Gemiddeld ontvangen Belgische professionals zo’n 60 e-mails per dag, waarvan er slechts 25 nuttig zijn. En ondanks heel wat initiatieven en tools, stijgt dat aantal nog met 3% per jaar. Dat is best veel. Ook de advocatuur blijft niet gespaard. Met het steeds toenemende aantal e-mails, groeit ook de behoefte aan gestroomlijnd e-mailbeheer. Hoe vermindert u nu de tijd in uw mailbox en verkrijgt u meer tijd voor uw juridisch werk? Met deze tips en inzichten spaart u per dag minstens 30 minuten mailen uit.
1) Gebruik een Outlook-add in
Door het gebruik van een Outlook add-in kan u snel en gemakkelijk briefwisseling verwerken. Een add-in of plug-in biedt u extra efficiëntieopties binnen uw e-mailomgeving. Zo laat de Outlook add-in van Kleos, beheersoftware in de cloud, u bijvoorbeeld toe om mails en hun bijlagen rechtstreeks te bewaren in het juiste dossier in Kleos. U verzendt e-mails vanuit Outlook, maar met gebruik van alle elementen van het dossier die via de add-in ter beschikking zijn. Zelfs documenten zet u met één klik om in een pdf als bijlage.
2) Voeg e-mailmodellen toe aan uw mailprogramma
Implementeer e-mailmodellen, of ook gekend als e-mailtemplates, in uw programma. Modellen laten u toe om vaak terugkomende briefwisselingen te hergebruiken. Hoe vaak gebruikt u dezelfde formulering bij de communicatie naar de rechtbank of uw cliënt? Of bij de overmaking van een dagvaarding aan de gerechtsdeurwaarder? Om nog maar te zwijgen van alle facturen en rappels die u uitstuurt… Dankzij e-mailmodellen worden de gegevens uit uw dossier worden automatisch ingevuld op de juiste plaatsen van uw mail.
Kleos voorziet meerdere aanpasbare modellen die u dagelijks in uw mailverkeer kan gebruiken. Heeft u toch nog een model nodig dat niet in het basispakket zit? De Kleos-consultants maken met plezier uw gepersonaliseerde templates op.
3) Laat u ondersteunen door een tool
Voor de solist of klein kantoor zonder administratief personeel is een tool een absolute game changer. U kent uw vak, beheert uw dossiers (digitaal) en staat uw cliënten ten dienst. Maar wat als uw e-mail- en dossierbeheer nu eens perfect verweven kunnen worden in één pakket? Twee vliegen in een klap dankzij Kleos. U hoeft ook niet meer te wisselen tussen uw e-mailprogramma en Kleos. Bedenk u eens hoeveel kliks u uitspaart…
