Mẹo số 1 - Đừng lên kế hoạch lớn mà hãy bắt đầu từ những kế hoạch nhỏ, vừa kiểm tra vừa học hỏi
Theo kinh nghiệm của tôi, phân tích dữ liệu thành công không đến từ việc phát triển một kế hoạch triển khai lớn, mà là từ việc bắt đầu từ quy mô nhỏ, thử nghiệm và học hỏi để xem điều gì hoạt động tốt với tổ chức của bạn. Điều này bao gồm việc xây dựng hỗ trợ từ Hội đồng quản trị và ban lãnh đạo điều hành bằng cách cho họ thấy những hiểu biết cặn kẽ mà bạn có được từ việc phân tích đã thực hiện, và khả năng tiến xa hơn với việc tăng cường đầu tư nguồn lực và công nghệ. Điều này trái ngược với việc trả trước theo lý thuyết và yêu cầu liên quan đến ngân sách lớn. Cách tiếp cận này cho phép bắt đầu với việc thí điểm mà trong đó bạn chọn một lĩnh vực công việc kiểm toán cần tiến hành và tìm cách giới thiệu một số phương pháp phân tích dữ liệu vào công việc này. Đây phải là lĩnh vực mà bạn có thể tương đối dễ dàng truy cập vào dữ liệu bạn cần. Và có lẽ, bạn cần một đối tượng đánh giá, người sẽ ủng hộ việc kiểm toán nội bộ và sẵn sàng làm việc với bạn để làm nên một cuộc thử nghiệm thành công. Tôi nhận thấy rằng thành công có thể tạo ra nhiều thành công hơn và nếu có thể chuyển giao theo cách này, ta sẽ tạo ra được động lực. Việc xây dựng thư viện các nghiên cứu điển hình về phân tích dữ liệu cũng rất tốt để bạn có thể giới thiệu thành tựu của mình với các giám đốc điều hành trên toàn doanh nghiệp để nhận được sự hỗ trợ của họ cho việc mở rộng hoạt động phân tích dữ liệu. Tôi gọi đây là cách tiếp cận thử nghiệm, chia sẻ và gây ấn tượng.
Mẹo số 2 - Không bị cuốn vào vòng xoáy công nghệ, hãy tìm cách sử dụng những gì đã có sẵn
Đáng buồn là tôi đã lãng phí thời gian đáng kể trong các cuộc họp về phân tích dữ liệu, nơi chúng tôi đã thảo luận về công nghệ tiềm năng có sẵn để thực hiện công việc phân tích dữ liệu, trong khi đáng ra chúng ta có thể sử dụng thời gian đó tốt hơn bằng công nghệ mà mình đang có và bắt đầu với việc phân tích dữ liệu hoạt động. Một bước quan trọng trong hành trình phân tích dữ liệu là thiết lập công nghệ phù hợp mà tổ chức của bạn đã có sẵn (và đang chi trả!). Tại một tổ chức mà tôi đã làm việc, trong vài tuần, chúng tôi đã tìm rất nhiều công nghệ sẵn sàng để sử dụng. Điều này được thực hiện bằng cách tương tác với bộ phận CNTT để xem họ biết gì về các công nghệ tại nơi làm việc. Tuy nhiên, chúng tôi cũng tìm thấy thông qua mạng lưới kinh doanh của mình các công cụ sẵn có khác mà chúng tôi có thể sử dụng mà bộ phận CNTT không hề hay biết. Mặc dù hầu hết các công cụ bạn khám phá sẽ không được Kiểm toán viên nội bộ phát triển, nhưng chúng có thể dễ dàng điều chỉnh để cho phép áp dụng trong bộ phận. Vì vậy, hãy ra khỏi đó và tìm hiểu những gì có sẵn và đưa quyền truy cập cho nhóm của bạn để họ có thể bắt đầu tìm tòi xem nó có thể được sử dụng ở đâu trong việc phân tích dữ liệu của bạn. Và hãy nhớ rằng, thông thường chỉ cần có Excel là đủ và tất nhiên, khả năng phân tích dữ liệu của TeamMate Analytics cho Kiểm toán có thể cho phép bạn đạt được những bước tiến lớn trong phân tích được tích hợp hoàn toàn vào công việc kiểm toán của bạn trên hệ thống TeamMate.
