Étude de cas John Hancock / Manulife

Le contexte

Manulife, groupe leader dans les services financiers basé au Canada, a racheté le leader des assurances John Hancock en 2004 pour devenir une des plus grandes compagnies d'assurance au monde. La problématique du projet a donc inclus de multiples exigences de reporting ainsi qu'une dépendance sur les processus manuels.

En septembre 2011, l'entreprise a créé une équipe de projet pour définir un certain nombre d'objectifs et entamer une recherche de solution automatisée de reporting. L'objectif principal était de simplifier le processus de reporting financier. Un autre point sensible était de créer une source unique de vérité pour la production des états financiers. La solution de reporting devait aussi intégrer le système de comptabilité général de Lawson. De plus, l'équipe de projet souhaitait assurer une certaine cohérence et standardisation pour tous les rapports financiers sans erreurs et pertes de temps sur du travail manuel chronophage. 

La solution apportée par CCH Tagetik

En mars 2012, l’équipe a documenté et examiné les exigences métiers et a mis en oeuvre CCH Tagetik CDM dans un environnement de test. Puis, elle a débuté les essais, l’élaboration de rapports et la formation. L’entreprise a également mis en place un groupe de travail composé de super utilisateurs, notamment des collaborateurs spécialisés en informatique et en reporting financier. En mai 2012, le logiciel CCH Tagetik CDM a été officiellement mis en oeuvre. Tirant parti de l’ERP Lawson actuel ainsi que du système de gestion des bases de données Essbase, l’équipe a créé un second datamart afin de télécharger l’ensemble des informations financières dans un référentiel central. Au cours des mois suivants, l’équipe en charge du projet s’est concentrée sur la production de neuf rapports, incluant plusieurs séries d’états financiers audités conformes aux GAAP américains (dont deux enregistrés auprès de la SEC), des rapports réglementaires audités déposés auprès des autorités de régulation des assurances et de la National Association of Insurance Commissioner (NAIC), ainsi que des notes de bas de page inauditées inclues dans les dépôts réglementaires auprès des autorités de régulation des assurances et de la NAIC.

« Nous nous étions fixé des objectifs relativement ambitieux avec l’établissement de ces neuf rapports, mais nous avons rapidement tenu à utiliser le maximum de fonctionnalités de CCH Tagetik CDM, a déclaré Nataupsky. En six mois, nous avions déjà formé les équipes, défini toutes les exigences et commencé à générer des états financiers. »

Au début de l’année 2013, l’entreprise a commencé à utiliser CCH Tagetik CDM dans le cadre de rapports complémentaires pour John Hancock, incluant plusieurs séries de commentaires et analyses de la direction (MD&A), conformes aux exigences de la NAIC et des autorités de régulation des assurances, ainsi qu’un reporting interne de gestion trimestriel à l’intention des comités d’audit et du conseil d’administration. Fin 2013, 96 collaborateurs de John Hancock avaient accès au logiciel CCH Tagetik ; le département financier produisait des rapports incluant trois méthodes comptables différentes et 15 entités juridiques. Par ailleurs, Manulife a commencé à utiliser CCH Tagetik CDM pour produire ses états financiers annuels et ses états financiers intermédiaires trimestriels. Au début de l’année 2014, Manulife utilisait également CCH Tagetik CDM pour les MD&A inclus dans ses rapports trimestriels aux actionnaires ainsi que pour son communiqué de presse.

Les bénéfices