Hogyan tudja Jogtár adminisztrátorként a különböző felhasználói jogosultságokat bármikor igényei szerint beállítani, változtatni, új felhasználókat felvenni, kezelni, felhasználói csoportokat létrehozni? Hasznos információk anyagunkban, hogy minél hatékonyabban, gördülékenyebben tudjon dolgozni a szervezete a Jogtárral.
A Jogtár adatbázis szolgáltatásait használók különböző felhasználók, különböző jogosultságokkal, szolgáltatási körökkel. Fontos, hogy az adminisztrátor az egyes szerepkörök és jogosultságok biztosítását gyorsan és online el tudja végezni, ezáltal biztos lehet abban, hogy az egyes személyek csak a munkájuk elvégzéséhez szükséges információkhoz férnek hozzá.
WK-fiók adminisztrátor
A Wolters Kluwer Hungary Kft. valamennyi online szolgáltatása előzetes regisztrációhoz kötött.
Az a személy, aki az online regisztrációs kódot aktiválja és a regisztrációt elvégzi, automatikusan adminisztrátor lesz a WK-fiókban. Ez azt jelenti, hogy Jogtár előfizetés esetén – amennyiben az előfizetése engedi - további felhasználókat vehet fel és mind a felhasználókat, mind a hozzáféréseket kezelheti.
Az adminisztrátor a regisztráció során automatikusan hozzáférést kap a cég összes szolgáltatásához, és a jövőben minden egyes szolgáltatásból - új előfizetés esetén - egy jogosultságot megkap.
A gyakori kérdések közé tartozik, hogy ki legyen az adminisztrátor. Azt szoktuk tanácsolni, hogy kisméretű irodáknál az adminisztrátor szerepkört bárki elláthatja, aki állandóan az irodában tartózkodik. Nagyobb cégeknél célszerű, ha az végzi el a regisztrációt, aki a cégnél a felhasználó- és jelszónyilvántartásért is felel, mivel adminisztrátorként ő tud a továbbiakban felhasználókat létrehozni és a cég által előfizetett termékekre jogosultságot kiosztani. A cégek többségénél ez jellemzően az informatikai részleg.
Lehet ugyanakkor több adminisztrátor is a szervezetnél. Második adminisztrátort kinevezni azért is célszerű, mert így nincs fennakadás, ha például az egyikük szabadságon van.
Egy felületen átlátható információk
Adminisztrátorként egyetlen felületen, azonnal átlátja az összes élő és lejárt szolgáltatást. Megjelenik, hogy milyen szolgáltatásokra fizetett elő a szervezet, azok milyen licenckerettel működnek – azaz az adott szolgáltatás összesen hány felhasználónak osztható ki -, illetve a licenckeretből mennyi hozzáférés van még szabadon, tehát mennyi osztható még ki. Az adminisztrátor azt is meg tudja nézni, hogy egy-egy szolgáltatáshoz milyen felhasználó kapcsolódik.
A szolgáltatások csoportosítva jelennek meg a felületen (értelemszerűen azok a csoportok látszanak, amelyekre előfizetése van), mint Új Jogtár szolgáltatások, e-könyvek, szakmai portálok (ado.hu), egyéb szolgáltatások. Az egyes szolgáltatások neve mellett további releváns információkat is láthat, így az előfizetés érvényességének végét.
Az adminisztrációs feladatok elvégzését gyorsítja, hogy a szolgáltatás-csoportokban szűrhet a szolgáltatás nevére, a szolgáltatás listát az előfizetés érvényessége alapján rendezheti, illetve az összes szolgáltatásban egyidejűleg is kereshet.
Felhasználói szerepkörök és jogosultságok kezelése
Az adminisztrátor az adott szervezeten belül új felhasználókat vehet fel, akik hozzáférhetnek a Jogtár adatbázis szolgáltatásaihoz, és részükre különböző jogosultságokat oszthat ki (admin, általános jogú felhasználó, szervezeti egység adminisztrátor).
A szervezeti egység adminisztrátor abban különbözik az adminisztrátortól, hogy míg az utóbbi minden szolgáltatáshoz hozzáfér, addig az előbbi csak az adott szervezeti csoporthoz (pl. HR-osztály, vállalati jogászok) kapcsolt szolgáltatásokhoz, tehát annak az egységnek az adminisztrátoraként lesznek jogosultságai.
Az adminisztrátor bármennyi általános jogú felhasználót felvehet a listára, ha épp nincs hozzájuk szolgáltatás kiosztva, akkor inaktívként jelennek meg. Arra érdemes figyelni, hogyha egy felhasználó kilép a szervezettől, akkor a hozzá rendelt összes szolgáltatást törölni szükséges, hiszen ezáltal nem férhet hozzá a jövőben.
Az adminisztrátor munkáját gyorsítja, hogy egyszerre több felhasználónak (új, vagy meglévő) is kioszthat egy vagy több szolgáltatást, illetve törölhet hozzáférést.
Csoportmunka támogatása
A szervezeti egység szolgáltatás pénzdíjas szolgáltatásnak számít, de az adminisztrátor létrehozhat különböző csoportokat a felhasználók között, ezáltal támogatva a csoportmunkát.
A Jogtár kényelmi szolgáltatásainak köszönhetően például a vállalati jogászok csoportjának tagjai könyvjelzőket használhatnak, digitális jegyzeteket készíthetnek, bejelölhetik kedvenc tartalmaikat, amiket a többiekkel is megoszthatnak.
Nézze meg a Jogtár bemutatóról készült videónkat, amelyben bővebb információt talál az adminisztrátori feladatokról.
Várjuk a következő Jogtár oktatásainkon! A havonta sorra kerülő ingyenes élő, online Jogtár bemutatóinkon a hasznosságra helyezzük a hangsúlyt, olyan tippeket mutatunk be gyakorlati példákon keresztül, amivel maximálisan ki tudja használni a szolgáltatásban rejlő lehetőségeket.
Tekintse meg az elkövetkező hónapok tematikáját, regisztráljon az oktatásokra!