Mẹo số 3 - Quyền truy cập dữ liệu là rất quan trọng - hãy thương lượng về quyền truy cập ngay từ đầu
Sau khi tiến hành, bạn sẽ cần xem xét quyền truy cập dữ liệu để đảm bảo rằng tiến trình của bạn không bị cản trở. Rõ ràng, bạn không thể truyền tải hiệu quả các phân tích dữ liệu cặn kẽ nếu bạn không có quyền truy cập vào dữ liệu có liên quan. Tuy nhiên, bạn cần phải tập trung vào cách bạn thực hiện điều này khi bạn mở rộng ra ngoài các thử nghiệm ban đầu sang một cách tiếp cận có hệ thống hơn. Khi bạn tăng số lượng phân tích đang thực hiện, bạn sẽ muốn tự hỏi bản thân những câu hỏi thực sự quan trọng mang tính hệ thống mà bạn muốn trả lời và làm thế nào dữ liệu có thể giúp bạn thực hiện điều này. Dữ liệu trong tổ chức của bạn được lưu trữ ở đâu và bạn có sơ đồ về những dữ liệu này để xác định vị trí cho tất cả các kiểm toán viên có thể tìm kiếm không? Bạn cũng có thể phải đối mặt với sự phản đối trong tổ chức về việc liệu bạn có được phép truy cập vào dữ liệu nhạy cảm, đặc biệt là trong các lĩnh vực như dữ liệu nhân sự và khách hàng hay không. Rõ ràng là bạn sẽ cần chứng minh các biện pháp kiểm soát thích hợp để quản lý tính bảo mật của dữ liệu này. Điều quan trọng là bạn phải làm tốt điều này vì nó sẽ gây tổn hại đến danh tiếng của bạn nếu bạn có bất kỳ hình thức vi phạm dữ liệu nào. TeamMate có thể trợ giúp bạn ngay lúc này, vì bạn đã biết TeamMate an toàn, cho nên việc nắm giữ dữ liệu phân tích trong hệ thống kiểm toán cốt lõi của bạn sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mình đang nắm quyền kiểm soát. Khi đã hoàn thành việc này, bạn có thể thiết lập các giao thức truy cập dữ liệu đơn giản mà tất cả các bên đều hỗ trợ để đảm bảo rằng việc truy cập trong tương lai diễn ra nhanh chóng và đơn giản. Bạn cũng có thể phải nhờ giám đốc điều hành của doanh nghiệp tham gia nếu sự vẫn còn vấp phải sự phản đối - CAO của bạn có thể cần phải tham gia với Giám đốc điều hành, CRO, HRD để giải quyết vấn đề này. Tại bước này, phần chia sẻ và gây ấn tượng trong chiến lược của bạn là rất quan trọng. Nếu giám đốc điều hành đã nhìn thấy tiềm năng trong việc bạn làm ở một lĩnh vực khác, rất có thể họ sẽ ủng hộ việc bạn tiếp cận dữ liệu.
Và đừng quên đảm bảo kiểm toán viên của bạn có quyền truy cập chỉ đọc vào các hệ thống của tổ chức chính, chẳng hạn như rủi ro và nhân sự, để cho phép họ sử dụng những hệ thống này liên tục. Điều này không yêu cầu thiết lập nguồn cấp dữ liệu hoặc các công cụ phân tích, chỉ cần có quyền tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu để xem những gì đang diễn ra trong khu vực đang được xem xét. Quyền truy cập trực tiếp, chỉ đọc này, là mộr khía cạnh mà tôi nghĩ là chưa được tận dụng một cách nghiêm túc trong các chiến lược phân tích.
