Das besondere elektronische Anwaltspostfach in AnNoText direkt nutzen
Was ist die beA-Integration in AnNotext?
AnNoText ermöglicht einen nahtlosen Empfang und Versand von beA-Nachrichten in der Kanzleisoftware. Mit AnNoText profitieren Sie von einem integrierten Workflow aller notwendigen Schritte, um Nachrichten zu empfangen und in der Historie zu sichern, Anlagen dauerhaft zu speichern, zum Versand vorzubereiten, Anlagen sortieren, OCR-basiert durchsuchbar machen, arbeitsteilig zu signieren und zu versenden.

Video-Tutorials

Kompaktinformationen zum beA

Ein Auszug aus dem Handbuch zum elektronischen Rechtsverkehr zur Nutzung des beA-Postfachs stellen wir Ihnen an dieser Stelle zur Verfügung.

zum ERV-Handbuch
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Dokumentenbearbeitung

  • Wird durch die Konvertierung die Qualität des PDF beeinflusst und wie wirkt sich diese auf die Lesbarkeit aus?
    Die Qualität und Lesbarkeit eines Dokumentes hängen von der Qualität des Scans entsprechend ab. Für die Suchfunktion ist eine Scanauflösung von 300dpi empfohlen.
  • Kann man zur besseren Übersicht nur die Schriftsätze, gerichtlichen Schreiben, Beschlüsse und Entscheidungen isoliert in einen Unterordner verschieben?
    Die Aktenhistorie dient zur Übersicht aller jemals erzeugten Dokumente. Einzelne Dokumente können in Unterordner verschoben werden. Sie verschwinden allerdings nicht aus der Historie.
  • Der Kostenfestsetzungsantrag wird leider als PDF-Dokument in der Historie gespeichert daher besteht ein Problem beim Versenden über das beA.
    Aufgrund der GOBD müssen die Daten als PDF gespeichert werden, hierdurch sollte allerdings kein Problem beim Versand via beA entstehen.
  • Muss nicht eine bestimmte Dateibezeichnung verwendet werden, nämlich "01_20210505_X_-_Y_Anlage_K1"?
    Ja, es gibt Vorgaben zur Benennung von Dateien. Vergleichen Sie bitte dazu die Anforderungen an eine beA-Nachricht.
  • Wie kann die Reihenfolge der zu übermittelnden Unterlagen ohne die Nutzung der smarte AnwaltsAkte von AnNoText bestimmt werden und wie können Stempel (Anlage K 1 ff) angebracht werden?
    Die ist mit dem AnNoText-Update vom 30. September 2021 / Version 2018.104 build 4686 möglich. Informationen finden Sie in den Update-Informationen.
  • Kann man in der Ansicht ggf. die Anzeige der xml und "beA" Nachricht, die sich wie eine E-Mail darstellt, auszublenden? Das macht die Historie unnötig voll m. E. und wenn ich direkt über den Webbrowser herunterlade habe ich auch lediglich die eigentlichen PDF in der Akte.
