Komt er te weinig respons op uw offertes? In deze blog overlopen we precies welke elementen u in een offerte moet opnemen, aan welke vormelijke vereisten een offerte moet voldoen, en hoe u de kansen op een verkoop verhoogt. En nee, uw prijs verlagen hoort daar níet bij. We voegen ook voorbeelden toe van hoe u een overtuigende offerte maakt.
Maar beginnen doen we bij de definitie. Want:
Wat is een offerte eigenlijk?
Een offerte is een voorstel tot levering van bepaalde goederen en/of diensten van een onderneming/eenmanszaak gericht aan een mogelijke klant. De offerte omvat een beschrijving van de geleverde goederen en/of diensten en hoeveel deze zullen kosten.
Belangrijk detail: van zodra de offerte voor akkoord getekend is door de klant, krijgt het voorstel een juridisch bindend karakter.
Deze gegevens moeten zeker in een offerte vermeld worden:
- uw bedrijfsgegevens
- klantgegevens
- datum
- offertenummer
- korte samenvatting van de gevraagde werkzaamheden/geleverde goederen
- uurtarief of totaalprijs (vergeet eventuele bijkomende kosten niet)
- geldigheidsduur van de offerte
- wat moet de klant doen om op de offerte in te gaan
De algemene boodschap luidt: wees zo duidelijk mogelijk in uw offerte. U bewijst er zowel uw klant als uzelf een dienst mee. Door helder te formuleren en ruimte voor interpretatie achterwege te laten komt u straks niet voor verrassingen te staan.
Merk op dat algemene voorwaarden ontbreken in de lijst. Dat komt omdat ze juridisch niet verplicht zijn in een offerte. Het is evenwel zeker nuttig om ze toch toe te voegen (zie hoofdstuk: De algemene voorwaarden).
De offerte als visitekaartje van uw onderneming
Het doel van een offerte is uiteraard om een nieuwe opdracht in de wacht te slepen. Een offerte is dus veel meer dan een prijsopgave; het is het visitekaartje van uw onderneming.
Zo zorgt u voor een goede eerste indruk:
Ontwerp en layout
Of u uw offerte nu per mail of per post opstuurt, zorg voor een professioneel ontwerp. Gebruik de huisstijl van uw onderneming en presenteer de offerte als een mooi geheel. Maak van de offerte evenwel geen epistel. Uw klant wil in één oogopslag kunnen zien wat u te bieden hebt.
Taalgebruik
Beschrijvingen van goederen en diensten moet duidelijk en to the point zijn. Vermijd jargon, maar verplaats u in de situatie van de klant. Laat zien dat u zijn of haar uitdagingen begrijpt en leg uit waarom uw oplossingen de enige juiste zijn. Verwijs indien relevant naar een eerder contactmoment met de klant.
Overtuigingskracht
Een offerte moet duidelijk maken dat uw producten, diensten en expertise precies is wat uw klant zocht. Zet uw ervaring dus gerust in de verf. Vermeld bijvoorbeeld een citaat van een tevreden klant om uw offerte de nodige overtuigingskracht mee te geven.
De algemene voorwaarden van de verbintenis
Algemene voorwaarden zijn de rechten en plichten die gelden tussen de koper en de verkoper bij het aangaan van een verbintenis. Hoewel ze niet verplicht zijn, is het toch nuttig algemene voorwaarden te vermelden in uw offerte. Zo vermijdt u onduidelijkheden in geval van een eventueel juridisch geschil. Let op: als u geen algemene voorwaarden opstelt, is de normale wetgeving van toepassing op uw verbintenissen.
Vermeldt u algemene voorwaarden in uw offerte, dan moet u rekening houden met enkele verplichtingen om de voorwaarden rechtsgeldig te maken.
Informatieplicht
U bent verplicht uw klanten voor of tijdens het afsluiten van de overeenkomst te informeren over de algemene voorwaarden die van toepassing zijn op uw producten en/of diensten. Verwijs met andere woorden duidelijk naar de algemene voorwaarden in uw offerte en/of factuur. De algemene voorwaarden worden automatisch als aanvaard beschouwd als de klant niet tijdig protesteert. Een handtekening is niet nodig, maar wordt toch aangeraden.