Mẹo số 4 - Cộng tác với các đồng nghiệp kinh doanh của bạn - độc lập là một dạng tư duy
Tôi đã dành thời gian tiếp xúc với rất nhiều kiểm toán viên, những người ngần ngại hợp tác với doanh nghiệp dưới bất kỳ hình thức nào, viện dẫn điều lệ kiểm toán và nhu cầu độc lập hoàn toàn khỏi hoạt động tuyến thứ nhất và thứ hai. Tôi đồng ý rằng sự độc lập của chúng ta với tư cách là kiểm toán viên nội bộ là rất quan trọng. Chúng ta cần phải khách quan trong tất cả những gì chúng ta làm. Tuy nhiên, tôi không tin rằng sự độc lập có nghĩa là chúng tôi không thể hợp tác chặt chẽ với doanh nghiệp. Một trong những lĩnh vực đó là xác định và phát triển các khả năng phân tích dữ liệu. Hầu hết các tổ chức hiện có một số mục đích chiến lược để phát triển việc sử dụng dữ liệu của họ. Điều này có nghĩa là có sự đầu tư đáng kể vào khả năng phân tích ở dòng thứ nhất và thứ hai, cùng với nhiều bộ phận kiểm toán nội bộ đang thực hiện công việc một cách xuất sắc. Cũng rất hợp lý khi tất cả những người quan tâm đến hoạt động phân tích đều có thể đến với nhau để chia sẻ ý tưởng, công nghệ và dữ liệu vì lợi ích của doanh nghiệp. Ví dụ: điều này còn có thể đồng nghĩa với việc chúng ta sẽ phát triển một kho dữ liệu dùng chung mà tất cả đều có thể truy cập, cùng đầu tư vào một trong nhiều công cụ phân tích trên thị trường, làm việc cùng nhau trong một dự án để thiết lập khả năng thường trực để phân tích tập dữ liệu của công ty hoặc trực tiếp, để kiểm toán nội bộ, chia sẻ các phân tích mà chúng tôi đã phát triển để áp dụng lâu dài trong doanh nghiệp nhằm giúp họ đảm bảo các biện pháp kiểm soát của họ đang hoạt động liên tục. Hãy tìm những người quan tâm đến lĩnh vực này trong doanh nghiệp của bạn và tham gia với họ để chia sẻ, học hỏi và tiến bộ.
Mẹo # 5 - Nâng cao kỹ năng cho tất cả các đánh giá viên ở tất cả các cấp (đúng vậy, bao gồm cả bạn, Giám đốc điều hành kiểm toán)
Mấu chốt trong nhóm nằm ở kỹ năng xác định khi nào sử dụng phân tích và sau đó là cách thực hiện. Analytics không còn là đặc quyền của một số ít người nữa mà là năng lực cốt lõi của tất cả các kiểm toán viên. Điều này cần được phản ánh trong cách tiếp cận tuyển dụng và phát triển cho nhóm của bạn. Tôi rất hâm mộ mong đợi các kỹ năng phân tích dữ liệu từ tất cả những người mới tuyển dụng của bạn và kiểm tra điều này thông qua quá trình tuyển dụng bằng một số dạng bài tập nghiên cứu tình huống. Điều này cho phép bạn kiểm tra cả suy nghĩ của người mà bạn đang phỏng vấn (tức là liệu họ có thể nhìn thấy cơ hội sử dụng phân tích) và kỹ năng sử dụng một số kỹ thuật phân tích đơn giản hay không. Bạn có biết rằng nhân viên mới của bạn am hiểu về dữ liệu không? Bạn cũng sẽ cần phải xem lại khung năng lực Kiểm toán nội bộ của mình (nếu có) để chỉ ra các kỹ năng và kiến thức mà kiểm toán viên của bạn cần phải có để thành công trong lĩnh vực này. Khuôn khổ phải rõ ràng về các kỹ năng họ sẽ cần bao gồm các lĩnh vực như thao tác dữ liệu, phân tích thống kê, mã hóa (ít nhất là với một số người), trực quan hóa dữ liệu và trình bày. Điều này có nghĩa là bạn sẽ cần phải đào tạo chi tiết cho các nhóm về tư duy và kỹ năng phân tích dữ liệu mà bạn cần. Các chương trình như thế ngày càng phổ biến trong đó tất cả các kiểm toán viên trong một bộ phận cùng nhau thực hiện, bao gồm cả Giám đốc điều hành kiểm toán trưởng và Giám đốc kiểm toán, để xây dựng sự hiểu biết chung và động lực xung quanh việc quản lý và phân tích dữ liệu.
