgevoelig. Artificiële intelligentie kan ingescande documenten razendsnel omzetten in bruikbare tekst. De enige vraag die er dan nog rest: wat ga jij met al die vrijgekomen tijd doen?

Prompt 10: “Dit laatste antwoord in ChatGPT was perfect. Welke prompt had ik vanaf het begin moeten gebruiken om exact dit antwoord te krijgen zonder omwegen?”

We geven het toe: soms kost het je meerdere prompt-pogingen om tot het gewenste resultaat te komen. Het is daarom erg belangrijk om duidelijk te communiceren met je AI-tool - al dan niet door hem feedback te vragen! Door de juiste vragen te stellen en elkaar beter te leren kennen, zal AI steeds sneller het meest accurate en behulpzame antwoord kunnen geven.

Wist je dat...

... je met slimme "prompt engineering" veel meer uit AI-tools kan halen? Prompt engineering is simpel gezegd de kunst om de juiste opdrachten te geven om betere resultaten te krijgen. Zie het als het zorgvuldig wikken van je woorden om je ongelofelijk slimme, doch ietwat letterlijke vriend te begeleiden.

Zo zijn er technieken als reverse prompting (je laat AI het resultaat analyseren om zo je opdrachten scherper te leren formuleren) , few-shot prompting (je geeft AI een paar voorbeelden om uit te leren) en chain-of-thought prompting (je splitst je opdracht op in kleinere delen).

Deze technieken helpen je niet alleen sneller resultaten te halen, maar kunnen ook leiden tot slimmere, meer doordachte antwoorden van de AI.

Je ziet het meteen: met de juiste prompts en tools kan je als accountant flink wat manuele werkzaamheden minimaliseren. En bovendien héél wat tijd en efficiëntie winnen. Vergeet echter niet dat artificiële intelligentie slechts ter ondersteuning dient. Niet andersom. Wees dus waakzaam over de data die je met een GenAI-systeem deelt en vertrouw nooit blindelings op de output van artificiële intelligentie. Zo blijf jij als accountant te allen tijde de controle behouden en gebruik je AI op een kritische - en juiste - manier die past bij jou en je kantoor.

We hopen dat je via onze Accountancy Challenges en blog geïnspireerd bent en klaar bent om zelf aan de slag te gaan met artificiële intelligentie en prompting. Succes!