쾰른 본 공항과 팀메이트+ 감사

팀메이트+는 최상위 기준 목록을 모두 충족하는 유일한 시스템이었습니다. 완전히 호스팅된다는 점에서 필수적인 요구 사항에 부합했습니다.

다음 단계는 감사인들이 새 소프트웨어에 익숙해지는 것이었습니다. 팀원 중 한 명이 이전 역할에서 유사한 소프트웨어를 사용한 적이 있었지만, 다른 팀원들은 새로 도입된 통제 프로세스와 감사 기대치로 인해 어려움을 겪었습니다. 초기에 익혀야 할 사항이 많았지만, 이후 감사인들이 단일 시스템 내에서 전체 감사 문서를 작성할 수 있다는 생각에 익숙해지고 이것이 어떻게 새로운 업무 방식을 지원하는지 알게 되면서, 소프트웨어의 진가를 발견하기 시작했습니다.

후속 조치 흐름

힐거트는 "이전에는 후속 조치를 취하고 항목을 종결하는 데 시간이 많이 걸렸다"며 "관리자가 보고서를 받고 문제 해결에 6개월이 걸렸다는 말을 들었지만, 다시 6개월이 더 필요하다는 말을 듣게 되는 경우가 허다했다. 미결 항목이 많지는 않았지만, 문제가 실제로 해결되었다는 증거도 거의 없었다"고 말합니다.

이제 팀은 모든 미결 항목을 보고, 시간 척도를 확인하고, 진행 상황에 대해 문의할 수 있습니다. 관리자가 시스템에 로그인하여 조치에 대한 증거를 제출하면, 감사인에게 자동으로 알림이 전달되어 조치를 검토하고 확인한 후 사인오프할 수 있습니다.

힐거트는 “관리자는 특정 문제가 너무 오래 미결 상태로 남아있는 경우, 이것이 조직의 리스크가 되어 상부 보고가 필요한지에 대한 광범위한 질문이 이사회용 보고서에 표시될거라는 사실을 알고 있고 그런 상황을 원치 않는다"고 덧붙였습니다. 무엇보다 중요한 것은 소프트웨어가 이사회에게 비즈니스와 문제 미해결 영역에 미칠 수 있는 리스크에 대한 개요를 제공하고, 관리자들이 미해결 문제의 상태를 추적하는 데 도움을 준다는 것입니다.

보고 또한 크게 개선되었습니다. 고위 관리자는 식별된 주요 리스크와 세부 정보를 확인할 수 있게 되었습니다. 보고 프로세스도 더 빠르고 유연해져, 이사회가 보고서를 더 잘 받아들여 활용하게 되었습니다.

동시에, 힐거트는 운영 관리진이 아닌 감독 이사회에 보고하도록 보고 구조를 변경했고, 이사회는 보고서 및 프레젠테이션과 함께 팀메이트+의 대시보드를 사용하여 조직의 리스크를 더 명확히 파악하고 있습니다.

힐거트는 "이제 이전과는 차원이 다른 방식으로 완전하게 내부 감사를 수행하고 있다"고 말합니다.

원격 지원

새로운 시스템과 팀의 조직 내 위치는 코로나19 팬데믹으로 인한 격변의 시기에 그 가치를 발휘했습니다. 감사팀(및 이사회)이 재택 근무를 하며 안전하게 데이터에 액세스하고 문서를 공유할 수 있다는 점은 공항의 리스크 프로필을 확인 및 변경하고 감사 일정을 다시 계획하는 데 필수적이었습니다.

힐거트는 "파일 공유 기능과 원격 감사 요청, 기타 문서 전송은 비상 사태 중에 감사를 추적할 수 있게 해주었을 뿐 아니라 코로나 바이러스로 인해 급부상한 리스크를 식별해내는 데도 도움이 되었다"며 "전반적으로 리스크가 급변했지만 내부 감사는 원격으로 계속될 수 있었다"고 말합니다.

소규모의 백오피스 기능을 수행하던 내부 감사팀은 이제 공항의 다른 부서들에게 보다 스마트하고 효율적인 업무 수행 방법을 시연하는 혁신의 선봉장이 되었습니다. 그는 "내부 감사팀이 조직의 성숙도 측면에서 문지기 역할을 수행하고 있다"고 말합니다.