Duidelijkheid
Algemene voorwaarden moeten duidelijk opgesteld worden. De tekst moet leesbaar en ondubbelzinnig zijn. Bij dubbelzinnige interpretaties zal de rechtbank doorgaans de interpretatie aannemen die het meest gunstige blijkt voor de klant.
Redelijkheid en evenwichtigheid
Torenhoge schadevergoedingen of nalatigheidsintresten opnemen in de algemene voorwaarden is geen goed idee. Vergoedingen moeten redelijk zijn, dus in verhouding met de geleverde goederen en/of diensten. De wet eist dat de rechten en plichten evenwichtig verdeeld zijn tussen consument en leverancier.
Verkopen via internet en verkopen aan particulieren
Voor online verkopen en verkopen aan particulieren gelden specifieke wettelijke bepalingen ter bescherming van de consument (denk aan de wettelijke herroepings- of bedenkingstermijn). Uw algemene voorwaarden mogen deze bepalingen niet tegenspreken, anders worden ze nietig verklaard.
Bovenstaande verplichtingen indachtig is het verleidelijk om de algemene voorwaarden van een ander bedrijf over te nemen. Let daar echter goed mee op, want in geval van een geschil met een klant (bijvoorbeeld een laattijdige betaling) is het van groot belang dat uw algemene voorwaarden op maat van uw bedrijf en uw verwachtingen zijn geschreven.
Stel uw algemene voorwaarden dus liever zelf op en laat ze nalezen door uw advocaat.
Een offerte versturen en opvolgen
Hebt u alles nog eens grondig nagelezen en de bedrijfsgegevens van uw klant gecontroleerd? Dan is het tijd om uw offerte te verzenden. Er mag vaart achter zitten dus verstuur bij voorkeur via e-mail. Hoe sneller uw offerte de deur uit is, hoe groter de kans u uw concurrenten te snel af bent. Snelheid is een voordeel, zeker op de erg concurrentiële Belgische kmo-markt.
Hebt u enkele dagen na het versturen van de offerte nog niets vernomen van de ontvanger?
Neem dan zelf de telefoon ter hand en vraag of de offerte goed is aangekomen, en of u eventueel nog een woordje uitleg kunt verschaffen. Die persoonlijke aanpak werkt, en zal u helpen top of mind te blijven bij uw potentiële nieuwe klant.
Een offerte opstellen: voorbeelden
Voorbeeldofferte (1)
Voorbeeldofferte (2)
Maak kennis met Adsolut Facturatie
Stelt u uw offertes nog op in Microsoft Word? Tijd voor de volgende stap. Met Adsolut Facturatie maakt u in een handomdraai professioneel ogende offertes en facturen.
Snel en eenvoudig
Eenvoudig en on-the-spot een offerte of factuur maken? Met het doorgedreven artikelbeheer kan het in een handomdraai. Stel kortingsniveaus in op artikel- of klantniveau, verreken eenvoudig allerlei bijkomende kosten en personaliseer uw documenten met uw eigen bedrijfslogo.
Klantenbeheer
Beheer klanten en leveranciersgegevens centraal vanuit Adsolut. Ken kortingen of speciale prijzen toe per segment. Documenteer nuttige informatie van klanten en leveranciers vanuit een centraal databestand.
Integraties Snel een relatie aanmaken of achtergrondinfo raadplegen kan dankzij integraties met e-ID, VIES, Kruispuntbank, Staatsblad, Companyweb en Google Maps.
Statistieken
Volg verkoopcijfers op met voorgeprogrammeerde statistieken, of stel zelf (pivot)tabellen en grafieken op vanuit uw actuele cijfers.
Sales
Volg klantencontacten en openstaande offertes handig op via uw eigen salesdashboard.
Communicatie
Stuur verslagen, offertes en facturen rechtstreeks vanuit Adsolut Facturatie naar uw klant.
Documentbeheer
Beheer uw verkoopdocumenten centraal en bezorg facturen individueel of in bulk aan uw accountant voor verwerking.
