AnNoText-Smarte-Anwaltsakte-Analyse

Was ist die smarte AnwaltsAkte?

Die AnNoText smarte AnwaltsAkte unterstützt Anwälte bei der Bearbeitung ihrer Fälle: Mandate rechtssicher erfassen, strukturieren, visualisieren, bearbeiten, erfolgreich abschließen – ohne zwischen Papierakten, Literatur und Recherche-Datenbanken permanent wechseln zu müssen.

Dokumentenbearbeitung

  • Wie erhalte ich Zugang zur Smarten AnwaltsAkte bzw. kann diese aktivieren?
    Die Smarte AnwaltsAkte ist ab der AnNoText-Version Pro automatisch Bestandteil Ihrer Lizenz. Sie müssen einen Mitarbeitenden aktiv für die Smarte AnwaltsAkte freischalten.


  • Kann die Kanzlei dem Anwalt im Nachgang auch Dokumente in diese Akte schicken?
    Wenn die Smarte Anwaltsakte einmal für den Anwalt erstellt wurde, kann die Mitarbeiterin auch im Nachgang Dokumente an die Smarte Anwaltsakte des Anwalts schicken.
  • Bei der "alten" IOS-App AnNoText konnte man von einem Dokument (PDF z.B.) durch Wischen gleich in das nächste Dokument wechseln. Bei der neuen App AnwaltsAkte muss man aus dem Dokument wieder in die höhere Ebene wechseln und das nächste Dokument dann separat anklicken. Gibt es eine Möglichkeit/Einstellung auch hier das Wischen zu nutzen?
    Derzeit muss man in die übergeordnete Ebene zurück wechseln.
  • Was ist der Aktenauszug?
    So nennt man die Gegenüberstellung im Aktenauszug (vormals Pinnwand): Ein T-Blatt dient der Übersicht, was z.B. in den unstreitigen Tatbestand bzw. den streitigen Parteivortrag gehört.
  • Wo in der Administration finde ich die Möglichkeit zum Definieren der Pinnwandspalten (Aktenauszug)?
    Bürogemeinschaft - Dokumentenmanagement - Struktur & Aktenauszug
  • Wenn das Originaldokument (ohne OCR) als Original bestehen bleibt, wird dann für das OCR-Dokument eine Kopie oder eine neue Version durch das System erstellt?
    In der AnNoText-Historie bleibt Ihr Dokument wie es ist; erkannt oder unerkannt. In der Smarten Anwaltsakte wird es für die Weiterverarbeitung OCR-erkannt, es sei denn, Sie schalten die Erkennung z.B. aus Zeitgründen aus.
  • Wie stellt sich die Arbeitskopie in der Historie dann in AnNoText dar?
    Über das Preview im oberen Rand sehen Sie "Original" oder Arbeitskopie
  • Kann man die vordefinierte Stempelposition voreinstellen?
    Die Stempelposition bei der Postmappe ist voreingestellt mit linksoben, im Preview ist sie über den Stempel-Button frei definierbar
  • Kann man mehrere "Schablonen" (Struktur) hinterlegen? Wenn man Strafrecht UND Zivilrecht macht?
    Sie können mehrere Schablonen anlegen. Z.B. für Referate vordefiniert oder individuelle Strukturen wählen.
  • Das Feld sollte man farblich hervorherben, damit man nicht übersieht bzw sofort sieht, ob man Original oder Arbeitskopie vor sich hat.
    Sie sehen immer das zuletzt aufgerufene Dokument, also entweder Original oder - im Regelfall - die Arbeitskopie.
  • Wie kann ich die Arbeitskopie als selbstständiges Dokument abkoppeln, um dieses dann zb in beA einzustellen?
    Aktuell kann die Arbeitskopie per rechte Maustaste aus der Aktenhistorie nur per Email/FAX/Datenträger gesendet werden. Daher ist folgender Workflow zu empfehlen: Die Arbeitskopie in der SAA extrahieren als neues Dokument und dann aus der Aktenhistorie per beA wegschicken.
  • Kann ich als Mitarbeiter die Smarte Anwaltsakte auch für den Anwalt erstellen?
    Bei der Erstellung der Smarten Anwaltsakte wird immer eine Arbeitskopie erstellt. Diese Arbeitskopie ist später auch in der Aktenhistorie in AnNoText nur für den jeweiligen User zugänglich, d.h. der Anwalt würde die bearbeitete Arbeitskopie nicht sehen, wenn die Mitarbeiterin die Smarte Anwaltsakte erstellt hätte. Deshalb ist es erforderlich, dass der Anwalt einmal die Akte in der smarten AnwaltsAkte öffnet. Danach können auch Dokumente von der Mitarbeiterin geschickt werden.
  • Zeitstrahl wird angezeigt, aber die "Analyse" funktioniert nicht.
    Für die Nutzung der Analyse-Funktion muss in der AnNoText-Administration eine Schablone unter "Dokumentenmanagement / Struktur & Aktenauszug" hinterlegt und bei der Übertragung in die smarte AnwaltsAkte zugewiesen werden.
  • Bei der Übertragung in die Smarte Anwaltsakte habe ich vergessen, eine Struktur zuzuweisen.
    Über Option / Synchronisation mit der Akte wird das Übertragungsfenster geöffnet. Dort kann eine Struktur zugewiesen werden.
  • Was passiert mit dem Dokument, wenn ich das Datum in der smarten AnwaltsAkte ändere?
    Das Dokumentendatum ändert sich auch in der AnNoText-Historie.
  • Wenn ich einzelne Passagen schwärze, ist dann die Passage endgültig gelöscht?
    Die Smarte Anwaltsakte erstellt eine Arbeitskopie, so dass nur die Arbeitskopie (unwiderruflich) geschwärzt wird. Das Original bleibt unberührt.
  • Kann ich bestehende Label löschen?
    Label können unter dem Reiter "Struktur" im Dokument mit Rechtsklick gelöscht werden.
  • Habe eine falsche Struktur gewählt, kann ich noch wechseln?
    Eine Struktur kann solange verändert werden, solange keine Labels gesetzt sind.
  • Kann die chronologische Reihung in der smarten AnwaltsAkte geändert werden?
    Die chronologische Reihung kann über den Button "Ereignisdatum" in der Historie geändert werden.

