Les super-pouvoirs d’Auchan Retail France !

L’émergence d’un nouveau périmètre juridique au cœur d’une réorganisation

« En 2015 et 2016 nous étions dans la retailisation d’Auchan avec une nouvelle organisation managériale à structurer autour de nos hypermarchés, supermarchés et de l’e-commerce. Côté juridique, nous nous sommes retrouvés face à un mur de milliers de délégations de pouvoirs à gérer ! » raconte Magali Rohart qui dirige les différents pôles juridiques d’Auchan Retail France. Une situation complexe pour intégrer ce nouveau scope de signataires : « Nous faisions tout cela de manière manuelle ! J’ai beaucoup de respect pour les juristes, responsables juridiques, directeurs juridiques et assistants juridiques qui ont dû suivre la bonne tenue des délégations de pouvoirs à cette époque. Aujourd’hui, nous sommes centralisés et au plus près de la réalité terrain avec l’aide de Legisway. Avant, nous étions capables de dire ce qu’il se passait au niveau du directeur de magasin, aujourd’hui nous intégrons la strate en dessous avec les responsables commerce. C’est capital pour nous d’avoir une visibilité claire du squelette de l’entreprise et de savoir répondre à ces questions : où sont les pouvoirs ? Quelles sont les limites des pouvoirs de délégation ? Qui a signé et qui n’a pas signé ? » explique Antoine Vanwynsberghe qui a rejoint l’entreprise lors du déploiement opérationnel du module Pouvoirs en avril 2018..

Le cahier des charges

Quels sont nos besoins essentiels pour accompagner l’entreprise ?

« Notre crainte d’avoir des trous dans la raquette sur nos chaînes de délégations nous a conduit à mapper nos différents pouvoirs dans une logique de cohérence globale. D’autant qu’ils étaient non pas sur du un rang mais plusieurs ! » souligne Magali Rohart. Antoine Vanwynsberghe ajoute : « notre objectif reste toujours aujourd’hui de maintenir une bonne maîtrise du risque ». Autre défi de taille à la une du cahier des charges de la direction juridique, une solution capable de suivre le business model de l’entreprise comme le raconte Magali Rohart « nous étions avec le retail sur une V zéro alors les choses n’allaient pas être figées, nous le savions ! Il nous fallait appréhender des ajustements plus ou moins importants à venir. Le principe d’un outil packagé en miroir de notre organisation et en capacité de faire le lien avec nos outils RH s’est imposé ». Les arguments auprès de la direction générale de l’entreprise ont porté sur l’objectif majeur de protéger les dirigeants sur le plan de la responsabilité pénale et la mise en avant des bénéfices d’une vision centralisée.

Changement de culture

Le choix d’internaliser l’appropriation de la solution

« Nous avons fait le choix de l’internalisation car on pressentait que si cela arrivait par des équipes externes cela ne matcherait peut-être pas. Nous avons alors créé nous-même avec l’institut de formation interne un programme d’e-learning » commente Magali Rohart. Grâce à Legisway, le processus de délégations de pouvoirs se dématérialise par l’envoi de mails personnalisés de la direction juridique associant la signature électronique. Antoine Vanwynsberghe poursuit à son arrivée les ateliers pour faciliter la prise en main de l’outil par les équipes mais aussi d’un nouvel écosystème de gestion de données juridiques à appréhender. « Nous avons fait un gros travail de communication et de sensibilisation avec de l’accompagnement terrain. Nous continuons à être attachés au fait de répondre facilement aux questions avec un système de FAQ autour des points clés de la solution ».

Win Win !

