Capego ett viktigt steg på molnresan för Lots Ekonomi

Lots Ekonomi erbjuder tjänster inom redovisning, ekonomisk rådgivning samt ekonomiska tjänster till bostadsrättsföreningar och fastighetsbolag. Byrån har totalt åtta kontor och är sedan 2022 en del av redovisningskoncernen Freedom Group. 

När Lots Ekonomi startade sin digitaliseringsresa 2019 låg de några steg efter jämfört med andra i branschen, samtidigt som den digitala mognaden varierade mellan de olika kontoren.

Stor utmaning med många system

På grund av flera byråförvärv längs vägen saknades en gemensam IT-strategi och IT-miljö. Olikheterna i arbetssätt, rutiner och redovisningssystem var stora. Totalt sett innebar det en spretig och kostsam IT-struktur, med sammanlagt ett 20-tal olika system, fjärrskrivbord, tre olika IT-infrastrukturer i tre servermiljöer.

– När jag började på Lots Ekonomi 2019 fanns det ett starkt behov att effektivisera och konsolidera IT-miljön genom ett mer fokuserat val av infrastruktur, IT-leverantörer och system, berättar Maria Hallén, VD på Lots Ekonomi.

Molnbaserad lösning det självklara valet

– För oss var det ett enkelt val att satsa på molnbaserade lösningar. Många tänker att det är dyrt, men man får mycket för pengarna när man tänker efter. Förutom licenskostnaden har man vanligen en IT-leverantör som tar bra betalt för att underhålla installerade program, plus en anställd på byrån som har någon form av IT-ansvar.

Till det kommer kostnader för lagringsytor och fjärrskrivbord. Nu har våra medarbetare fått helt andra möjligheter att arbeta på distans och våra driftsavbrott har minskat till ett minimum. Därför var det en självklarhet att vi skulle gå över till molntjänster, det handlade bara om att hitta rätt!

Det viktigaste i valet av system var programfunktionaliteten, att det skulle vara användarvänligt och intuitivt för de som ska jobba i systemet. Prismodellen och hur de molnbaserade tjänsterna fungerade var också viktigt.

– Det vi sökte var en molnlösning som är inbjudande att jobba i och har rätt funktionalitet. När det gäller programfunktionaliteten är det inte helt enkelt att hitta molnbaserade lösningar som håller tillräckligt hög nivå för oss på byrå. Det är fortfarande så att flera installerade system har en fördel där, bland annat har vi haft utmaningar med att hitta rätt molnbaserat system på lönesidan.

Bytet till Capego enklare än tidigare byten

Men övergången från Wolters Kluwer Bokslut till molnbaserade Capego Bokslut och Skatt gick väldigt enkelt jämfört med andra förändringar vi genomfört genom åren. Det handlade mer om timing, vi behövde exempelvis bli klara med IT-miljön först, det krävde stora resurser. Annars hade vi gärna gått över till Capego tidigare.

– Vi har arbetat i många år med Wolters Kluwer som leverantör och vet att det finns mycket erfarenhet och kunskap där. Wolters Kluwer har varit en pålitlig leverantör genom åren.

Några av redovisningsbyråns medarbetare hade också testat Capego med positiva erfarenheter, så det kändes som ett säkert val för Lots Ekonomi.

– Det var viktigt för oss att övergången till det nya systemet skulle gå lätt och vara så enkel som möjligt för användarna. Vi vet av erfarenhet att manuell konvertering och mycket handpåläggning inte ger något bra första intryck av ett nytt system. Det måste gå lätt, så att medarbetarna får en positiv bild från början. Allt blir så mycket bättre då, fortsätter Maria. 

Enkel implementering av nya programvaror

Och enligt Maria Hallén har arbetet gått över förväntan. I oktober 2023 började Lots Ekonomi att successivt gå över från Wolters Kluwer Bokslut och Skatt till Capego Bokslut och Capego Skatt. Från början tänkte de sätta en strikt deadline, men när redovisningskonsulterna upplevde att Capego var så intuitivt blev det naturligt att istället ta det löpande allteftersom det blivit dags för bokslut i de olika bolagen.

– Det har varit lättare än vi trodde att byta till Capego eftersom konverteringen mellan programmen är så smidig, bara en enkel filöverföring. Normalt sett när man gör den här typen av projekt brukar det alltid dyka upp problem, men inte den här gången. De drygt 40 medarbetarna som jobbar i systemet är alla igång och under våren 2024 räknar vi med att alla bokslut är klara så vi helt kan släppa det gamla sättet att jobba.

Maria säger också att de fått utmärkt utbildning och ett bra stöd från Camilla Einarsson på Wolters Kluwer vilket bidrog till en bra start.

– Det jag hör från medarbetarna nu när vi är i gång är att det är mycket mer lättarbetat än Wolters Kluwer Bokslut, att allt hänger ihop på ett bättre sätt och är mer användarvänligt. Så sammanfattningsvis är vi väldigt nöjda, avslutar Maria Hallén.