    Nein, das ist aktuell nicht möglich, steht aber für die Zukunft auf der Roadmap. Wenn über den Webbrowser heruntergeladen und dann nur die PDFs zur Akte verfügt wurden, dann wurde die Nachricht nicht vollständig historisiert und verliert ggf. ihre Beweiskraft. Es sollten immer Prüfprotokoll, Transfervermerk, etc. historisiert werden, auch bei Exporten aus der beA-Webanwendung! Hierfür gibt es auch speziell die Funktion im Kontextmenü der Historie, eine beA-ZIP-Datei in die Historie zu importieren!
  • Bei der Nummerierung der Anlagen - kann auch der Dateiname mit "K1" versehen werden? Manche Richter wollen das so.
    Der Dateiname kann beliebig angepasst werden (Im Rahmen der Vorgaben zu Dateinamen). Die Reihenfolge wird davon jedoch nicht beeinflusst. Vgl beA-Newsletter 01/2021: 
  • Wenn beim Signieren festgestellt wird, eine Anlage ist falsch, wie kann man das korrigieren?
    Die Postmappe zurück in den Status 'In Bearbeitung' setzen, falsche Anlage entfernen, korrekte Anlage zur Postmappe hinzufügen, Ausfertigen, erneut signieren.
  • Bei mir ist keine Klammer bei den beA-Nachrichten vorhanden.
    Zunächst sollte in AnNoText unter Datei, Optionen, Historie geprüft werden, ob ein Haken an der Stelle "E-Mails und beA-Nachrichten mit einer Klammer anstatt einer Unterliste anzeigen" gesetzt wurde. Gleichwohl muss innerhalb der Historie die Filterfunktion/Sortierung nach Ereignisdatum gewählt sein.
  • Muss der Bearbeiter zum Versenden der Schriftstücke jedes einzelne anklicken oder lässt sich das auch mit einem Klick erledigen?
    Um die Schriftstücke in einem Arbeitsschritt weiterzuleiten, so müssen die Postmappen jeweils einmal angehakt werden, so dass diese in einem Schritt an die Mitarbeiter:innen übertragen werden können.
  • Ist das Nummerieren der Dokumente automatisch möglich?
    Ja, es ist möglich
  • Ist das Sortieren von Dokumenten/Anlagen in der Postmappe möglich?
    Ja, es ist möglich
  • Was ist der Unterschied zwischen Sammelmappe und Postmappe, bzw. wann verwendet man was?
    Die Sammelmappe wird eingesetzt, wenn man z.B. aus unterschiedlichen Akten mehrere Dokumente zusammen stellen und per Email versenden möchte. Die Postmappe ist für die Versendung per beA vorgesehen.
  • Kann man auch Videos per beA übermitteln?
    Bitte vergleichen Sie hierzu die offizielle Informationsseite der BRAK.
  • Wie wird bei Ihnen eine Vertretung bei Urlaub/Krankheit hinsichtlich beA geregelt?
    Die Vertretungsregelung muss im beA hinterlegt werden und nicht über AnNoText. Hinweise hierzu finden Sie auf der BRAK-Website zum beA.
  • Kann eine eingegangene beA-Nachricht zu einem anderen Anwalt verschoben werden?
    Eine eingegangene beA-Nachricht kann an jeden Anwalt per Verfügung weitergeleitet werden.

