Zo begint u eraan:
Medewerkers zelf onveilige situaties (bijna-ongevallen, incidenten, onveilige handelingen, …) laten aangeven is niet eenvoudig. Met deze stappen bent u aardig op weg om het veiligheidsbewustzijn te verhogen en meldingen te stimuleren.
1. Leg uit wat de bedoeling is van veiligheidsmeldingen en leid medewerkers op in het gebruik van het veiligheidsmeldingensysteem.
Voorzie een opleiding waarin u de doelstellingen van het meldingssysteem uitlegt. Belicht ook de technische kant: toon en oefen(!) hoe medewerkers observaties moeten invoeren, bijvoorbeeld door foto’s te nemen of informatie in te voeren.
2. Benadruk steeds opnieuw dat het systeem niet bedoeld is om iemand de schuld te geven, maar om tot een verhoogde veiligheid voor iedereen te komen.
Een systeem van veiligheidsmeldingen technisch en organisatorisch perfect opzetten is niet het volledige verhaal. Medewerkers moeten zich in de eerste plaats vrij voelen om meldingen te doen.
3. Zorg ervoor dat ook contractoren (derden) in staat zijn en aangemoedigd worden om veiligheidsmeldingen te doen.
Werkt uw bedrijf met contractoren? Stimuleer hen dan ook om onveilige situaties te melden. Als u enkel focust op de eigen medewerkers ziet u mogelijks bepaalde onveilige situaties en gedragingen over het hoofd. Lees meer over het
aanmoedigen van meldingen door derden.
4. Ga aan de slag met de veiligheidsmeldingen.
Meldingen van veiligheidsproblemen zijn bedoeld om de risico-inventarisatie en -evaluatie (RIE) te versterken en om tot meer veiligheid te komen. Vergelijk deze nieuwe indicatoren dus met reeds bestaande indicatoren zoals arbeidsongevallencijfers.
5. Start met een pilootproject dat voor een vooraf bepaalde tijdsduur loopt en evalueer het veiligheidsbewustzijn.
Zorg ervoor dat u tijdens en na het pilootproject antwoord hebt op onderstaande vragen:
- Maken medewerkers gebruik van het systeem? Hoeveel procent van de medewerkers deed minstens één melding? Wat is het gemiddelde aantal observaties per medewerker?
- Indien het systeem niet gebruikt wordt: waarom niet? Zijn de instructies misschien niet duidelijk? Of zijn er gewoon weinig onveilige situaties en handelingen te melden?
- Hoe ervaren medewerkers het inbrengen van veiligheidsmeldingen in het gebruikte systeem? Verloopt dit proces snel en gebruiksvriendelijk?
- Omvat een melding voldoende gegevens of data? Zijn de meldingen waardevol?
- Zijn er verschillen tussen groepen medewerkers? Wordt er bijvoorbeeld minder gemeld tijdens de nachtdienst? Doen bepaalde groepen minder mee en zo ja, waarom?
Het doel van risicomeldingen
Het doel is uiteraard dat de veiligheid erop vooruitgaat dankzij het systeem van veiligheidsmeldingen. Daar kan best wel wat tijd overheen gaan omdat u de meldingen eerst inhoudelijk moet onderzoeken en daarna pas de nodige verbeteringsmaatregelen kunt nemen.
Veiligheidsmeldingen ten opzichte van incidenten
Staat uw meldingssysteem op punt en wordt het goed gebruikt? Dan kunt u de resultaten interpreteren.
Vergelijk het aantal meldingen met andere indicatoren, zoals hier met het aantal incidenten. Wat zijn de resultaten en hoe interpreteert u die?
- Veel meldingen + weinig incidenten: dit kan betekenen dat veiligheidsmeldingen snel worden opgepikt en veiligheidsmaatregelen snel worden doorgevoerd. Let wel: de vele meldingen moeten relevant blijven en oog hebben voor nieuwe gevaren en risico’s!
- Weinig meldingen + veel incidenten: dit betekent meestal dat er te weinig meldingen zijn om gevaren en risico’s op te sporen. Daardoor blijft het aantal incidenten hoog.
- Veel meldingen + veel incidenten: het aantal meldingen zit goed, maar de kwaliteit ervan niet. De ingevoerde meldingen bieden onvoldoende inzicht in gevaren en risico’s. Let op: het is ook mogelijk dat de meldingen inhoudelijk in orde zijn, maar dat er geen actie wordt ondernomen door het management om gevaren en risico’s aan te pakken.
- Weinig meldingen + weinig incidenten: dit is waarschijnlijk de meest ideale situatie, die aangeeft dat het veiligheidsbeleid op zo’n hoog niveau staat dat er nog maar weinig onveilige situaties en handelingen kunnen worden gemeld.
Auteur: Michiel Sermeus
Bron: Enablon, “5 Best Practices for a Successful Safety Observations Program”
Meer weten over veiligheidsbewustzijn? Snel naar senTRAL, de databank voor al uw HSE-informatie.
