En tant que juriste, vous devez être en mesure de définir et de suivre les opportunités d'amélioration de l’efficacité, et de communiquer la valeur générée de vos activités juridiques pour votre organisation. Les métriques et le reporting juridique peuvent vous aider à quantifier, analyser et rendre compte des performances, afin de démontrer la valeur ajoutée de vos activités. Le suivi de la charge de travail et de la productivité est un élément important pour démontrer l'efficacité et la plus-value. Des métriques qui mesurent la productivité peuvent vous aider à gérer les performances individuelles des employés en fonction des objectifs du service et à garantir l’utilisation efficace des ressources internes.
Voici quelques métriques indispensables pour mesurer votre productivité et devenir un accélérateur de croissance. Pour une vue plus granulaire de la productivité, vous pouvez explorer chacune de ces métriques par type (p.ex. litiges en cours, contrats examinés, transactions traitées) ou réparties dans le temps pour voir les changements de performance.
- Charge de travail - Le nombre total de dossiers gérées par personne, par type.
- Charge de travail par collaborateur - Le nombre de dossiers traitées en interne divisé par le nombre de collaborateurs, par type. En l'absence de références pour le secteur, la charge de travail par collaborateur peut être utilisée pour fixer des objectifs de productivité internes.
- Taux de gestion interne de dossiers - Le nombre de questions traitées en interne divisé par le nombre total de questions, par type. Des taux plus élevés indiquent que votre service juridique dépend moins d'avocats ou conseillers externes.
- Dossiers ouverts dans le temps - Le nombre total de dossiers ouverts sur une période définie. Le suivi des dossiers ouverts au fil du temps peut aider à identifier les domaines où des gains d'efficacité doivent être réalisés.
- Temps de cycle par dossier - Le temps de cycle moyen pour chaque dossier. Le temps de cycle est le temps, exprimé en jours, qu'il faut pour traiter un dossier du début à la fin. Des temps de cycle plus longs peuvent se traduire par une efficacité moindre et des coûts plus élevés pour le service juridique.
- Coût réel par collaborateur - Le montant réel dépensé par collaborateur pour l'année par rapport au budget annuel. Le suivi de l'écart entre le budget et les dépenses réelles peut vous aider à évaluer l'efficacité de collaborateur dans la gestion des coûts.
Les métriques sont inestimables pour les juristes : elles aident à suivre la productivité de vos activités juridiques et à mettre en évidence les opportunités d'amélioration. Cependant, les métriques seules ne résolvent pas les inefficacités au niveau de la charge de travail. Pour agir, vous devez combiner ces métriques avec des informations spécifiques sur les processus juridiques et les besoins de votre organisation.
Lorsqu'il s'agit de rapporter des données juridiques, un système de gestion hébergé ou une solution juridique, peut simplifier le processus en fournissant des données précises à portée de clic. Un référentiel juridique peut vous aider à faire des recoupements et à générer des rapports pointus sur les contrats, les litiges, les structures de l'entreprise,… afin d’avoir une vue précise des responsabilités et des risques de votre organisation.
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