Tyvärr blir dessa processer lätt otydliga, personbundna och gör att saker hamnar mellan stolarna. Både stora och mindre byråer råkar ut för detta. För att slippa de vanligaste misstagen söker många efter någon typ av CRM-system, task management eller processtöd. Nedan ser du hur en digital samarbetsplattform kan hjälpa dig att undvika de vanligaste utmaningarna.
Prioritera rätt med hjälp av filter och områdesfokus
När arbetsuppgifterna hopar sig är det svårt att prioritera. Då kan det vara skönt att filtrera bort sådant som inte är relevant för stunden, och fokusera på de arbetsuppgifter som behöver göras just nu.Genom att filtrera, eller områdesfokusera, så blir det enklare att prioritera och skapa en behaglig arbetssituation. Behöver du spendera dagen till kvalitetssäkring så filtrerar du på det. Behöver du ägna dagen åt en viss kund så väljer du att enbart visa uppgifter och underlag som berör den kunden. Behöver du istället fokusera på veckans uppgifter så kan du välja att enbart se dom.
Lägg mindre tid på administration och mer tid på rådgivning
I FAR:s rapport I en föränderlig tid - Framtidens revision, redovisning och rådgivning 2030 uppfattar en majoritet av de tillfrågade att kraven på regelefterlevnad (compliance), både från lagstiftare och internt, har blivit mer omfattande. En spaning är att kraven kommer att fortsätta att öka framöver.Många som hoppats kunna spendera sin tid på uppgifter som känns meningsfulla och sådant som skapar värde för sina kunder väljer då att lämna branschen efter ett fåtal år.
För att minska tiden som läggs på administrativa uppgifter, och öka tiden som ägnas åt rådgivning, så är ett processtöd på sin plats. Genom att sätta standardiserade processer för sitt arbete, och automatisera det som går, är mycket vunnet.
Enklare insamling av underlag
Mycket dokumentation och underlag behöver samlas in när det är dags för exempelvis årsredovisning, deklaration eller när samarbete med en ny kund ska inledas. Denna uppgift uppfattas som svår och tidskrävande av många. Ofta mejlas bilagor fram och tillbaka. Många gånger behöver man behöver påminna kunder och komma in med rätt underlag.
Kraven på dokumentation kommer knappast minska i framtiden, snarare tvärtom. Därför är det bra att titta på en smidig lösning för detta redan nu. En klientportal med dokumentdelning låter dig skicka förfrågningar och samla in allt underlag på ett och samma ställe. Du slipper söka i inkorgen för att hitta rätt. Dessutom skickas automatiska påminnelser om underlaget inte kommer in.
Håll deadlines
Det finns många anledningar till missade deadlines: för många arbetsuppgifter på en och samma gång, en stressig arbetssituation, sjukdom eller bristande kommunikation. Ett digitalt verktyg kan enkelt ge överblick över arbetsuppgifter och kunder – både dina egna och kollegors.
På så sätt är det enkelt att alltid hålla koll på läget. Skulle någon bli sjuk, eller har väldigt mycket att göra under en viss period, är det smidigt att flytta över uppgifterna till någon annan som har möjlighet att ta det.
Att implementera ett nytt verktyg kan kräva sin tid till en början, men i det långa loppet kommer det underlätta och spara tid. Ett tips är ett hitta en flexibel lösning, som kan anpassas efter din byrås arbetsprocesser och inte tvärtom.
