Accountancy Challenges – E-invoicing et intelligence artificielle : une (r)évolution dans votre bureau d’expertise comptable

Invite 1 : « J’ai bientôt un rendez-vous avec un client potentiel. Peux-tu analyser son site web (indiquez l’URL ici) et me donner 10 questions ciblées pour notre premier entretien ? »

Convaincre un nouveau client de faire appel à vous ? Cela nécessite une bonne compréhension de ses défis, de ses besoins et de ses objectifs. En analysant minutieusement le site web du client potentiel, un expert-comptable peut préparer des questions spécifiques qui permettront, d’une part, de guider la conversation et, d’autre part, de répondre de manière proactive aux besoins du client. On parie que vous ferez une première impression mémorable ?

Invite 2 : « Je cherche de l’aide pour mon employer branding. Nous sommes un bureau d’expertise comptable et nous cherchons de nouveaux collaborateurs. En guise de préparation, peux-tu me poser 10 questions pour apprendre à mieux nous connaître, mon entreprise et moi, ce qui nous aidera à attirer des collaborateurs qui nous correspondent ? »

En raison de la grave pénurie de personnel dans notre secteur, l’employer branding et le profilage ne cessent de gagner en importance. Nul doute que vous cherchez vous aussi à attirer des talents qui vous ressemblent pour renforcer votre entreprise. En communiquant clairement votre ADN et votre historique, vous améliorez votre branding et vous attirez des candidats qui s’identifient à votre vision et à vos valeurs. Tout le monde y gagne !

Saviez-vous que…

… vous devez absolument traiter les données sensibles de vos clients de manière responsable ? Bien que les développeurs des outils d’IA déploient de nombreuses mesures de sécurité, des risques subsistent en matière de cybersécurité, de sécurité des données et de confidentialité. Faites donc preuve de la plus grande prudence lorsque vous partagez des informations personnelles, financières ou d’autres informations sensibles.

Invite 3 : « En annexe, tu trouveras 5 factures/documents. Peux-tu extraire toutes les informations des documents et les placer dans un tableau ? Lorsque le tableau sera complet, fais-en une
feuille de calcul que je pourrai télécharger. Utilise les colonnes suivantes :

a. Colonne 1 : Numéro de facture
b. Colonne 2 : Montant hors TVA
c. Colonne 3 : Montant de la TVA
d. Colonne 4 : Montant TVA incluse »

Imaginez que vous ne deviez plus consacrer votre temps à des tâches d’encodage manuel… C’est le rêve de tout expert-comptable, n’est-ce pas ? En effet, le traitement manuel des factures peut prendre beaucoup de temps et être source d’erreurs. Grâce à l’IA, vous accélérez considérablement ces processus manuels inefficaces. Le résultat ? Vous avez davantage de temps pour vos clients ! Attention : vous devrez toujours vérifier les informations, car l’IA commet parfois des erreurs, elle aussi.

Invite 4 : « En annexe, tu trouveras les dépenses Visa de septembre 2024. Peux-tu filtrer toutes les factures liées à Facebook (par exemple, mentionnant Facebook, Meta, FB, Paypal FB, etc.) et comparer les montants avec les autres factures Facebook de septembre 2024 ? Nous verrons ainsi quelles sont les factures manquantes à ce stade. »

Garder une trace de toutes les dépenses peut être un énorme défi, surtout lorsqu’elles sont enregistrées sous des dénominations diverses. L’intelligence artificielle peut trier et filtrer ces données pour vous. Il vous suffit alors de quelques clics pour repérer et écarter les factures manquantes.

Invite 5 : « Tu es copywriter pour les réseaux sociaux (publications LinkedIn) de notre bureau d’expertise comptable. Nous voulons que notre communication à l’intention des entrepreneurs soit à la fois professionnelle et informelle. Les publications ont 2 objectifs : (1) informer les clients et clients potentiels des derniers changements fiscaux et (2) inciter les candidats potentiels à postuler chez nous. Utilise maximum 2 émoticônes par publication et écris pour un niveau de lecture B1. »

Les réseaux sociaux jouent un rôle toujours plus important dans le monde des entreprises, au point d’être devenus incontournables. La manière dont les experts-comptables communiquent avec les clients et les (futurs) collaborateurs est cruciale pour faire passer correctement un message ciblé. Grâce à l’IA, bénéficiez des services d’un copywriter gratuitement et assurez-vous que le ton est juste et le style approprié.

Saviez-vous que…

… vous avez tout intérêt à considérer l’outil d’IA comme un stagiaire ? Cela signifie que vous devrez former votre système d’IA et utiliser ses contributions en faisant preuve d’esprit critique. Votre question n’est pas claire ? Elle prête à confusion ? Dans ce cas, la réponse ne sera pas claire non plus. Apprenez à vous servir des outils d’IA dans un environnement sûr et investissez suffisamment de temps dans le processus afin de mieux cerner le potentiel de l’IA et de comprendre comment l’exploiter.