Elektronisches Empfangsbekennntnis

  • Warum ist beim Abruf einer Nachricht mit EEB immer die qeS vorausgewählt? Das kann vom Mitarbeiter nicht ausgestellt werden, auch wenn das EEB direkt über den RA versandt wird.
    AnNoText geht davon aus, dass eine arbeitsteiliger Arbeitsablauf, d.h. Versand und Empfang von Nachrichten über das Sekretariat erfolgt.
  • Wie wird ein Empfangsbekenntnis per beA versendet?
    Das Empfangsbekenntnis wird genauso versandt wie die anderweitige Korrespondenz (Klage, Klageerwiderung etc.).
  • Kann beim Versand von EEBs das Feld "Absender" durch "Anwalt beim Signieren" "ausgefüllt" werden, um erkennbar zu machen, wer gesendet und wer signiert hat?
    Beim Versand des EEB ist nicht erkennbar, welcher Anwalt signiert hat. Und das Feld "Absender" kann nicht manuell ausgefüllt werden.

Signatur

  • Kann mit einem Software-Zertifikat qualifiziert signiert werden?
    Das Softwarezertifikat ersetzt nicht die Signaturkarte. Diese ist für die qeS unerlässlich. qeS = Kartenlesegerät mit Tastatur + Signaturkarte mit qeS-Zertifikat + PIN-Eingabe am Kartenleser, andernfalls ist es keine qeS.
  • Muss die qualifizierte Signatur auch bei Anlagen angebracht werden oder reicht es aus, den Schriftsatz qualifiziert zu signieren?
    Es muss nur der Schriftsatz qualifiziert signiert werden.
  • Besteht die Möglichkeit dass der Rechtsanwalt mehrere Dokumente in unterschiedlichen auf einmal signieren kann?
    Die Möglichkeit, mehrere Dokumente in unterschiedlichen Akten in einem Arbeitsschritt zu signieren, ist gegeben.
  • Kann man Korrespondenz an einen gegnerischen Rechtsanwalt als Angestellte selbst via beA versenden? Ist hier überhaupt eine Signatur erforderlich?
    Dies ist möglich. Erfordernis der Signatur ergibt sich aus dem Gesetz.
  • Wo prüfe ich als Mitarbeiter, ob der Rechtsanwalt "erfolgreich" signiert hat, bevor ich die Nachricht an das Gericht versende?
    Eine Prüfung der vorhandenen Signatur, bspw. um zu sehen, ob mit der richtigen Karte signiert wurde, ist aktuell nicht möglich.
  • Wie ist das, wenn der Berufsträger selbst versendet? Dann muss ja nicht zwangsläufig signiert werden.

    Wichtig ist nicht, wer versendet, sondern dass die folgenden drei Bedingungen erfüllt sind:

    1. Benutzer der am beA angemeldet ist
    2. Besitzer des Postfachs, über das versendet wird
    3. Unterzeichner des Schriftsatzes (Einfache Signatur).

     

    Nur wenn diese drei Identitäten identisch sind, ist keine qualifizierte Signatur (qeS) notwendig, da die Nachricht dann über den sog. "Sicheren Übermittlungsweg" übertragen wird.

  • Unterstützt AnNoText die Fernsignatur?
    Ja - wir freuen uns, dass alle AnNoText-Anwender die aufwändige und kurzfristige Anforderung der BRAK an die Software-Hersteller umsetzen konnte. Zwingend müssen Sie das Korrektur-Update 5323 vom 13.01.2023 installiert haben. Mit diesem Update stellen wir insbesondere Korrekturen zur integrierten Fernsignatur in AnNoText zur Verfügung, die u.a. die Proxy-Unterstützung sowie Prüfroutinen beinhaltet, ob die Ausstattung auf den Rechnern die erforderlichen Komponenten beinhaltet. Zudem geben wir in der Änderungsdokumentation Hilfestellung zum Umgang mit der Portfreigabe und unterstützen die Nutzung mehrerer Kartenleser bzw. anderer Geräte (z.B. virtuelle Kartenleser), die in der Geräteklasse Kartenleser geführt werden.

    Zudem muss auf dem Arbeitsplatz die zum Betrieb erforderliche Komponente „Microsoft Visual C++ 2015-2022 Redist. X64“ installiert sein. Ohne diese Komponente können Sie die in AnNoText enthaltene Signaturkomponente nicht nutzen. Sie können somit weder Signaturen erstellen oder überprüfen. Die Funktion des Überprüfens wird bei jeder beA-Nachrichten benötigt, um das entsprechende Empfangsprotokoll zu erstellen.

Texterkennung

  • Kann man alle Anlagen markieren und diese z.B. mit Rekonstruktion anhaken?
    Die Rekonstruktion für die jeweiligen Anlagen muss einzeln ausgewählt werden.
  • Es gibt unterschiedliche Arten der Texterkennung - Rekonstruktion und Overlay. Wie werden diese eingesetzt?
    Rekonstruktion erzeugt ein neues Dokument, welches nur die erkannten Texte enthält. Overlay erweitert das vorliegende Dokument um eine 'unsichtbare' Ebene, welche es ermöglicht, Text zu kopieren oder zu durchsuchen. Wenn ein Dokument also viele Informationen enthält, die kein Text sind (z.B. ein Lageplan), dann sollte Overlay gewählt werden, da bei Rekonstruktion die Nicht-Textinformationen verloren gehen.
  • Kann (welcher die Postmappe vorbereitet) die Größe der einzelnen Dateien eingesehen werden? Werden Dateien nach der OCR-Prüfung bzw. Konvertierung größer?

    Die Größe der Datei kann nicht eingesehen werden. Die Dateigröße wird bei der OCR-Erkennung mit weiteren Informationen angereichert und so marginal größer.

