Recentemente falei com um auditor que estava lamentando sobre sua empresa estar contratando uma equipe de consultores para avaliar quão bem uma unidade de negócios estava abordando as mudanças de processo necessárias para melhor resolver um conjunto de problemas do cliente. Ele achava que uma auditoria interna deveria ter sido encarregada desse trabalho. A auditoria tem a competência e teria um custo para a organização muito menor. Entretanto, ele acredita que sua empresa não valoriza a auditoria interna como um parceiro relevante. Quando auditores se esforçam para se tornar parceiros relevantes de nossas organizações, nós podemos aumentar nosso valor focando na solução de problemas de mercado.
O TeamMate (Product Management) segue uma metodologia baseada na solução de problemas de mercado. Isso significa que nós precisamos entender como nossos clientes trabalham, porque eles realizam certas tarefas, como eles realizam essas tarefas e o que as agrava no processo. Se nós realizarmos nosso trabalho realmente bem, nós poderemos identificar quais atividades de sua lista diária eles desejam que fossem automatizadas, assim eles poderiam se concentrar em tarefas estratégicas.
Com todo esse conhecimento, nós, então, explicamos para nossa equipe de desenvolvimento os detalhes de um problema de mercado específico a resolver. O que eles precisam alcançar? Qual é o problema? Por que é um problema? Qual a frequência que isso ocorre? Qual impacto o problema tem no seu trabalho? Entretanto, nós não propomos uma solução durante essa discussão. Nós precisamos ter a certeza de que todos que trabalham juntos para resolver o problema entendam o usuário e suas dificuldades de forma que eles projetem a melhor solução, não apenas uma solução trabalhável. Essa solução precisa permitir que o usuário se sinta ouvido, compreendido e engajado como TeamMate, não apenas como um fornecedor de software, mas como um parceiro.
Portanto, como a auditoria interna pode usar essa abordagem? Afinal, a auditoria interna deseja ser vista como muito mais que apenas uma fornecedora de relatório de auditoria. Aqui estão 10 etapas que demonstram como a auditoria interna pode usar a abordagem de problemas de mercado:
- Faça a lição de casa
Eduque-se sobre quem está auditando. Quão bem este grupo atuou no ano passado? Há métricas para analisar? Quem lidera esse grupo? Eles entendem o seu ‘mercado’? Eles são capazes de articular os problemas de mercado do seu cliente? - Identifique o problema primário
Durante sua reunião de apresentação, pergunte à empresa quais problemas eles estão tentando resolver. Eles podem não utilizar o termo ‘problema’, portanto considere perguntar “Qual é o objetivo primário para seu grupo neste ano? Há problemas de processo ou suporte que vocês lidam frequentemente que sejam um ponto nevrálgico? - Realize conexões
Você enxerga a organização como um todo. Se você sabe que o gerente da empresa atual tem um objetivo comercial igual ou similar ao de alguém mais na organização, por que não conectá-los? Isso não significa que você está endossando a abordagem do outro gerente comercial, mas o conhecimento compartilhado em toda a empresa reduz o número de vezes que as pessoas reinventam a roda. - Certifique-se de entender a equipe
Certifique-se de que a equipe de auditoria sabe quem ela está auditando. Eu não quero dizer o nome ou o cargo. Quem eles são realmente? Quanto tempo eles estão na empresa? Eles foram transferidos recentemente para esse grupo? Eles foram promovidos recentemente e ainda estão aprendendo o trabalho? Eles já foram auditados antes? Eles foram receptivos ao seu feedback? Certifique-se de que sua equipa possa reformular com quem eles estão trabalhando, assim eles poderão seguir para a próxima etapa. - Expanda a cobertura de teste
Além de trabalhar no que você planejou fazer, certifique-se de abranger o seu objetivo ou problema primários, mesmo que isso não estivesse em seu escopo de auditoria original. Se você se concentrar no objetivo primário, você identificará os riscos potenciais, avaliará os controles para mitigar esses riscos e testará esses controles especificamente. Você será capaz de reportar os riscos/controles que eles não consideraram ou não funcionaram corretamente ou você poderá fornecer garantia de que os planos para atingir o objetivo foram bem projetados. Isso é útil para a empresa. Você deve ser capaz de levar suas preocupações sobre as ineficiências de processo para o gerenciamento sênior que ajudará a empresa a permanecer no rumo. - Examine o Projeto de Controle e Função
Toda vez que você testa um controle, pergunte-se quem realiza a tarefa? Com qual frequência? Qual problema isso resolve ou previne? Isso causa um problema para a pessoa realizando a tarefa? O último é particularmente importante. Um controle pode ser simples, seguro e efetivo, mas incrivelmente tedioso. Você sugere uma solução para resolver o problema? - Consulte a Comunidade
Se você estiver auditando uma nova área ou função e você não tem certeza onde está o problema, e a empresa não está realmente ajudando, consulte sua comunidade de auditoria interna. Lembre-se de que há outros usuários do TeamMate que podem já ter resolvido este problema de mercado. - Use a Estrutura de Solução de problemas de mercado sobre conclusões
Quando você elaborar suas conclusões, use a estrutura de solução de problemas. “Frank, que é um gestor de pessoal pela primeira vez, deve analisar dois relatórios separados semanalmente para confirmar as folgas da equipe. Esse esforço de reconciliação leva 2 horas por semana e custa para a empresa um dia inteiro de tempo produtivo a cada mês.” Isso demonstra que não apenas você entende quem é Frank e porque isso é um problema para ele, mas que isso acontece frequentemente e representa para a empresa um tempo improdutivo. De fato, se esse problema existir em toda a empresa, inclua-o também. Pode ser apenas 1 dia por mês do tempo de Frank, mas pode representar 100 dias por mês para toda a empresa. Isso não significa que você não possa articular a Estrutura de Padrão IIA dos critérios, condições, causa e efeito, mas garante seu significado. - Considere um relatório equilibrado
Eu imagino que nem todas as empresas usam uma abordagem de relatório equilibrado. Entretanto, considere adicionar um comentário sobre como a empresa está resolvendo seus próprios problemas de mercado. Se você observar uma melhoria de processo ou mudança em como a empresa está negociando com clientes, você precisa auditar a mudança. Você precisará garantir que a mudança esteja bem projetada, opere como pretendido e seja efetiva. Se for assim, por que não destacar isso? Isso demonstra que a auditoria interna pode reconhecer um trabalho bem feito além das áreas que ainda precisam ser trabalhadas. - Terminar com o Início
Durante a reunião de encerramento, comece com seu entendimento dos problemas de mercado da empresa e sua avaliação desses problemas. Se sua discussão for relevante para seu público, você estará demonstrando que você é mais que apenas um fornecedor de relatório de auditoria. Você é o parceiro relevante que eles podem querer quando houver um problema a ser resolvido.
O uso de uma abordagem de problemas de mercado em sua atividade de auditoria interna não significa que você tenha comprometido sua independência ou se transformado em um consultor. Isso, entretanto, demonstra seu valor para a organização, uma vez que pode claramente articular que você entende os desafios da empresa e dá a eles um feedback direto para esses desafios. Isso talvez faça com que o gerenciamento sênior considere solicitar uma auditoria interna para conduzir uma análise em nome deles em vez de contratar um consultor externo.
