Auf dem ersten GovTech Prompt-a-thon von Wolters Kluwer überzeugte das Team „Bitte lächeln!“ die Jury und holte mit seiner Idee den Sieg. Wolters Kluwer sprach mit Sascha Kauffeldt, Change Manager im Amt für Personalmanagement und Organisation des Rhein-Erft-Kreises, und Sara Rehwald, Sozialamtsleiterin der Stadt Hürth, über das das GovTech-Event, den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der öffentlichen Verwaltung und natürlich auch über ihre Sieger-Idee eines KI-gestützten Meldedatenabgleichs bei Verkehrsverstößen.
Wie seid Ihr auf den GovTech Prompt-a-thon 2024 aufmerksam geworden und warum habt Ihr Euch entschieden, mitzumachen?
Sara Rehwald: Da wir mit Wolters Kluwer an verschiedenen Projekten arbeiten, bestand bereits ein Kontakt zu unserem Bürgermeisterbüro, welches das Event intern an die Amtsleitungen weitergeleitet hatte. Ich habe mich angemeldet, weil mich vor allem das KI-Thema interessiert hat.
Sascha Kauffeldt: Wir sprachen kürzlich über den Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung in einer unserer Dienstbesprechungen. Um das Ganze zu vertiefen, ist mein Abteilungsleiter Sven Eichler, der ebenfalls Teil unseres Teams war, daraufhin auf die Suche nach passenden Veranstaltungen im Umkreis gegangen und ist mit dem GovTech Prompt-a-thon von Wolters Kluwer fündig geworden. Gemeinsam haben wir uns dann angemeldet.
Wie habt Ihr Euch auf dem GovTech Prompt-a-thon als Team zusammengefunden?
SR: Ich bin ohne konkrete Idee in das Event gegangen. Als dann durch Wolters Kluwer zu Beginn vier mögliche Anwendungsbereiche für KI in der Verwaltung vorgestellt wurden, sprach mich das Thema „Verbesserung von Workflows“ direkt an, so dass ich mich zu den Teilnehmenden stellte, die an einer Lösung in diesem Bereich arbeiten wollten. Im Speziellen interessiere ich mich für die Optimierung von Bescheid- und Verfahrenstechnik, und mir gefiel direkt, was Sascha und Sven dort am Flipchart vorschlugen und ich erkannte den Mehrwert.
SK: In unserer Abteilung haben wir uns vorab bereits Gedanken gemacht, an welcher konkreten Idee wir auf dem GovTech Prompt-a-thon arbeiten möchten und haben uns dann erstmal auf die Automatisierung von Bußgeldverfahren fokussiert, die wir den Interessierten am Flipchart präsentierten. Neben Sara und Sven hat sich auch Helena Mergl von der Steuerverwaltung Baden-Württemberg unserem Team angeschlossen.
Was steckt hinter Eurer Sieger-Idee?
SK: Unsere Grundidee war zunächst eine KI-Unterstützung der Bußgeldstelle bei Verkehrsverstößen. Wir haben uns dann im Team überlegt, welche Ansatzpunkte es hier für den Einsatz von KI geben könnte.
SR: Zunächst haben wir im Team aufgezeichnet, wie der konkrete Weg vom „Blitzer-Foto“ bis hin zum Bußgeldbescheid aussieht. Was kostet die meiste Zeit? Wo werden die meisten Ressourcen eingesetzt? Wo kann die KI sinnvoll unterstützen? Dabei sind uns zwei konkrete Anwendungsbereiche aufgefallen: Zum einen die Erkennung und der Abgleich von Gesichtern, was wir aber aufgrund von verschiedenen Punkten nicht weiterverfolgt haben, sowie die Durchsuchung der Meldeportale. Letztendlich haben wir uns dann auf die Idee eines KI-gestützten Meldedatenabgleichs bei der Ermittlung der Fahrerin oder des Fahrers bei Verkehrsverstößen festgelegt.
SK: Gemeinsam mit unserem Mentor Christian Hartz von Wolters Kluwer haben wir uns nach der Ausarbeitung der Idee dann ans Prompting gesetzt, den konkreten Einsatz von KI besprochen und letztendlich die Erstellung unserer Pitch-Präsentation umgesetzt.
Wie bewertet Ihr den Einsatz von (generativer) KI in der öffentlichen Verwaltung?
SR: Vor allem bei sich wiederholenden Prozessen sehe ich Potenzial für den Einsatz von KI. Dazu zählen zum Beispiel Formulierungshilfen, die Bearbeitung von Bescheidtexten oder die Zusammenfassungen bzw. die Fazit-Erstellung von Texten.
SK: Ich stehe dem Einsatz grundsätzlich positiv entgegen, finde aber, dass man einen gesunden Mittelweg finden musss. Auch müssen wir ehrlich sein, dass wir in der öffentlichen Verwaltung erst ganz am Anfang stehen. Wir müssen nun gemeinsam schauen, wo ein Einsatz sinnvoll ist und wo nicht.
Nehmt Ihr ganz praktisch etwas aus dem Prompt-a-thon mit in eure Behörde?
SK: Ich habe vor allem sehr viel über Sprachmodelle und konkret auch das Prompten gelernt. Das fand ich sehr spannend und nutze es seit dem Event sowohl beruflich als auch privat.
SR: Ähnlich wie Sascha habe ich jetzt ein besseres Gefühl, welche Verwaltungsprozesse und -abläufe man mit dem Einsatz von KI lösen könnte. Während meiner Arbeit stelle ich mir nun immer wieder die Frage: Wie können neue KI-Workflows mich in meiner Handlung unterstützen?
Habt Ihr Zukunftspläne als Team „Bitte lächeln!“?
SK: Aktuell sondieren wir den Markt nach möglichen Förderprogrammen für unsere Idee. Wir würden im nächsten Schritt gerne auch das bereits angesprochene Thema des Bild-Abgleichs durch KI angehen und eine Umsetzung prüfen.
SR: Auf jeden Fall möchten wir über unsere Kommunen hinweg im Austausch bleiben – das gilt grundsätzlich für den Einsatz der KI in der Verwaltung.
Wurden Eure Erwartungen an den GovTech Prompt-a-thon 2024 erfüllt?
SR: Ich hätte nicht gedacht, dass wir mit einem interdisziplinären Team, das sich vorher nicht bzw. nur zum Teil kannte, an einem Tag so ein Ergebnis erzielen können. Vor allem wurden wir sehr gut von den Veranstaltern an die Hand genommen und wir wurden von den verschiedenen Mentorinnen und Mentoren sehr gut unterstützt. Der ganze Tag verlief offen und mit sehr viel Spaß.
SK: Ich bin ohne große Erwartungen in das Event gestartet – zumal ich auch keine Erfahrungen im Prompting hatte – aber war sofort positiv überrascht von der lockeren Stimmung, den spannenden Menschen und den tollen Räumlichkeiten. Ich freue mich auf jeden Fall schon auf die nächste Ausgabe 2025.
Vielen Dank für das Gespräch.