    Speziell bei der Rekonstruktion kann die Datei auch kleiner werden, da hier ggf. Bildinformationen verlorengehen und nur noch Text enthalten ist.

  • Wann ist die Durchsuchbarkeit einer Datei sinnvoll, z.B. bei Bildern, Lagepläne etc.? (Rekonstruktion oder Textoverlay?)
    Grundsätzlich ist die Durchsuchbarkeit von textlastigen Dokumenten wichtig. Lagepläne durchsuchbar zu machen ist nützlich, aber nicht zwingend erforderlich. Wenn Bildinformationen erhalten bleiben sollen, dann sollte Overlay statt Rekonstruktion gewählt werden.
  • Wir haben die Volltextrecherche deaktiviert, brauchten keine Texterkennung. Brauchen wir jetzt wegen aktivem beA ab dem 01.01.2022 die OCR-Erkennung?
    Aktuell ist eine Durchsuchbarkeit von elektronischen Dokumenten gesetzlich vorgeschrieben (vgl. §2 Abs. 1 ERVV) . Am 5.10.2021 wurde eine Änderung der ERVV zum 1.1.2022 veröffentlich, die die Notwendigkeit der Durchsuchbarkeit entfernt, Vgl. beA-Newsletter 11/2021
  • Was ist mit PDFs, die wir von Mandanten elektronisch erhalten. Sind diese durchsuchbar, wenn sie über den Postkorb in die Historie eingestellt wurden?
    Der Weg, auf dem elektronische Dokumente eingehen, hat keinen Einfluss auf die Durchsuchbarkeit. Die Dokumente werden immer im Original übernommen. Eine automatische Texterkennung wird nicht durchgeführt, da dies das Originaldokument und somit ggf. vorhandene Signaturen ungültig machen würde.
  • Falls die OCR Erkennung nicht funktioniert, kann man beim Versenden der Klage angeben (so wie es früher beim Fax der Fall war), dass die Anlagen nachgereicht werden?
    Laut beA-Newsletter 20/2019 der BRAK ist eine Nachreichung möglich, die Nachricht gilt als zum ursprünglichen Zeitpunkt eingegangen. Das Gericht muss direkt über unzureichende Durchsuchbarkeit informieren, um dem Einreichung die Möglichkeit der Nachreichung zu ermöglichen. Weitere Informationen finden Sie bei der BRAK-beA-Website.

Versand

  • Was ist der Status in der Postmappe?

    In Bearbeitung: Sammlung von Dokumenten, Konvertierung, Texterkennung

    Signieren/Freigeben: Anbringen von Signaturen, Erzeugung von EEB-Antworten

    Versand: Versand der Nachricht über den gewählten Kommunikationsweg

  • Kann die Übersendung an das Gericht auch nur durch den Anwalt selbst vorgenommen werden?
    Selbstverständlich kann man als Anwalt auch direkt an ein Gericht übersenden. Einzelne Phasen können dabei übersprungen werden.
  • Kann man zeitgleich Gericht und Anwälte über beA anschreiben?
    Nein. Eine Nachricht an ein Gericht muss seit dem 1.11.2021 immer eine XJustiz-Nachricht enthalten. XJustiz-Nachrichten erlauben nur Angaben zu genau einem Absender und Empfänger. Daher kann eine Nachricht nur an genau einen Empfänger versendet werden.
  • Wie erscheint automatisch der Empfänger beim Versenden übers beA?
    Der Empfänger erscheint nicht automatisch, dieser muss ausgewählt werden. Bei EEBs kann teilweise (abhängig von der vom Gericht gesendeten XJustiz-Nachricht) der Empfänger des EEBs vorbelegt werden, dies ist jedoch nicht immer der Fall.
  • Kann man Schriftsätze aus verschiedenen Akten, die alle an das gleiche Gericht gehen, sammeln und alle in einem Schwung an das Gericht senden?

    Dokumente, die unterschiedlichen Gerichtsverfahren/-aktenzeichen zugeordnet sind müssen in separaten beA-Nachrichten versendet werden. Da mehrere Bereiche eines Gerichts (Mahngericht, Familiengericht, etc.) sich ggf. das selbe EGVP-Postfach teilen, wird über das Aktenzeichen entschieden, welcher Bereich die Nachricht weiterverarbeitet. Eine Zusammenfassung von Dokumenten unterschiedlicher Verfahren ist daher nicht sinnvoll.

