„Kanzleien bekommen mit Organisations-Strukturen aus der Vergangenheit keine neuen Talente mehr ins Büro“ – Interview mit Ralph Vonderstein

Welche Anforderungen stellen Arbeitnehmer:innen heute an ihre Kanzlei, wenn es um die Software-Ausstattung geht? 
 
Zum einen sind die Ansprüche der Kanzleien an die eingesetzte Technologie und zum anderen die der Fachkräfte an ihren Arbeitgeber gestiegen. Die Grundvoraussetzungen, die bspw. eine geeignete Software für Kanzleien erfüllen sollte, sind flexibles, smartes sowie ortsungebundenes Arbeiten. Darüber hinaus sollte sie ermöglichen, dass die Arbeitnehmer:innen mit einer einfachen Internetverbindung von unterwegs oder auch zu Hause mit Hilfe eines Macs, Windowsrechners oder Tablet-PCs unkompliziert auf die Daten der Kanzlei zugreifen können.

Wir sehen bei vielen Kanzleien sowie bei uns im Haus den Trend, dass junge Kolleg:innen immer öfter den Schwerpunkt auf die Wahl des Arbeitsgeräts legen. Das heißt, gutes Arbeitsmaterial ist ein Muss. Kanzleien bekommen mit Organisationsstrukturen aus der Vergangenheit keine neuen Talente mehr ins Büro. Und möglicherweise können sie gleichzeitig vorhandene Talente deshalb nicht halten.

Eine Software sollte also nicht nur flexibel und smart sein, sondern auch eine ansprechende und einfach zu bedienende Benutzeroberfläche haben.   
 
Aus Ihrer Perspektive als Leiter des Geschäftsbereichs Legal Software: Was sind die Herausforderungen bei der Entwicklung einer Cloud-Software, die den Arbeitsalltag von Kanzleien vereinfachen soll? 
 
Wenn man eine native Cloud-Software entwickelt, hat man mit verschiedenen Herausforderungen zu kämpfen. Im Mittelpunkt steht die Datensicherheit. Hier muss man schon bei der Wahl der Partner, die das Rechenzentrum betreiben und die Sicherheitstechnologie entwickeln, den Grundstein legen. Durch geeignete Sicherheitstechnologie muss sichergestellt werden, dass die Software vor dem Zugriff durch unbefugte Dritte geschützt ist. 

Ein zweiter herausfordernder Aspekt liegt darin, dass man, wenn man flexibel sein möchte und die Applikation smart sein soll, überlegen muss, welche Geräte die Software unterstützen soll. Und auch hier liegt der Schwerpunkt darauf, die dafür am besten geeignete Technologie zu nutzen.

Mit der neuen Version von Kleos haben wir uns für einen browserbasierten Ansatz entschieden, das heißt die Software kann ohne Einschränkungen im Internetbrowser benutzt werden. Die Herausforderung ist also auch, die Erfahrungen aus der jahrzehntelangen Entwicklungsarbeit der bisherigen Produkte von Wolters Kluwer in die digitale Welt zu transportieren. 
 
Wie sicher ist eine Cloud-Software wie Kleos? 
 
Ich würde die Frage anders formulieren: Wie sicher sind die Daten in einer Kanzlei? 

Erfahrungsgemäß setzen heute ca. 95 Prozent der deutschen Anwaltskanzleien eine sogenannte On-premise Lösung ein, eine Software die Daten auf Servern in der Kanzlei speichert. Und wer kann schon behaupten, dass seine Server sicher sind und rund um die Uhr überwacht werden? Da liegt der Vorteil einer nativen Cloud Solution wie Kleos, die in einem renommierten Rechenzentrum betrieben wird. Die Sicherheitsprofis dort beschäftigen sich jeden Tag nur damit, den Netzwerkverkehr der Welt zur überwachen und Gegenmaßnahmen einzuleiten, bevor Daten überhaupt angegriffen werden können. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die Daten im Transfer und in der Datenbank, verschlüsselt sind.  
 
Wie überführt Kleos den Status quo in das Produkt und welche Rolle spielt das Thema Kollaborationen dabei? 
 
Kleos ist für die Zusammenarbeit entwickelt worden.

Eine Software wie Kleos schafft eine Umgebung, die es den Anwender:innen ermöglicht, von jedem Ort zu jeder Zeit arbeiten zu können. Wenn zeitlich oder örtlich versetztes Arbeiten im Kanzleialltag implementiert ist, ist es zudem wichtig, dass die Software kollaboratives Arbeiten unterstützt und hilft, Aufgaben von Kolleg:in zu Kolleg:in weiterzugeben. Aber auch Mandant:innen haben keine Lust mehr, Anwält:innen ständig E-Mails zu schicken oder einen USB-Stick in die Kanzlei zu bringen. Mit Kleos-Connect bieten wir einen direkten Austausch vollintegriert in die Kanzleisoftware an: Über eine Portalseite können Mandant:innen auf freigegebene Dokumente zugreifen und haben die Möglichkeit, Dokumente in eine Akte hochzuladen, selbstverständlich mit entsprechender Security-Ausstattung und DSGVO konform. Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass man so auf unsichere Kommunikationswege wie E-Mail verzichten kann. 
 
Wie können sich Kanzleien mithilfe von technischen Lösungen für die Zukunft rüsten? 
 
Im Rahmen unserer aktuellen Future Ready Lawyer Studie, die Jahr für Jahr weltweit Jurist:innen in Kanzleien befragt, haben wir herausgefunden, dass die Nachfrage nach technischen Lösungen für den Rechtsbereich gestiegen ist. 72 % der Anwält:innen in Kanzleien erwarten, dass sie zukünftig hybrid arbeiten können. Im Fokus stehen dabei besonders Lösungen für Leistungs- und Produktivitätsverbesserungen, für die Verbesserung der Beziehungen zwischen Mandant:innen und Kanzleien sowie zur Erfüllung der Erwartungen, die neue Talente mitbringen. 
 
Mit einer zukunftsweisenden Cloud-Software können Kanzleien die steigenden Ansprüche ihrer Mitarbeiter:innen, insbesondere neuer Talente, sowie ihrer Mandant:innen sehr gut erfüllen und sindoptimal aufgestellt für die digitale Arbeitswelt von heute und morgen.

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