Perfekte Lohnsoftware für eine komplexe Personalstruktur

Besondere Anforderungen stellt die Stiftung an die Gehaltsbuchhaltung: „Das ist bei uns ein komplexes Arbeitsgebiet, da Personen in sehr unterschiedlichen Beschäftigungsverhältnissen für uns tätig sind“, so Brenner. „Wir haben ganz ‚normale‘ Angestellte in der Verwaltung und gleichzeitig beschäftigen wir bei der DSV-Skiwacht Saisonkräfte oder auch Leute, die nur tageweise für uns aktiv sind.“ Als 2019 angekündigt wurde, dass der Sage Lohn XL nicht mehr upgedatet würde, machte sich der Lohnexperte auf die Suche nach einer Nachfolgelösung, die das Anforderungsprofil vollständig abdecken würde. Die von Sage angebotene Nachfolgesoftware konnte dem nicht gerecht werden, aber auch für andere Lohnsoftwarepakete stellte unter anderem die Abrechnung der unregelmäßig Beschäftigten eine Aufgabe dar, die im Standardfunktionsumfang nicht enthalten ist. Und auf eine individuelle Anpassung der Programme wollte Brenner nach Möglichkeit verzichten. „Um mit der Software zu Jahresbeginn im Winter-Hochbetrieb starten zu können, muss sichergestellt sein, dass die Abrechnung für alle Beschäftigen funktioniert. Wir wollten kein Risiko eingehen.“

„Bei der Software-Auswahl konnte ADDISON als einzige den kompletten Anforderungskatalog standardmäßig erfüllen. Besonders wichtig ist für uns das Kalendarium, da wir mit dieser Funktion Tätigkeiten mit unterschiedlichsten Arbeitszeiten abrechnen können.“

Von den in Betracht gezogenen Softwarepaketen konnte als einzige die ADDISON-Software den kompletten Anforderungskatalog im Standard erfüllen . So bietet die Software für die Abrechnung unregelmäßig tätiger „Tagelöhner“ die Funktionalität „Kalendarium“. „Damit können wir die Tätigkeiten mit beliebigen Arbeitszeiten erfassen und abrechnen. Auch die Saisonkräfte, die im Sommer in der Landwirtschaft arbeiten und im Winter bei der DSV-Skiwacht aktiv sind, stellen bei der Lohnabrechnung kein Problem dar, da ADDISON mit Landwirtschaftlichen Krankenkassen abrechnen kann.“

„Wenn wir Fragen haben, können wir uns an eine sehr fachkundige Ansprechperson bei Wolters Kluwer wenden.“

Die Umstellung auf ADDISON verlief reibungslos, wie Brenner berichtet. Innerhalb einer Woche wurden die Daten aus Sage importiert, die ADDISON-Programme konfiguriert und Schulungen für die vier mit der Software arbeitenden Beschäftigten durchgeführt. Da die Programme die gewohnte Praxis in der Lohnbuchhaltung unterstützen und intuitiv zu bedienen sind, gibt es seit der Einführung zum Jahresbeginn 2020 nur wenig Beratungsbedarf. „Wenn wir Fragen haben, können wir uns an eine sehr fachkundige Ansprechperson bei Wolters Kluwer wenden, die uns von Beginn an kompetent unterstützt“, berichtet Brenner. „Die Software hat die Zeit des Hochbetriebs im Winter, wenn insgesamt monatlich über 250 Löhne abgerechnet werden, perfekt gemeistert und der erste Jahresabschluss mit der neuen Software lief super“, führt er weiter aus.

Die Palette unterschiedlicher Löhne, Prämien und Vergünstigungen ist bei DSV aktiv und der Stiftung von einer ungewöhnlichen Bandbreite: Ganzjährig sind dreißig Personen fest angestellt; während der Skisaison kommen für vier Monate weitere sechzig Festangestellte hinzu; unter den Teilzeitbeschäftigten arbeiten einige auf Minijobbasis, viele nach Stundenlohn; es gibt Studentinnen und Studenten, Rentnerinnen und Rentner sowie Personen, die hauptberuflich in der Landwirtschaft tätig sind. Weiterhin werden verschiedene Prämien ausgezahlt und einige der Beschäftigten verfügen über einen Firmenwagen. „Um all das in ADDISON abzubilden, bedarf es keiner Verrenkungen, da es im Standard enthalten ist“, so Brenner.

„ADDISON bedeutet für uns echten Mehrwert: Früher mussten wir bei der monatlichen Abrechnung die verschiedenen Schritte einzeln anstoßen. Jetzt drücken wir nur noch auf den Knopf – sehr hilfreich und zeitsparend.“

ADDISON hat nicht nur für einen vollständigen Ersatz der bisherigen Lösung gesorgt, sondern auch Prozessverbesserungen gebracht, wie etwa bei der Erstellung der monatlichen Abrechnungen und Sozialversicherungsmeldungen. Mit der „Jobkette“, einem vordefinierten Workflow, werden die Aufgaben automatisch abgearbeitet. „Früher mussten wir die verschiedenen Schritte einzeln anstoßen. Jetzt drücken wir nur noch auf den Knopf – sehr hilfreich und zeitsparend“, findet Brenner. Auch die Flexibilität bei Auswertungen ist ein Zusatznutzen, den die Stiftung zu schätzen weiß. „Wir können uns die gewünschten Auswertungen einfach zusammenstellen, zum Beispiel nach Kostenträgern auswerten. Das sind bei der Skiwacht die einzelnen Skigebiete.“

„Mit dem ADDISON Online-Portal können wir vor allem bei den jüngeren Beschäftigten punkten, die nicht nur die monatliche Abrechnung, sondern auch die genaue kalendarische Auflistung ihrer Tätigkeit auf dem Handy, Tablet oder Laptop anschauen können.“

Nicht zuletzt hat die Stiftung mit der Software auch einen Modernitätssprung gemacht, der insbesondere bei den jüngeren Lohn- und Gehaltsempfängerinnen und -empfängern gut ankommt: Die Bereitstellung der Lohnabrechnungen über das Online-Portal ADDISON OneClick wird inzwischen von rund 200 Personen, gut zwei Drittel der Beschäftigten genutzt. Die Stiftung spart Porto und Zeitaufwand für die Brieferstellung und -versand, während auf Seiten der Portalnutzerinnen und -nutzer der Service geschätzt wird, den Gehaltszettel auf dem Handy, Tablet oder Laptop genau anschauen zu können. Entsprechend der Auflistung nach dem Kalendarium ist sichtbar, an welchen Tagen man wie viele Stunden gearbeitet hat.

Fazit

Tilman Brenner ist rundum zufrieden: „Für unsere Unternehmensgröße und unsere Anforderungen ist ADDISON die perfekte Software. Funktional ist alles vorhanden, was wir für unsere komplexe Personalstruktur benötigen; durch die Workflow-Automatisierung und das Online-Portal sparen wir viel Zeit und Aufwand bei den monatlichen Abrechnungen.“