Wanbetalers, vroeg of laat krijgt elke onderneming ermee te maken. Om cashflowproblemen te vermijden, is het van belang dat u kort op de bal speelt. Maar hoe pakt u debiteuren kordaat en toch klantvriendelijk aan? In dit blogartikel leert u aan welke eigenschappen een schriftelijke en mondelinge betalingsherinnering moet voldoen.
“We hebben de factuur niet ontvangen.” “De verantwoordelijke collega is met vakantie.” “We wachten nog op een betaling van een grote klant.” Het lijstje met excuses voor onbetaalde facturen is eindeloos. Hoe ongeloofwaardig de reden ook mag zijn, het is van belang dat u steeds luistert naar uw debiteuren en concrete afspraken met hen maakt zodat de achterstallige factuur zo snel mogelijk wordt betaald. Bewaar steeds uw kalmte en blijf uw klanten als dusdanig behandelen, zonder té toegeeflijk te zijn. Met een strikt debiteurenbeheer dient u zowel uzelf als de klant.
Stap 1: de schriftelijke betalingsherinnering
Zodra de betalingstermijn overschreden is, stuurt u een eerste schriftelijke betalingsherinnering via e-mail of per post. Daarmee geeft u het signaal dat u de zaken van nabij opvolgt. Wees vriendelijk maar direct en houd de mogelijkheid open dat het om een vergissing gaat (bijvoorbeeld: “Wellicht is de factuur aan uw aandacht ontsnapt”).
Vraag kordaat om de factuur binnen een termijn van zeven dagen te betalen en hou er rekening mee dat de factuur inmiddels al betaald zou kunnen zijn (“Indien het bedrag inmiddels is overgemaakt, kunt u deze brief als niet-verzonden beschouwen.”) Geef ook weer wat er gebeurt indien de termijn opnieuw overschreden wordt (reken eventueel administratieve kosten aan).
Let op, stuurt u een eerste herinneringsbrief aan particulieren, dan mag u daar wettelijk geen extra kosten voor aanrekenen. De consument krijgt dan twee weken de tijd om – intrest- en kosteloos – het bedrag te betalen.
De eerste herinneringsbrief moet minstens de volgende elementen bevatten:
- het verschuldigde saldo en het bedrag van het schadebeding dat zal worden opgeëist bij niet-betaling binnen de termijn van veertien dagen
- de naam of de benaming, en het ondernemingsnummer van de onderneming-schuldeiser
- een beschrijving van het product dat de schuld heeft doen ontstaan, alsook de datum van opeisbaarheid van deze schuld
- de termijn van veertien dagen, en de ingang van deze termijn, waarbinnen de schuld moet terugbetaald worden vooraleer enige kosten, intresten of vergoedingen mogen worden gevorderd
Stap 2: telefonische herinnering
Hebt u drie dagen na de vervaltermijn van uw schriftelijke herinnering nog geen reactie van uw klant? Informeer dan even telefonisch. Bereid het gesprek goed voor en bewaar ook aan de telefoon steeds uw kalmte.
Wees zo concreet mogelijk: vermeld het factuurnummer, het bedrag en de betalingstermijn en spreek af wanneer de factuur betaald zal worden. Hebt u in uw schriftelijke herinnering gewaarschuwd voor bijkomende administratieve kosten, tel ze dan bij het totaal verschuldigde bedrag en verantwoordt die beslissing.
Kan de klant niet onmiddellijk betalen? Luister naar de redenen, toon begrip en probeer een oplossing uit te dokteren, maar wees niet té toegeeflijk: de verantwoordelijkheid ligt bij de klant, niet bij u. Doet u een toegeving in verband met de betalingstermijn, eis dan ook een compensatie.
Sluit het telefoongesprek positief af. Spreek uw verwachtingen uit voor de toekomst en laat eventueel ruimte voor vragen. Na uw telefoongesprek zet u de gemaakte afspraken op mail of in een aangetekende brief.
Stap 3: Tweede en derde aanmaning
Heeft uw schriftelijk en/of telefonisch betaalverzoek niet het gewenste resultaat? Stuur dan een tweede, en indien nodig, derde herinnering. Vermeld in deze rappels duidelijk de voorgaande acties en de gevolgen. Bijvoorbeeld: “Wij hebben u op 7 juli 2023 al een herinnering gestuurd en ook telefonisch al contact gehad. Desondanks is het verschuldigde bedrag nog niet voldaan. We zijn dan ook genoodzaakt de afgesproken nalatigheidsrente aan te rekenen.”
In de derde aanmaningsbrief laat u zeer duidelijk verstaan dat dit de laatste waarschuwing is voordat de vordering naar het incassobureau gaat. Bijvoorbeeld: “Indien wij de betaling van bovenstaande facturen niet binnen zeven dagen ontvangen hebben, zal deze vordering uit handen worden gegeven aan ons incassobureau. U zult aansprakelijk worden gesteld voor alle daaruit voortvloeiende rente en incassokosten.”
Stap 4: Juridische stappen
In deze laatste stap neemt een incassobureau of advocaat het van u over. Zij dwingen via juridische weg een betaling van de factuur af. De debiteur draait dan niet alleen op voor de achterstallige facturen (plus intresten), maar ook voor de gerechtskosten.
Conclusie: voorkomen is beter dan genezen
Een strikt debiteurenbeheer en kordate opvolging van achterstallige betalingen kan u veel ellende besparen. Zijn juridische stappen toch onafwendbaar? Dan heeft dat uiteraard gevolgen voor de relatie met uw klant. Toch hoeft zelfs dit niet het einde te betekenen van uw samenwerking. Mits duidelijke afspraken kan u in een later stadium opnieuw zakendoen. Uiteraard geldt ook hier de conclusie: voorkomen is beter dan genezen.
