De Vlaamse balies kiezen met Kleos voor een toekomstgericht digitaal dossierbeheer

Efficiënt werken en dit ten dienste van hun leden, staat bij de Vlaamse balies steeds centraal. Voor de opvolging van hun interne dossiers gebruikten ze reeds geruime tijd een dossierbeheerapplicatie. Door snelle technologische ontwikkelingen en nieuwe mogelijkheden voldeed het programma niet meer aan de behoeften. Samen met Diplad zochten ze naar een oplossing. De keuze viel op Kleos van Wolters Kluwer. We bevroegen een aantal stakeholders van de balies Antwerpen, Limburg en West-Vlaanderen en Diplad over het waarom van dit project, over hun ervaring bij de implementatie en de eerste resultaten. 

Nood om een digitaal traject voor de Vlaamse Balies op te starten

Karen De Punt, Directeur Balie Antwerpen, geeft aan hoe het dossier in 2020 in een stroomversnelling kwam: “Het dossierbeheerprogramma waar de Vlaamse balies voordien mee werkten, voelde verouderd aan en had zijn beperkingen. De opzet van het programma leidde dagelijks tot frustraties en efficiëntieverlies bij onze medewerkers en werkte een digitaal dossierbeheer niet in de hand. Er circuleerden al langer ideeën om het dossierbeheerprogramma te herbekijken, doch toen in maart 2020 de coronapandemie uitbrak, kwam alles in een stroomversnelling. Telewerk werd verplicht maar was niet geheel mogelijk voor onze medewerkers.”
 
Op vraag van de Vlaamse balies bevroeg Diplad verschillende aanbieders. “Na diverse productvoorstellingen, kozen de balies unaniem en met veel enthousiasme voor Kleos, het product van Wolters Kluwer. We voelden aan dat dit programma het beste aansloot bij de noden en de gebruikers van de balies.” 

Van nood tot project

Als technische partner voor de verdere digitalisering van OVB van de Vlaamse balies, werd Annick Vercraeye, Algemeen secretaris Diplad, kort daarna gevraagd om verschillende softwareleveranciers aan te spreken en werden demo’s georganiseerd. De medewerkers van de balies kozen unaniem voor de dossierbeheersoftware Kleos. Deze keuze werd begin oktober 2020 bevestigd door de stafhouders van de balies: de beslissing voor een uniforme implementatie van Kleos aan de 8 Vlaamse balies was een feit.

De financiering van het project werd met de Orde van Vlaamse Balies en de stafhouders besproken: het nieuwe dossierbeheerssysteem zal deel uitmaken van de IT-dienstverlening van Diplad aan de OVB, dit naar analogie met het vorige dossierbheerprogramma. Eens alle beslissingen genomen en de overeenkomst opgemaakt en getekend, gingen ze bij Diplad van start. 

“Begin november 2020 was de kick-off meeting met Francis Balcaen (Lead Technology Product Manager Kleos), Karen De Punt, aangesteld als SPOC voor de 8 balies, en voor Diplad met Michel Beaucourt voor de technologische opvolging en mezelf voor de administratie en financiën.” vertelt Annick Vercraeye.

Op de agenda stond: migratie van de gegevens uit de oude applicatie naar Kleos, bespreking van de configuratie van Kleos op maat van de balies, koppeling met de digitale authentieke bron van advocaten en voorbereiding en timing van de uitrol van de applicatie aan de balies. Er werd binnen de werkgroep naarstig gewerkt, vergaderd, overlegd, gediscussieerd en beslissingen werden genomen.
Na een zo goed als vlekkeloos parcours is begin april 2021 balie provincie Antwerpen overgeschakeld naar Kleos, alle andere balies volgden zonder veel problemen, met als laatste balie Brussel op 17 mei 2021. 

Kleos, maar met een configuratie voor het secretariaat

De balies hadden nood aan een nieuw dossierbeheerprogramma dat een efficiënte behandeling van de dossiers waarborgt. De versie van Kleos waarmee de balies werken is gebaseerd op de bestaande advocatensoftware en werd verder ontwikkeld op maat van de specifieke secretariaatswerking. De baliesecretariaten beschikken nu over een modern en vlot hanteerbaar systeem. De intuïtieve opbouw laat toe dat ook medewerkers die de applicatie niet dagelijkse gebruiken er toch vlot mee kunnen werken. 
 
Meester Rik Crivits, Stafhouder van de Balie West-Vlaanderen stelt: “Met de balie West-Vlaanderen zetten we, nu nog meer dan voordien, in op een volledig digitale dossierverwerking. Mede dankzij 'Kleos voor Outlook' kunnen mails in no time worden toegevoegd aan het juiste dossier. Het 'doorgeefluik' in Kleos biedt heel wat mogelijkheden om andere gebruikers toe te laten onderling documenten uit te wisselen met het oog op nazicht, aanpassing, digitale ondertekening, ... zonder dat hiervoor afzonderlijk e-mailverkeer is vereist. Via de configuratie kunnen de key users heel wat instellingen en documenten beheren, zodat een aanpassing op maat van de specifieke interne noden mogelijk is zonder tussenkomst van de helpdesk. Kortom, Kleos is een welgekomen werkinstrument voor de balies.”

Hoe verliep een en ander op het terrein?

Meester Luc Vanderputte, Stafhouder van de Balie Limburg, vat de implementatie en reacties van de medewerkers Priscilla en Daan als volgt samen: "Op het secretariaat van Balie Limburg kunnen we terugblikken op een geslaagde implementatie van Kleos. Er werd hard uitgekeken naar dit moment en door de goede opvolging en begeleiding van Mw. De Punt (SPOC voor de balies), Mw. Isabel Roose en Mw. Van De Kerkhove (beiden Software Advisor Kleos) is alles vlekkeloos kunnen verlopen. Ook de migratie van gegevens, oude dossiers e.d. die in het oude systeem zaten, heeft zonder enig probleem plaatsgevonden.

Enkele efficiënte opleidingen (op afstand) hebben onze medewerkers op het juiste pad gebracht, waardoor men nu feilloos de Balie kan voorzien van een nog betere service, en ervaart men een veel overzichtelijkere manier van werken.

Enkel tevreden gezichten dus bij Balie Limburg, waar we maar wat blij zijn met deze technologische vooruitgang. We hopen dat de balies samen met Kleos, op lange termijn blijven streven naar een innovatieve baliewerking, zodat we op een constante basis efficiënte dienstverlening en een aangename werkomgeving kunnen blijven creëren."

Sterke samenwerking leidt tot groot resultaat

Het stroomlijnen van de bestaande processen, de migratie van heel wat data en dat in een zeer strak tijdsbestek was een echt huzarenstuk. Annick Vercraeye vat het als volgt samen: “Dankzij de inzet en gedrevenheid van de medewerkers van Kleos, de balies en Diplad is dit project gerealiseerd binnen de vooropgezette timing en binnen het budget, met bijzondere dank aan Francis Balcaen (Wolters Kluwer) en Karen De Punt (directeur provincie Antwerpen): zonder hen stonden we niet waar we vandaag staan.“