    Sollten Dokumente zusammengefasst übermittelt werden, wird dies ggf. vom Gericht moniert, und die Dokumente müssen anschließend trotzdem auf einzelne Nachrichten aufgeteilt werden.

  • Wie komme ich an die Empfängerdaten? Wenn ich z. B. Amtsgericht Duisburg als Empfänger angebe, versendet dann beA an das Amtsgericht Duisburg oder muss ich eine Adressenverwaltung anlegen?
    Der Empfänger muss über das beA-Adressbuch ausgesucht werden. Wird hier das Amtsgericht Duisburg als Empfänger ausgewählt, dann wird auch an das Amtsgericht Duisburg versendet.
  • Kann man im beA-Eingang die "unwichtigen" Informationen (Prüfberichte und dergleichen) farbig markieren, um die eigentliche Nachricht direkt zu identifizieren?
    Nein, eine farbige Markierung ist aktuell nicht möglich. Die Dokumente sind bereits in ihrer Wichtigkeit sortiert. Das erste Dokument ist die Nachrichtenübersicht, um die Nachricht zu identifizieren. Das zweite Dokument ist das Prüfprotokoll. Dieses muss vom Anwender geprüft werden um festzustellen, ob die Nachricht angenommen werden soll. Dann folgen Schriftsatz/Anlagen, und anschließend weitere Dokumente
  • Die Nachrichten in beA werden nach einer gewissen Zeit regelmäßig gelöscht. Wirkt sich das auf die in AnNoText hinterlegten beA-Dokumente aus?
    Sofern die Nachricht bereits im Posteingang vorhanden ist, ist eine Löschung im beA folgenlos. Bei versendeten Nachrichten ist die Zustellprüfung nur möglich, solange sich diese noch im beA-Postfach befindet. Die Dokumentenverwaltung von AnNoText ist unabhängig vom beA oder jedem anderen gewählten Kommunikationsweg.
  • Wenn ich die Safe-ID bei dem Adressaten hinterlege, ist die aber auch immer aktuell, wenn sich was ändert, oder?
    Wenn sich die Safe-ID eines Kontakts, bspw. eines Gerichts ändert, dann ist die gespeicherte Safe-ID nicht mehr aktuell, und muss neu hinterlegt werden - vergleichbar mit E-Mail-Adressen und Telefonnummern.
  • Wird man über Sendefehler / Zustellprobleme automatisch von AnNoText informiert oder muss man das manuell kontrollieren?
    Treten beim Versand in AnNoText Fehler auf, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Fehler bei der Zustellung müssen eigenständig kontrolliert werden, hierfür gibt es den neuen Excel-Report für den beA-Postausgang, welchem der Zustellstatus jeder Nachricht entnommen werden kann. Laut Rechtsprechung ist der Berufsträger bzw. die eingewiesene Fachkraft verpflichtet, die Zustellung selbst zu prüfen. Eine automatische Benachrichtigung ist hier also nicht von Nutzen, da diese die notwendige Sorgfalt im Zweifel nur behindert.
  • Wird die Reihenfolge der Dokumente, wie wir sie in der Postmappe festlegen, auch so an das Gericht übertragen. Momentan schreiben wir beim Namen voran immer 00 , 01, 02 usw.
    Die Dokumente werden in angegebener Reihenfolge übertragen. Die aktuelle Reihenfolge wird in der Postmappe über die Spalte 'Reihenfolge' mit aufsteigenden Nummern angezeigt, und kann im Status 'In Bearbeitung' über die Schaltfläche 'Dokumentenreihenfolge' geändert werden. Eine Benennung der Dokumente nach ihrer Reihenfolge ist seit dem 1.11.2021 nicht mehr notwendig, da die in der Postmappe angegeben Reihenfolge in der XJustiz-Nachricht übermittelt wird.
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