Centraliser tout en collaborant de façon plus proactive

La volumétrie induit un risque d’erreurs ou d’oublis face à un périmètre important de signataires concernés par les délégations de pouvoirs. Grâce aux workflows de validations et l’activation d’alertes propulsés par Legisway, la direction juridique sait qui relancer et à quel moment. Si le suivi quotidien subsiste, il est allégé et « nul besoin de consulter toutes les 2 minutes un tableau pour savoir où vous en êtes ! » précise Antoine Vanwynsberghe. La signature électronique a conquis l’ensemble des utilisateurs qui apprécient la simplicité et l’efficacité de cette technologie. Autre avantage plébiscité par l’entreprise : la capacité à répondre de manière rapide à une situation de risque lors de mouvements, en cas de départs/arrivées de collaborateurs, ce grâce à une interface avec l’annuaire interne. Là encore, un système d’alertes assure un relai à l’instant t dans la sécurisation des chaines de délégations. « Un collaborateur peut générer une lettre de délégation de pouvoirs ou formuler des commentaires sur une clause pour l’adapter mais toute délégation fait l’objet d’une vérification systématique de la part de la direction juridique. On garde la main sur le process de mise en signature du document et de son contenu tout en laissant de la souplesse aux opérationnels » précise Antoine Vanwynsberghe. A la clé, la sécurité juridique de l’entreprise est renforcée à deux titres. Primo, avec une lisibilité plus claire de l’organisation en cascade et deuxio la garantie que le document de délégation de pouvoirs n’est pas altéré.

Unité de temps, de lieux et d’actions

Être pleinement en cohérence avec là où veut aller l’entreprise

Delta (le petit nom utilisé en interne de la solution Legisway Enterprise Pouvoirs) porte aussi en toile de fond la nécessité d’une qualité d’écoute constante : des équipes, du marché, du business-model, autrement dit de toutes les strates de l’entreprise pour faire bouger in fine les lignes juridiques. L’impact de la solution Legisway à travers le module Pouvoirs a été de jouer un rôle d’accélérateur juridique pour aborder les défis actuels et futurs de l’entreprise et de sa direction juridique. « C’est très gratifiant et intéressant dans la manière d’appréhender notre métier. La transformation de la direction juridique est large, il n’y a pas que la digitalisation. Nous regardons de quelles compétences nous avons besoin avec quels process au regard d’un mapping avancé des risques » conclut Magali Rohart. Autant de briques à fusionner, de chantiers à mettre en œuvre et de talents à mobiliser avec la confiance de l’entreprise qui les place aujourd’hui dans la capacité d’avancer collectivement.

CHRONOLOGIE EXPRESS

Module Pouvoirs Legisway Enterprise X Auchan Retail France

• Structure : la direction juridique d’Auchan Retail France comprend 30 personnes intégrant stagiaires et alternants.
• Signe particulier : la majorité des juristes sont répartis sur les pôles exploitation commerciale, achats franchises et partenariats ainsi que l’immobilier.
• Fait marquant : 2016/2017, l’entreprise lance une démarche de retailisation de son réseau de supermarchés, hypermarchés et e-commerce.
• Signature officielle : novembre 2017, signature de la solution Legisway Enterprise Pouvoirs
• Prise en main : mai à sept 2018 formation e-learning et accompagnement personnalisé
• Déploiement : mai 2019 – octobre 2019 : déploiement de la solution
• « Run » : novembre 2019 : utilisation optimale de l’outil par l’ensemble des équipes
• Scope : 9 personnes gèrent, en sus de leurs autres missions, la solution Legisway à la direction Juridique avec près de 300 utilisateurs en France pour générer des délégations de pouvoirs ou y accéder.
• Chiffre clé : 3 000 délégations de pouvoirs actives

UNIVERS CLIENT

Module Pouvoirs Legisway Enterprise X Auchan Retail France

• Signature électronique, élément de confort et de sécurisation, levier de réussite dans la phase d’appropriation par les utilisateurs.
• Facilité et intuitivité, exit l’usine à gaz ! Prise en main simple en cas d’absence d’un collaborateur, possibilité de générer une délégation de pouvoirs sans difficulté.
• Paramétrage, la souplesse sans la contrainte d’appeler son fournisseur pour bouger une virgule ! Place à une autonomie confortable.
• Interface annuaire interne, un prérequis capital dans l’utilisation actuelle de la solution pour éviter toute action manuelle, automatisation optimale selon le turnover de l’entreprise.

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