Een algemene vergadering (AV) op afstand kon vroeger ook al maar dan moesten de statuten dat toelaten. Een wet van 20 december 2020 heeft die hindernis weggenomen: de beslissing om een AV fysisch of digitaal te laten doorgaan ligt volledig bij het bestuursorgaan.
Op afstand
Het bestuursorgaan moet in de oproeping tot de algemene vergadering een “heldere en nauwkeurige beschrijving” maken van de procedures met betrekking tot de deelname op afstand. Het doel daarvan is uiteraard te vermijden dat aandeelhouders door technische vereisten niet kunnen deelnemen.
De nieuwe regeling geldt voor alle vennootschapsvormen (BV, NV, CV). Ook voor VZW’s en iVZWs. Voor genoteerde vennootschappen verandert er niets, net als voor vennootschappen die werden opgericht vóór 1 mei 2019 én die hun statuten (nog) niet aanpasten. Daar kan een algemene vergadering op afstand dus enkel als de statuten dat voorzien.
Er zijn slechts 2 eisen voor de geldigheid van de tool die u gebruikt voor de algemene vergadering op afstand:
- Voorwaarde 1: de vennootschap moet de identiteit (en de hoedanigheid) van de aandeelhouder kunnen controleren
Het volstaat dat de vennootschap kan verifiëren of de persoon die zich aandient effectief is wie hij/zij beweert te zijn en of hij/zij de hoedanigheid van aandeelhouder heeft. Er moet daarvoor geen gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel geïnstalleerd worden. Als er slechts een beperkt aantal aandeelhouders zijn, dan kan dat zelfs in een eenvoudige conference call. Ook via communicatietools zoals Teams, Zoom en Skype kan de controle van de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouder heel eenvoudig gebeuren. - Voorwaarde 2: de aandeelhouder moet rechtstreeks, gelijktijdig en ononderbroken kennis kunnen nemen van de besprekingen tijdens de vergadering
De aandeelhouder moet dus kunnen deelnemen, maar ook actief participeren, vragen stellen en een stem uitbrengen. De tool moet dus realtime communicatie in twee richtingen toelaten.
Fysisch aspect
Elke algemene vergadering, ook die op afstand, heeft toch altijd een fysisch aspect. De leden van het bureau moeten altijd fysisch deelnemen aan de vergadering. En ook als op de vergadering een authentieke akte moet geregeld worden (bijvoorbeeld een inbreng), dan moeten de betrokken personen fysisch aanwezig zijn.
Bron: De Vennootschap (Jaargang 37, februari 2021), het praktijkgericht tijdschrift voor vennootschappen in monKEY.