Juristische Recherchedatenbanken

  • Wie werden die Datenbanken verlinkt?
    Jeder Benutzer trägt in den Einstellungen seiner smarte AnwaltsAkte die Zugangsdaten der abonnierten Datenbank ein.
  • Kann bei in der Sparte Datenbank auch eine eigene oder weitere Datenbank hinzugefügt werden?
    Aktuell können nur die vorgegebenen Datenbanken durchsucht werden.
  • Wie funktioniert die Verknüpfung mit den Datenbanken, die bereits abonniert sind?
    Die Zugangsdaten zu juristischen Datenbanken können innerhalb der smarten Anwaltsakte hinterlegt werden.

Synchronisation

  • Werden die Originale in der Historie überschrieben, wenn ich veränderte Dokumente aus der Smarten Anwaltsakte synchronisiere?
    Nein, es werden immer Arbeitskopien erstellt. Die Originale bleiben unverändert.
  • Wie funktioniert die automatische Synchronisation?
    Vollautomatische Synchronisation inkl. offline Nutzung kann über mehrere Endgeräte erfolgen (iOS-Geräte, Android-Geräte, Windows-Geräte, Mac-Geräte) - der Datenaustausch erfolgt mittels Cloud-Service, 256Bit AES Ende-zu-Ende verschlüsselt.
  • Werden die Veränderungen dann auch in die Historie zurück gespeichert?
    Ja, sie werden automatisch zurück gespeichert.
  • Werden die Dokumente als neue Version gespeichert oder überschrieben?
    Die Dokumente werden als neue Version "Arbeitskopie" gespeichert.
  • Wenn ich neue Beteiligte in der Smarte Anwaltsakte zum Dokument hinzufüge, werden diese automatisch in die AnNoText-Akte synchronisiert?
    Die manuell in der smarten AnwaltsAkte hinterlegten Beteiligte werden nicht mit der AnNoText-Akte synchronisiert.
  • Muss ich immer manuell die Dokumente in die smarte AnwaltsAkte übertragen, kann man das ganze nicht so einrichten, dass quasi normal AnNoText und die smarte AnwaltsAkte immer synchron laufen?
    Ja, eine manuelle Übertragung ist erforderlich, da nicht ALLE Dokumente einer digitalen Akte in der Smarten Anwaltsakte verfügbar sein müssen. Die Smarte Anwaltsakte soll genau diese Möglichkeit bieten, eine Essenz der relevanten Dokumente einer digitalen Akte darzustellen. Mit Blick auf Dateigrößen und die Synchronisation gegen den Sicherheitsserver und mobile Devices sollte die Datenmenge um Überflüssiges entlastet werden.

Mobile Nutzung

  • Benötige ich eine VPN-Verbinung, um mit der SAA zu arbeiten?
    Nein, eine VPN-Verbindung ist nicht erforderlich.
  • Kann man auf dem iPad auch Word-Dokumente bearbeiten?
    Microsoft Word, Excel und Powerpoint Dokumente können auf dem iPad, iPhone oder einem kompatiblen Android Gerät nativ bearbeitet werden. Voraussetzung ist ein Microsoft 365 Abo.
  • Welche Geräte werden unterstützt? Und brauche ich für jedes Gerät eine eigene Lizenz?
    Unterstützt werden Native Apps für iPadOS, iPhoneOS, macOS und Android und Windows Desktop.
  • Wann wird die Stifteingabe auf Windows-Geräten implementiert?
    Eine Stifteingabe auf Windows-Geräten ist aktuell nicht geplant.
  • Was ist, wenn das Notebook nicht auf Windows läuft (wg. Smarte AnwaltsAkte Desktop)?
    Es gibt Apps für Windows, iOS, Android und MacOS.
  • Ist die Smarte Anwaltsakte für Mac OS verfügbar bzw. ist dies geplant?
    Die Smarte Anwaltsakte gibt es im Mac App Store - sie hat den Titel "AnwaltsAkte"
  • Woher erhalte ich die Desktop Applikation für die Smarte Anwaltsakte?
    Im AnNoText-Programmverzeichnis auf dem Server, dort als Unterordner von Wsetup.
  • Wie kann ich die App mit den Daten auf meinem Server verbinden? Die App fragt nur nach Benutzername und Kennwort. Liegen die Daten der Smarten Anwaltsakte auf einem Server von Wolters Kluwer oder auf meinem Server?
    Die Daten werden auf dem lokalen Device jeweils ver-/entschlüsselt. (Nur) die verschlüsselten Daten werden über einen von Wolters Kluwer betriebenen Server verwaltet bzw. gespeichert. Durch die Verschlüsselung haben auch die Serveradmins keinen Zugriff auf die Inhalte, da der Schlüssel von den Kanzleien vergeben und nirgendwo gespeichert wird.
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