A Jogtár szolgáltatásait egy szervezeten belül a legtöbb esetben nem egy személy használja, hanem jellemzően tízes nagyságrendű felhasználói körről van szó. A komplex jogi adatbázis szolgáltatásainak kihasználásához alapvető, hogy az adminisztrátor – aki nem feltétlenül az informatikai részlegről kerül ki – tisztában legyen a feladatokkal, az új felhasználók felvételét, vagy törlését, a jogosultságok kiosztását, felhasználói csoportok létrehozását gond nélkül végezze.
Adminisztrátori feladatok a Jogtárban
Ki legyen az adminisztrátor?
Aki elsőként, felhasználóként regisztrál a Jogtárra, az automatikusan adminisztrátorrá válik a WK-fiókban. Az adminisztrátor a regisztráció során automatikusan hozzáférést kap a cég összes vásárolt szolgáltatásához, és a jövőben minden egyes szolgáltatásból - új előfizetés esetén - egy jogosultságot megkap.
Gyakran felvetődik a kérdés a szervezetnél, hogy ki legyen a Jogtár adminisztrátor. Egy kisebb cégnél (pl. pár fős ügyvédi irodánál) ezt a szerepkört bárki elláthatja, nagyobb cégnél azonban célszerű lehet, ha az végzi el a regisztrációt, aki a felhasználó- és jelszónyilvántartásért is felel. Ez legtöbbször az informatikai részleg egyik tagját jelenti.
Tízes felhasználó létszám esetén érdemes lehet egy másik adminisztrátort is kinevezni a szervezetnél, hiszen ezáltal szabadság, vagy betegség esetén sem akad meg a munka.
Felhasználók felvétele és törlése
A gyakori kérdések közé tartozik, hogy miért ne használhatná a szervezeten belül mindenki ugyanazt a felhasználónevet, így nem szükséges újabb és újabb felhasználóneveket létrehozni. Bár ennek elvileg nincs akadálya, a gyakorlatban kisebb problémával járhat. Mivel a felhasználónév egy konkrét személyhez kapcsolódik, ezért ha valaki a saját gépén bejelentkezik a felhasználónévvel, miközben egy másik gépen a kollégája már be van jelentkezve, akkor a korábbi bejelentkezés megszűnik. Egyidejűleg tehát nem tudják ugyanazt a felhasználónevet többen használni.
Az adminisztrátornak ezért célszerű mindenkit felvenni a felhasználók közé, aki használná a Jogtár szolgáltatását. Az „Új felhasználó felvétele” a felső menülistában található, ahol pár adat beírásával egyszerűen elvégezhető ez a művelet. Fontos a pontos email cím megadása, mivel egyes szolgáltatások esetén (pl. Változásfigyelő) ide érkeznek az értesítések, illetve elfelejtett jelszó esetén is hasznos segítség. Az itt megadott jelszót a felhasználó később bármikor tudja módosítani.
A felhasználókat egyesével is felveheti az adminisztrátor, de egyszerre akár több személynek is adhat felhasználói jogosultságot.
Felhasználói szerepkörök
A felhasználóhoz különböző felhasználói jogosultságok tartozhatnak, így általános felhasználóként jelölheti meg őt az adminisztrátor, vagy adminisztrátori szintre emelheti. Harmadik lehetőség a szervezeti egység adminisztrátor, amely általában a nagyobb szervezetek jellemzője. Ennek előfeltétele a különböző csoportok létrehozása (pl. jogi csoport, HR-osztály), amelynek az élén áll a szervezeti egység adminisztrátor.
Ha a felhasználóhoz épp nincs szolgáltatás kiosztva, akkor inaktívként jelenik meg. Ez a helyzet áll elő, ha például szülési szabadságra megy az alkalmazott, vagy kilép a vállalattól (a felhasználói nevet teljesen nem lehet megszüntetni).
Szolgáltatások kiosztása
Az adminisztrátor egyetlen felületen átláthatja az összes élő és lejárt szolgáltatást, azaz milyen szolgáltatásokra fizetett elő a szervezet, és azok mikor járnak le. Az egyes szolgáltatások mellett fel van tüntetve az is, hogy milyen licenckerettel működnek, azaz hány felhasználónak oszthatók ki, és ebből mennyi hozzáférés van még szabadon. Illetve egy kattintással az is kiderül, hogy az adott szolgáltatás melyik felhasználóhoz került.
A felhasználókhoz egyenként is hozzárendelheti, illetve elveheti a szolgáltatásokat az adminisztrátor, de – a felhasználók kijelölésével - akár százas nagyságrendben is tud jogosítványokat egyszerre kiosztani, vagy elvonni.
Miért érdemes a szervezetnek felhasználói csoportokat létrehoznia?
A felhasználói csoportok alapesetben nincsenek beállítva az adminisztrátori felületen, ám egy nagyobb szervezet esetén érdemes élni ezzel a lehetőséggel. Ha a vállalat igényelné ezt az ingyenes szolgáltatást, akkor azt a Wolters Kluwer Hungary felé szükséges jeleznie.
Felhasználói csoportok esetén a közös munkát támogatják az olyan kényelmi szolgáltatások, mint a Jogtár Kedvencek funkciója. Ennek keretében például a HR osztály tagjai a fontosabb jogszabályokat a csoportfelületi részbe is elmenthetik kedvencként, ezáltal a többi tag számára is láthatóvá válik a csoportszintű kedvencek között.
A könyvjelzőket, jegyzeteket is meg lehet osztani a felhasználói csoport többi tagjával. Például ha olyan jogszabályt találnak a tagok, amelynek egyes részletei mások számára is hasznos információt tartalmaznak, akkor ahhoz könyvjelzőket tehetnek – amit a csoporttagok is látnak -, illetve jegyzeteket készíthetnek, amit a többiekkel is megosztanak. A megosztás természetesen csak a jegyzetet készítő és a kiválasztott csoport számára látható, azt még cégen belül sem láthatják azok, akik nem a csoport tagjai.
Nézze meg a Jogtár bemutatóról készült videónkat, amelyben bővebb információt talál az adminisztrátori feladatokról.
Várjuk a következő Jogtár oktatásainkon! A havonta sorra kerülő ingyenes élő, online Jogtár® bemutatóinkon a hasznosságra helyezzük a hangsúlyt, olyan tippeket mutatunk be gyakorlati példákon keresztül, amivel maximálisan ki tudja használni a szolgáltatásban rejlő lehetőségeket.
Tekintse meg az elkövetkező hónapok tematikáját, regisztráljon az oktatásokra!