Invite 6 : « En annexe, tu trouveras un export au format CSV du compte Billit du client X avec toutes les factures de vente. Le client vend des services de consultance informatique, tant en direct à des entrepreneurs qu’en sous-traitance. Peux-tu faire une analyse et établir un diagramme circulaire montrant le pourcentage du chiffre d’affaires total que représente chaque client ? Nous pourrons ainsi vérifier que notre client X n’est pas trop dépendant d’un client en particulier. »

Grâce à l’intelligence artificielle, vous pouvez collecter et visualiser différentes données en un rien de temps, ce qui vous permet ensuite de les analyser, de les interpréter et de les transposer en conseils pour vos clients. L’IA se profile ainsi comme un assistant utile, tandis que vous gardez le contrôle des opérations.

Invite 7 : « J’ai reçu un e-mail d’un client. Son contenu est le suivant : (copiez l’e-mail ici). Comment puis-je formuler une réponse professionnelle et cordiale ? Voici le contexte : le client refuse de payer la facture du troisième trimestre, en dépit des services fournis. »

Les échanges difficiles avec les clients – surtout lorsqu’il est question de paiements – peuvent être source de tensions et de malentendus. C’est d’autant plus vrai lorsque la communication se fait par écrit. Dans de tels cas, faites de l’IA votre sparring partner et laissez-la vous aider à rédiger une réponse professionnelle et diplomatique permettant de clarifier la situation.

Invite 8 : « Peux-tu analyser le ton employé sur le site web (indiquez l’URL ici) ? Je veux utiliser ce ton dans mon compte ChatGPT afin que tous les textes soient rédigés conformément à ce style. »

Communiquer est une chose. Mais communiquer de manière cohérente, c’est une tout autre histoire ! Et pourtant, la cohérence de la communication est cruciale. Communiquer avec cohérence, dans un style clair et en appliquant un ton personnel est votre meilleure garantie d’être réellement compris et de montrer votre professionnalisme. Pour y parvenir, l’IA peut vous être très utile.

Invite 9 : « En annexe, tu trouveras une capture d’écran d’un document scanné que j’ai reçu d’un client. Peux-tu convertir toutes les informations de ce fichier en texte, puis les exporter vers un document Word ? »

Ne nous dites pas que vous transcrivez encore manuellement les documents… Il existe désormais des solutions tellement plus efficaces. Recopier des documents manuellement est une tâche terriblement chronophage et ennuyeuse, sans compter que le risque d’erreur est particulièrement élevé. L’intelligence artificielle est capable de convertir en un clin d’œil des documents scannés en texte utilisable. La seule question qui se pose encore est la suivante : mais qu’allez-vous bien pouvoir faire de tout ce temps libéré ?

Invite 10 : « Cette dernière réponse de ChatGPT était parfaite. Quelle invite aurais-je dû utiliser dès le début pour obtenir exactement cette réponse, sans détours ? »

Admettons-le : il faut parfois élaborer plusieurs invites avant de parvenir au résultat souhaité. C’est pourquoi il est essentiel de communiquer clairement avec votre outil d’IA, et même de lui demander du feed-back ! Apprenez à poser les bonnes questions d’une part, et aidez l’outil à mieux vous connaître d’autre part. Vous obtiendrez ainsi des réponses toujours plus précises et plus utiles, et ce, toujours plus rapidement.

Saviez-vous que…

… une ingénierie de requête intelligente vous permet de tirer beaucoup plus des outils d’IA ? En termes simples, l’ingénierie de requête (ou ingénierie des invites – prompt engineering en anglais) est l’art de formuler les demandes au mieux afin d’obtenir de meilleurs résultats. Il s’agit en quelque sorte de choisir très précisément vos mots afin d’aiguiller la réponse de votre assistant. En effet, s’il est merveilleusement intelligent, il est aussi dénué de toute capacité d’interprétation.

Il existe ainsi des techniques telles que le reverse prompting (vous laissez l’IA analyser le résultat afin d’apprendre à formuler vos demandes avec davantage de précision), le few-shot prompting (vous donnez à l’IA quelques exemples desquels s’inspirer) et le chain-of-thought prompting (vous divisez votre demande en plusieurs parties).

Ces techniques vous permettent non seulement d’accélérer le processus, mais aussi d’obtenir des réponses plus intelligentes et plus pertinentes de la part de l’IA.

On le voit tout de suite : moyennant l’élaboration d’invites précises et l’utilisation des bons outils, les experts-comptables peuvent s’épargner une bonne partie des tâches manuelles. À vous les économies de temps, et donc le gain d’efficacité ! N’oubliez toutefois pas que c’est l’intelligence artificielle qui doit être à votre service. Et non l’inverse. Faites donc preuve de prudence lorsque vous partagez des données avec un système d’intelligence artificielle générative et ne vous fiez jamais aveuglément aux résultats de l’IA. Ce faisant, c’est vous, en tant qu’expert-comptable, qui gardez le contrôle en tout temps. Vous avez ainsi la certitude d’utiliser l’IA selon des méthodes à la fois critiques et correctes, qui respectent vos principes et ceux de votre bureau.

Nous espérons que nos Accountancy Challenges et notre article de blog vous apportent une bonne dose d’inspiration et que vous êtes désormais prêts à expérimenter vous-mêmes les possibilités de l’intelligence artificielle et l’art des invites. Bonne chance !