Khi nói đến những nhân viên của mình, bạn cũng cần thành thật với bản thân về việc bạn đang thiếu sót kỹ năng nào. Kiến thức và kỹ năng phân tích dữ liệu được sắp xếp rất cao sau đó, và nếu bạn là một nhân viên trong bộ phận kiểm toán nội bộ tương đối nhỏ, bạn có thể không xây dựng được năng lực chuyên sâu. Bạn sẽ cần phải dựa vào các nguồn chuyên môn khác bao gồm hỗ trợ kinh doanh và tư vấn bên ngoài. Những điều này có thể cho phép bạn bổ sung cả năng lực và khả năng của thành viên nhóm.
Mẹo số 6 - Đảm bảo trách nhiệm giải trình thông qua quản lý hiệu suất làm việc
Điều quan trọng là bạn phải đảm bảo mọi người phải chịu trách nhiệm về việc thúc đẩy việc sử dụng phân tích dữ liệu của bạn. Nếu bạn muốn đạt được việc sử dụng phân tích trên phạm vi rộng, điều quan trọng là phải bao gồm phần thưởng và sự công nhận vào hệ thống quản lý hiệu suất của bạn. Một tổ chức mà tôi đã hợp tác đảm bảo rằng tất cả mọi người, ngay thông qua chức năng kiểm toán nội bộ, đều có mục tiêu rõ ràng về việc sử dụng phân tích dữ liệu trong công việc kiểm toán và toàn bộ phận này có mục tiêu về tỷ lệ phần trăm công việc kiểm toán để triển khai các phân tích đơn giản và kiểm toán phức tạp hơn công việc đã được xem xét và ký duyệt bởi chức năng QA. Khi mà việc này còn khá thô sơ, nó nhấn mạnh điểm quan trọng và mọi người nên tìm kiếm các cách để sử dụng phân tích dữ liệu đặc hữu trong các hoạt động của bộ phận. VIệc này đã đạt được thành công đáng kể và giờ đây phân tích dữ liệu được tích hợp vào tất cả những gì mà bộ phận này thực hiện, và đang mang lại kết quả về các phát hiện kiểm toán, giám sát kinh doanh liên tục và triển khai kiểm toán các khả năng phân tích đã phát triển thành dòng thứ nhất và thứ hai giúp họ sử dụng như một phần của hoạt động quản lý kiểm soát hàng ngày.
Mẹo số 7 - Mở rộng giao tiếp và tán dương những thành công của bạn.
Có nhiều cách để bạn có thể ăn mừng thành tích của mình và mỗi tổ chức sẽ có văn hóa và cách tiếp cận riêng để chia sẻ thành công. Tại một tổ chức mà tôi làm việc, chúng tôi đã chuẩn bị một bộ nghiên cứu điển hình kéo dài sáu tháng về những thành công của cuộc kiểm toán. Chúng tôi đã trình bày tại sự kiện lãnh đạo kiểm toán kéo dài sáu tháng của mình một số ít trong số này, được cả nhóm, giám đốc điều hành, chủ tịch và các thành viên của ủy ban kiểm toán bầu chọn là khoảnh khắc đáng tự hào nhất của chúng tôi, với những thông tin tóm tắt về thành công trong 3-5 phút cùng giám đốc điều hành, chủ tịch và các thành viên của ủy ban kiểm toán. Một buổi tối tuyệt vời cho nhóm, nhưng cũng là cơ hội để ủy ban kiểm toán và giám đốc điều hành có thể nhìn thấy một cái nhìn chung về giá trị mà chúng tôi đã thêm vào và năng lượng mà chúng tôi đã mang lại cho công việc của mình. Những nghiên cứu điển hình này không phải tất cả đều dựa trên phân tích dữ liệu, nhưng những gì chúng tôi thấy theo thời gian là ngày càng có nhiều nghiên cứu dựa trên phân tích làm động lực và hỗ trợ cho sáng kiến phân tích dữ liệu.
