Financiële instellingen moeten jaarvergaderingen houden zodat stakeholders betrokken worden bij de besluitvorming binnen het bedrijf. Raden van bestuur en commissies vergaderen regelmatig en deze vergaderingen zijn essentieel voor het afhandelen van juridische zaken, rapportage over prestaties en het bespreken van belangrijke beleidskwesties.
Ook de jaarvergadering, die elk jaar binnen zes maanden na het einde van het financiële jaar (meestal 31 december) plaatsvindt, is een belangrijk moment voor bedrijven. De meeste vergaderingen vinden plaats in de periode van 15 april tot en met 30 juni. Tijdens jaarvergaderingen kunnen aandeelhouders over belangrijke zaken discussiëren en stemmen, zoals de benoeming van nieuwe leden van de raad van bestuur, fondsenwerving of beslissingen over salarissen van het hogere management.
Bedrijven in de financiële sector moeten zich aan strenge maatregelen op het gebied van gegevensbeveiliging en extra transparantie- en openheidsregels houden om aandeelhouders te helpen weloverwogen beslissingen te nemen. Bedrijven moeten regelmatig financiële overzichten publiceren en alle belangrijke gebeurtenissen rapporteren die van invloed kunnen zijn op de toekomstige prestaties van het bedrijf. Het kiezen van het juiste kanaal om informatie en documenten te delen is cruciaal voor de organisatie.
Om deze belangrijke vergaderingen te organiseren, moet er een goed geolied systeem worden opgezet ter ondersteuning van de bedrijfsjuristen die hiervoor verantwoordelijk zijn. Het managen van deze vergaderingen is extra complex als de aandeelhouders zich niet allemaal in dezelfde geografische regio bevinden.
Digitaliseringstools kunnen vooral handig zijn tijdens de volgende 3 fasen:
- De vergadering voorbereiden
Tijdens het voorbereiden van een bestuurs- of jaarvergadering hebben bedrijfsjuristen vaak te maken met steeds terugkerende en tijdverslindende taken: het samenstellen van de volledige lijst van deelnemers en hun contactgegevens, het voorbereiden van uitnodigingen, het valideren van aanwezigheid door controle van deelname, het beheer van volmachten en machtigingen, het delen van documenten met aandeelhouders en de samenwerking met de raad van bestuur, accountants, auditoren enzovoort mogelijk maken voor het opstellen van de resoluties.
De huidige technologie biedt mogelijkheden om de voorbereiding van bedrijfsvergaderingen te stroomlijnen en optimaliseren door middel van centrale platforms met handige functies:- Dashboards: met lijsten van deelnemers voor elke vergadering en bevestiging van hun aanwezigheid.
- Automatische verzending van uitnodigingen: de uitnodigingen worden automatisch gegenereerd op basis van uw sjabloon en elektronisch verzonden. Het was nog nooit zo eenvoudig om de deadlines voor het verzenden van uitnodigingen te halen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Centrale opslag van documenten: eenvoudige en veilige opslag van alle documenten op elk moment, met individuele toegangsrechten
- Taakworkflows: voor het gezamenlijk opstellen of bewerken van documenten met interne partijen, met individuele toegangsrechten voor extra beveiliging. Het opstellen van documenten kan verder worden geoptimaliseerd met behulp van generieke sjablonen voor uw bedrijf, die direct in het platform beschikbaar zijn.
- Online omgeving voor deelnemers met mogelijkheden voor:
- Genereren en verzenden van machtigingen
- Toegang tot juridische en financiële documenten die u met de deelnemers hebt gedeeld
- Stellen van schriftelijke vragen.
- De vergadering houden
Een passende vergaderzaal vinden, materiaal voorbereiden voor de sprekers en documenten rondsturen, stemmen verzamelen en controleren... Dit zijn allemaal tijdrovende taken voor juristen die voor stress kunnen zorgen, vooral rond jaarvergaderingen. Online of hybride vergaderingen kunnen de oplossing zijn! Met een digitale oplossing voor bestuurs- en jaarvergaderingen biedt u de raad van bestuur, aandeelhouders en de juridische afdeling een geheel nieuwe ervaring.
Dankzij online vergaderingen kan iedereen, ongeacht geografische locatie of tijdzone, deelnemen. Hierdoor stijgt het aantal deelnemers, waardoor het quorum eenvoudiger wordt bereikt
Deelnemers kunnen in een speciale online omgeving de vergadering live bekijken, documenten openen die u met hen hebt gedeeld, deelnemen door schriftelijke vragen te stellen en live stemmen over resoluties. Dezelfde voordelen zijn beschikbaar voor personen die de vergadering fysiek bijwonen: zij kunnen online stemmen via hun mobiele telefoon.
Als organisator hebt u een eigen omgeving waarin u de stemming en de vragen van de deelnemers in real time kunt bekijken. Beveiliging en transparantie van de stemming is gegarandeerd en u loopt niet langer het risico op fouten als gevolg van het handmatig tellen van stemmen. Dit bespaart veel tijd en stress!
- Follow-up en rapportage van de vergadering
Zodra de vergadering voorbij is, moeten er nog een aantal stappen worden uitgevoerd: de rapportage over deelname en stemming, het opstellen van notulen, die door verschillende partijen moeten worden ondertekend, en het versturen van alle documenten naar de betrokkenen
Ook hiervoor bieden digitaliseringsoplossingen voor bestuurs- en jaarvergaderingen zoals easyQuorum handige functies:- Documentsjablonen die automatisch worden gevuld met gegevens die worden opgehaald uit het platform.
- Genereren van rapportages over deelname en online stemmingen.
- Elektronische ondertekening van documenten.
Tools voor het digitaliseren van vergaderingen zijn de beste oplossing voor het stroomlijnen van steeds weer terugkerende processen bij het organiseren van bestuurs- en jaarvergaderingen en om nauwkeurigheid en transparantie tussen het bedrijf, alle leden van de raad van bestuur en externe aandeelhouders te garanderen. U voorkomt fouten en ontbrekende gegevens en biedt het management van het bedrijf hoogwaardige rapportages.
