Welche Vorteile bietet eine Cloud-Software der Rechtsabteilung?

Im Interview auf der diruj Rechtsabteilungen und Unternehmensjuristen Konferenz in Frankfurt vom 19. bis 21. Juni 2023 spricht Aswin Parkunantharan, Director Segment Legal Departments bei Wolters Kluwer Deutschland, über die Vorteile von Cloud-Software für die Rechtsabteilung wie e. B. Legisway im Vergleich zu On-Premises Alternativen.

Aswin Parkunantharan: Hallo, es freut mich heute über die Vorteile von Cloud-Software zu sprechen. Um es gleich auf den Punkt zu bringen: Cloud-Software ist keine technologische Spielerei - sie ist die Grundlage der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Durch den Umstieg auf die Cloud können auch kleine Unternehmen Technologien auf Großkonzernniveau nutzen - mit hoher Flexibilität. Das ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die wachsen oder deren Bandbreitenanforderungen sich häufig ändern. In der Cloud kann die Kapazität schnell und einfach auf den Remote-Servern eines Cloud-Dienstes erweitert oder reduziert werden. Diese Flexibilität ist ein herausragendes Merkmal der Cloud-Software.

Das klingt sehr praktisch. Ein weiterer Punkt, den man oft im Zusammenhang mit Cloud Software hört, ist das Thema Disaster Recovery. Wie unterstützt die Cloud-Software Rechtsabteilungen in diesem Bereich?

Das ist sicherlich eine große finanzielle Erleichterung für Unternehmen. Die Unternehmen profitieren von der Reduzierung der Investitionen in Hardware, oder?

Aswin Parkunantharan: Absolut, beim Cloud Computing entstehen keine Hardware-Kosten. Unternehmen zahlen lediglich für den Dienst und können ein kosteneffizientes Abonnement wählen, das ihre finanzielle Situation berücksichtigt. Auch die Einrichtung und das Management des Dienstes sind unkompliziert. Dadurch verlieren große IT-Projekte einen Großteil ihrer Komplexität. Der Umstieg auf die Cloud war noch nie so einfach.

Das klingt nach einer attraktiven Option. Wie sieht es mit der Zusammenarbeit in der Rechtsabteilung aus? Gibt es Vorteile bei der Verwendung einer Cloud-Software?

Aswin Parkunantharan: Ja, wenn Teammitglieder wichtige Dokumente jederzeit und von überall aus abrufen, bearbeiten und gemeinsam nutzen können, steigt die Produktivität und auch die Qualität der Arbeitsergebnisse verbessert sich. Dank cloudbasierter Workflow- und Dateifreigabe-Anwendungen können Mitarbeiter:innen Daten in Echtzeit aktualisieren und sofort die Änderungen sehen, die ihre Kolleg:innen vorgenommen haben. Dies fördert eine erfolgreichere Zusammenarbeit im Unternehmen.

Ein weiterer Aspekt, der oft erwähnt wird, ist die Möglichkeit, von zu Hause oder unterwegs zu arbeiten. Wie ermöglicht Cloud Computing diese Flexibilität?

Aswin Parkunantharan: Cloud Computing ermöglicht es, standortunabhängig zu arbeiten. Es wird lediglich eine Internetverbindung benötigt, sodass auf jedem Gerät gearbeitet werden kann. Unternehmen können ihren Mitarbeiter:innen flexiblere Arbeitsmodelle anbieten, um das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Freizeit zu finden, ohne dabei die Produktivität zu beeinträchtigen. Eine Studie ergab sogar, dass 42 Prozent aller Berufstätigen Gehaltseinbußen in Kauf nehmen würden, wenn sie im Gegenzug von zu Hause aus arbeiten könnten.

Das ist ein interessanter Punkt. Nicht minder wichtig ist es allerdings, dass die Zusammenarbeit auch bei standortunabhängigem Arbeiten nicht leidet. Wie kann Cloud-Software die Zusammenarbeit an Dokumenten sicherstellen?

Aswin Parkunantharan: Je mehr Mitarbeiter:innen gemeinsam an Dokumenten arbeiten, desto wichtiger wird eine zuverlässige Versionskontrolle. In der Vergangenheit mussten Dateien ständig per E-Mail hin und her geschickt werden, und nur eine Person konnte gleichzeitig eine Datei bearbeiten. Das führte oft zu Verwirrung mit verschiedenen Dateiversionen, -formaten und -namen. Beim Cloud Computing werden alle Dateien zentral gespeichert und es gibt immer nur eine aktuelle Version. Dies führt zu mehr Transparenz und ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit, was letztendlich zu besseren Ergebnissen und höheren Gewinnmargen führt.

Das ist eine erhebliche Verbesserung für Unternehmen. Wie sieht es allerdings mit der Sicherheit von Daten aus. Wie gewährleistet Cloud Computing den Schutz sensibler Informationen?

Aswin Parkunantharan: Datenverluste, insbesondere auf verlorenen Laptops, können Unternehmen Milliarden kosten. Bei der Nutzung von Cloud Computing haben Unternehmen jedoch ein Gefühl der Sicherheit. Da die Daten in der Cloud gespeichert sind, kann weiterhin auf sie zugegriffen werden, selbst wenn ein Gerät verloren geht.

Ein letzter Punkt, den wir betrachten sollten, ist die Umweltfreundlichkeit. Wie trägt Cloud Computing zur Nachhaltigkeit bei?

Aswin Parkunantharan: Neben den Vorteilen für Unternehmen kommt der Umstieg auf die Cloud auch der Umwelt zugute. Durch die Skalierbarkeit der Serverkapazität in der Cloud wird nur so viel Strom verbraucht, wie tatsächlich benötigt wird. Dadurch verbessert sich die CO2-Bilanz und die Umweltbelastung wird reduziert. Bei Wolters Kluwer legen wir großen Wert auf Umweltschutz und entwickeln nachhaltige Lösungen, um die Auswirkungen auf die Umwelt so gering wie möglich zu halten.

Vielen Dank für die umfassenden Informationen zu den Vorteilen einer Cloud-Software im Vergleich zu einer On-Premises-Software.