Mẹo # 8 - Gắn phần xem xét phân tích dữ liệu vào các phần trong phương pháp đánh giá của bạn.
Điều quan trọng là bạn thực sự biến việc sử dụng phân tích dữ liệu trở thành một phần chọn không tham gia" chứ không phải "chọn tham gia" trong phương pháp kiểm tra của mình. Tại các giai đoạn quan trọng của quá trình đánh giá (có thể coi là "trạm thu phí"), kiểm toán viên phải chỉ ra lý do tại sao không thể sử dụng phân tích dữ liệu thay vì chọn sử dụng nó. Phương pháp chọn không tham gia này sẽ tập trung tâm trí của nhóm kiểm toán nội bộ vào việc tìm kiếm các cơ hội phân tích dữ liệu ở tất cả các giai đoạn và tăng tỷ lệ các cuộc đánh giá sử dụng phân tích. "
Mẹo số 9 - Xây dựng năng lực của bản thân một cách bền vững
Rất dễ dàng, kiếm toán liên tiếp, tập hợp một bảng tính để phân tích một số dữ liệu. Tuy nhiên, điều này sẽ không thể sử dụng lại được trong tương lai. Khuyến khích kiểm toán viên của bạn khi phát triển phân tích cần lưu ý đến việc tái sử dụng trong quá trình xây dựng, cho dù đó là thông qua Excel, trong TeamMate hoặc sử dụng phần mềm khác như PowerBi và Python. Quá trình này sẽ khá mất thời gian, vì sẽ yêu cầu thiết lập theo cách để sau người vào sau có thể tiếp cận được trong tương lai, nhưng lợi ích của việc này mang lại cho bộ phận sẽ lâu dài hơn. Cân nhắc dành thời gian vào cuối mỗi lần đánh giá để nhóm làm sạch các số liệu phân tích và lưu trữ nó trong một thư viện phân tích dữ liệu được tổ chức tốt. Các nhóm phân tích dữ liệu trung tâm có thể trợ giúp ở giai đoạn này nếu bạn có đủ quy mô để thực hiện. Họ có thể đi đầu trong việc đảm bảo hệ thống hóa này được thực hiện khi phân tích được sử dụng và cũng phát triển các tập lệnh kiểm định được định cấu hình trước và đảm bảo các thư viện được thiết lập duy trì tốt và hữu hiệu.
Mẹo # 10 - Tiếp cận đa ngành (đôi khi được gọi là Kết hợp) là cách hiệu quả nhất
Mẹo này bao gồm tất cả các cách bạn thiết lập mô hình hoạt động để phân tích dữ liệu của mình. Một số bộ phận lớn hơn đã dành riêng các nhóm có nguồn lực tốt để cung cấp phân tích, nhưng ngày càng có nhiều bộ phận áp dụng phương pháp Kết hợp, trong đó sẽ có một nhóm nhỏ chuyên gia làm việc cùng với các kiểm toán viên tuyến đầu, những người đã được đào tạo và khuyến khích sử dụng phương pháp phân tích. Sự kết hợp này cho phép các khả năng trở nên phổ biến và công việc phân tích được thâm nhập sâu hơn vào hoạt động kiểm toán thay vì đơn thuần là công việc được thực hiện trong một đơn vị trung tâm riêng biệt.
Chẳng có giải pháp nào là tức thời cho việc phát triển và thực hiện thành công chiến lược phân tích dữ liệu, nhưng chúng tôi hy vọng rằng những mẹo nêu trên sẽ là chất xúc tác hữu ích cho công việc của bạn khi bạn xem xét các điều kiện cần phù hợp để đạt được động lực cho hoạt động phân tích dữ liệu. Chúc may mắn!
