Die AnNoText OnlineAkte verfügt über ein Berechtigungssystem

Was ist die OnlineAkte?

Bieten Sie Ihren Mandanten einen aktiven Service mit Mehrwert: Über das sichere Mandantenportal AnNoText OnlineAkte tauschen Sie Dokumente ganz einfach aus, ohne dafür die Kanzleisoftware AnNoText zu verlassen. In wenigen Sekunden können Sie Dateien mit Mandanten teilen. Behalten Sie den Überblick über Konversationen und Dokumentenaustausch an einem zentralen Ort. Die AnNoText OnlineAkte bietet zudem die Möglichkeit der Akquisition von Mandanten direkt über Ihre Webseite; bei Bestandsmandaten auch den Upload von Dokumenten oder die weitere Mandatsbeauftragung in strukturierter Form durch den Mandanten selbst.

Posteingang

  • Gibt es eine "Chat"-Funktion, über die Nachrichten ohne Dokument an den Mandanten verschickt werden können?
    Eine Übermittlung von Nachrichten findet über Dokumente statt. Eine Chatfunktion gibt es nicht.
  • Wo kann man den Posteingang in den ToDo's einsehen?
    Über einen Posteingang wird man über ein ToDo informiert. Das zugehörige Dokument selbst wird automatisch zur Akte gespeichert.
  • Welche Beschränkungen bestehen von der Datenmenge her für das Herunterladen beim Mandanten?
    Die maximale Dateigröße beträgt 100 MB je Datei.
  • Besteht die Möglichkeit die Eingangsmitteilung über den Posteingang zu bekommen und nicht über den Sachbearbeiter?
    Die Eingangsmitteilung wird über ein ToDo bereitgestellt.
  • Wo sehe ich die vom Mandanten über die online Akte gesendete Dokumente? Gibt es einen Posteingang hierfür im AnNoText?
    Zum einem im ToDo-Bereich der Online Akte, Aktenerfassung, zum anderen im ToDo zum Dokumentenimport.
  • Gibt es eine Möglichkeit, wenn ich ein Dokument für den Mandanten in der Online Akte freigebe, einen Begleittext zu übermitteln (z.B. „wir übersenden Ihnen das Schreiben der Gegenseite in die OnlineAkte mit der Bitte um telefonische Rücksprache“). Oftmals ist es mit der Übersendung eines Schreibens der Gegenseite an den Mandanten nicht getan.

    Eine Nachricht kann in das Kommentarfeld hinterlegt werden.

  • Wenn mir der Mandant über die OnlineAkte ein Dokument hochlädt und dies mit einer Mitteilung kombiniert – wie wird diese Mitteilung zur Akte gespeichert, bzw. kann ich diese Mitteilung später noch einsehen?

    Eine Mitteilung zum gesendeten Dokument ist als Kommentar im ToDo oder in der Historie in den Dokumenten Eigenschaften ersichtlich.

Berechtigungsmanagement

  • Lassen sich auch TriNotar Dokumente per OnlineAkte freigeben?
    TriNotar Dokumente lassen sich aktuell nicht über die Funktion der Online Akte versenden.
  • Kann ich die Online Akte auch nur teilweise nutzen? Konkret: Wir haben kein Interesse an der Mandatserteilung per Online-Akte, würden aber gern die Funktion der Dokumenten-Übermittlung nutzen. Lässt sich die Online-Akte für den Mandanten entsprechend konfigurieren (so dass er, wenn er in den für ihn zugänglichen Bereich der Online-Akte geht, insbesondere mit den Bereichen der Mandatserteilung etc. gar nicht konfrontiert ist)?
    Dies kann für nicht angemeldete Benutzer im AnNoText Administrationsprogramm und für angemeldete Benutzer in der Benutzersteuerung der Online Akte im Programm AnNoText eingestellt werden.
  • Kann man dem Mandant auch eine Word-Datei zusenden oder kann er diese immer nur als PDF-Datei herunterladen?
    Der Versand von Originaldateien ist möglich. Dies kann in der Benutzersteuerung der Online Akte eingestellt werden.

  • Sieht man in der Historie, welche Dokumente freigegeben wurden?

    In der Spalte "Freigegeben in Online Akte" werde mit Mandanten geteilte Dokumente mit einem Häkchen versehen.
  • Wenn im späteren Verlauf ein weiterer Benutzer einer Akte hinzugefügt wird, sind alle bisher freigeschalteten Dokumente noch einmal separat für diesen zur Ansicht in der Online-Akte freizugeben? Oder kann man dies umgehen?
    Bei einem später hinzugefügten Nutzer muss für diesen der Freigabeprozess für einzelne Dokumente erneut durchlaufen werden, da für jeden Nutzer individuell entschieden wird, welche Berechtigungen er bekommen soll.
  • In der Historie wird nicht mehr angezeigt, welche Dateien dem Mandanten freigegeben wurden. Was kann ich tun?
    Diese Funktion kann unter Datei -->Option --> Historie --> Anzeige Freigabe Onlineakte reaktiviert werden.

Hosting

  • Wie sieht es mit der Datensicherheit beim Upload von Dokumenten für den Mandanten aus?
    Die Daten (Dokumente) werden verschlüsselt übertragen. (HTTPS mit TLS 1.2 mit Perfect Forward SecrecyOnlineAkte). Die OnlineAkte-Cloud-Infrastruktur wird mittels eines proprietären VPN-Tunnels auf HTTPS TLS 1.2 Basis an das Kanzleinetzwerk angebunden. Die Daten werden vom Kanzleisystem ausschließlich über die gesicherte VPN-Verbindung zum Cloudserver übertragen.
  • Kann der Mandant auf seine OnlineAkte zugreifen, auch wenn mein PC aus ist?
    Ja, es muss gewährleistet sein, dass der Server online ist.
  • Was bedeutet genau das Hosting für die OnlineAkte?
    Die Plattform zum Mandantenaustausch von Dokumenten muss verwaltet (gehosted) werden. Das Hosting (die zur Verfügungsstellung der Plattform) selbst kann durch Wolters Kluwer oder durch die Kanzlei selbst betrieben werden.
Back To Top